Strukturiert mehr erledigen! Zeitmanagement für Starter und Selbstständige

„Der einfachste Schritt für ein verbessertes Zeitmanagement ist in jedem Fall, seine Aufgaben bei Arbeitsbeginn zu strukturieren – besser noch am Abend davor. So lässt sich die Panik vor dem nächsten vollgepackten Tag vermeiden“, erklärt Patrick Nassall, Senior Marketing Manager bei lexoffice. „Smarte Business-Lösungen, die die Buchhaltung automatisiert übernehmen und dem Anwender jederzeit per Klick einen Blick auf sämtliche wichtige Unternehmenszahlen ermöglichen, sind ebenfalls eine große Erleichterung für das tägliche Geschäft“, so Nassall weiter.

Die Not-to-do-Liste: Ressourcen freimachen und sich nicht verzetteln

Die To-do-Liste ist mittlerweile fester Bestandteil unseres Arbeitsalltags. Die Not-to do-Liste ist ihr nicht ganz so verbreitetes Pendant. Ihr Ziel ist es, den Arbeitsalltag zu verschlanken. Die Not-to-do-Liste folgt dem Grundgedanken: Alles, was ich heute NICHT erledigen will, weil es unwichtig (oder nicht wichtig genug) ist, gehört auf die Not-to-do-Liste. Das spart Zeit und Energie und bringt folgende Vorteile:

• Zeitfresser ausschalten und Zeitmanagement verbessern
• Produktiver werden
• Wichtiges von Unwichtigem unterscheiden lernen
• Delegieren und Abstimmung mit Kollegen optimieren
• Interessen und Bedürfnisse erkennen

Es gibt verschiedene Wege, sich der Not-to-do-Liste zu nähern. So lässt sich z.B. eine Liste mit kleineren Tagesaufgaben, die sich gut verschieben, abgeben oder einfach ignorieren lassen, festhalten. Beispiel: Ich besorge heute nicht die Weihnachtskarte für den Kunden, weil erstens die Dringlichkeit nicht hoch ist und zweitens andere Aufgaben Priorität haben. Darüber hinaus lassen sich unschöne Gewohnheiten, die es zu vermeiden gilt, in einer Liste festhalten. Beispiel: Den Facebook-Account alle fünf Minuten checken.

Eine weitere Möglichkeit ist es, Aufgaben, die es selbst zu erledigen gilt (To-do-Liste), und Dinge, die sich delegieren lassen (Not-to-do-Liste), gegenüber zu stellen. Logisch: Die eigene Not-to-do-Liste muss dann auf einem anderen Schreibtisch im Unternehmen wieder zur To-do-Liste mutieren.

Das Eisenhower-Prinzip: Was ist wie dringend und wie wichtig?

Im Alltag geraten viele Menschen in die sogenannte Dringlichkeitsfalle – kurz: sie verzetteln sich und lassen sich von unwichtigen und kaum dringlichen Aufgaben vereinnahmen. Das sogenannte Eisenhower-Prinzip soll genau das verhindern. Erfunden hat diese Management-Methode der amerikanische General und US-Präsident Dwight D. Eisenhower. Als Vorlage diente ihm eine simple Matrix mit vier Quadranten. An deren Rändern wird lediglich unterschieden in eilig und nicht eilig beziehungsweise dringend und nicht dringend. Legt man ein typisches Koordinatensystem für diese Kategorien an – oben eilig, unten nicht eilig, links wichtig rechts unwichtig und positioniert darin seine Aufgaben, ergibt sich folgendes Ergebnis:

• Der Quadrant rechts sind die unwichtigen, nicht eiligen Aufgaben. Diese können ignoriert oder auf Wiedervorlage gelegt werden. Sie spielen aktuell keine Rolle.
• Die Aufgaben im Quadranten darüber (unwichtig, aber eilig) lassen sich gut delegieren.
• Die Aufgaben, die nicht eilig aber wichtig sind (unten links), gehören in den Kalender eingetragen und täglich abgearbeitet.
• Die Aufgaben oben links sind die, die sofort erledigt werden müssen. Sie sind wichtig und eilig.

 „Getting things done“ – mit der Methode von David Allen

Die Getting Things Done (GTD)-Methode des Management-Beraters David Allen ist ein anwendungsorientiertes Modell, das sich über die Nutzung in der Praxis herausgebildet und weiterentwickelt hat. Es verzichtet darauf, einen detaillierten Tagesablauf vorzuschlagen und gibt auch kein Muster vor, in welcher Reihenfolge Prioritäten zu setzen sind. GTD gibt stattdessen praxisbezogene Empfehlungen, Tipps und Tricks, die zu mehr Produktivität führen und Stress reduzieren. Um dem Ziel der Kontrolle über die eigenen Tätigkeiten, Termine und Aufgaben näher zu kommen, definiert Allen fünf Phasen der Aufgaben-Strukturierung:

1. Phase: Sammeln – Diese Phase dient dazu, alle irgendwo angefallenen Punkte zu erfassen. Input aus E-Mails, Notizen, Mailboxnachrichten usw. genauso wie Gedanken, die im Kopf herumgeistern. Am Ende der Phase gibt es einen großen Stapel mit Notizen und das erleichterte Gefühl, alle Gedanken aus seinem Kopf befreit zu haben.

2. Phase: Verarbeiten – im nächsten Schritt geht es darum, sich jeden einzelnen gesammelten Punkt vorzunehmen und ihn mit folgendem Prozess zu verarbeiten: Um was genau handelt es sich? (z.B. Aufgabe, Wunsch, Termin), ist eine Aktion erforderlich? (wenn nicht: Wegwerfen oder Wiedervorlage) und: Was ist der nächste Schritt? (konkretes To Do)

3. Phase: Organisieren – Jetzt geht es darum, die konkreten nächsten Schritte kontextbezogenen Listen zuzuordnen. Ist ein nächster Schritt beispielsweise „Blumenkübel für Balkon kaufen“, dann gehört er in die Liste „Besorgungen“, „Susanne wegen des Meetings am 12.9. anrufen“ gehört in die Liste „Anrufe“.

4. Phase: Durchsehen – Alle Listen, Kalendereinträge und Eingangskörbe müssen regelmäßig gecheckt und aussortiert werden. Es gilt dabei, nachzuarbeiten und zu planen, was bald ansteht.

5. Phase: Erledigen – Die letzte der fünf Phasen befasst sich nun mit dem noch ausstehenden Element: dem Erledigen. Wer sich jetzt fragt, was er aus der langen Liste zuerst anpacken soll, der findet Hilfe in Phase 2. Es geht darum, Kategorien auszuwählen, die aktuell Sinn machen. Z.B. macht es im Büro sitzend keinen Sinn, sich die Liste „Besorgungen“ anzusehen, oder im Flugzeug, die Liste „Anrufe“ durchzugehen, denn telefonieren ist gerade nicht möglich.

Zeitmanagement versus Selbstmanagement

Beim Zeitmanagement geht es zu einem großen Teil auch generell um Selbstmanagement. D.h. auch um die eigene Motivation und das Treffen von Entscheidungen. Besonders wenn uns im Job die Deadlines über den Kopf wachsen, handeln wir oft aus dem Bauch heraus und klicken doch auf die gerade hereinkommende E-Mail, statt uns auf die aktuelle Aufgabe zu konzentrieren. Zieht die nun wiederum einen Rattenschwanz aus Nachfragen, Telefonaten und Recherche nach sich, haben wir im Sinne effizienter Zeitnutzung intuitiv falsch entschieden. Unsere eigentliche Tätigkeit ist nämlich noch immer nicht erledigt. An diesen individuellen Entscheidungsmustern zu arbeiten, ist harte Arbeit. Am besten gelingt der Einstieg mit einer großen Portion Willenskraft.

Wertvolle Tipps zum Thema Zeitmanagement und strukturiertes Arbeiten gibt es bei smartsteuer: ticktack- Zeitmanagement für Anfänger sowie lexoffice: 10 Business Apps für deinen Erfolg