AVA-Software aus der Cloud verändert den Arbeitsalltag

Herr Grau, was ist Ihrer Meinung nach der größte Vorteil, den Software aus der Cloud mit sich bringt?

Der vielleicht größte Gewinn ist die Mobilität. Gerade in der Baubranche, wo eben nicht alles am Schreibtisch erledigt werden kann, ist es äußerst nützlich, wenn man Dokumente, Unterlagen, Notizen – eben alle Projektdaten – ohne großen Aufwand überall mit hinnehmen und von überall aus bearbeiten kann. Beim Bauherren die Kostenschätzung präsentieren, den Preisspiegel mit Kollegen auswerten, auf der Baustelle den Baufortschritt über Aufmaße dokumentieren und Nachträge steuern, als Vorgesetzter eine Beauftragung oder Rechnungsfreigabe durchführen – all das ist leicht möglich.

Das kann gewohnte Bürostrukturen aber auch ganz schön durcheinanderwirbeln.

Digitales, ortsunabhängiges Arbeiten entspricht einer modernen Arbeitskultur, die immer weniger Wert auf Anwesenheit und feste Arbeitszeiten legt. Das ist neu – und vielleicht auch ungewohnt. Aber ich bin mir sicher, dass Büros und Behörden über kurz oder lang nur mit diesem Model die besten Fachkräfte locken können.

Wenn ich AVA Software aus der Cloud nutze, heißt das ja, dass ich z.B. auf meinem Tablet oder auf dem PC des Bauherrn meine Dateien aufrufen kann. Klingt gut, aber was ist, wenn der PC dann nicht mit den richtigen Programmen ausgestattet ist? Und was passiert wenn die mobile Internetverbindung nicht so schnell ist?

Damit die Arbeit von unterwegs auch wirklich funktioniert, darf es bei der Software keine Kompatibilitätsprobleme geben. Sie muss auf allen mobilen und stationären Devices, mit allen Betriebssystemen und mit allen modernen Browsern laufen. Und damit das mobile Arbeiten auch wirklich Spaß macht, sollte die Software responsive gestaltet sein. Dann kann sie die unterschiedlichen Anforderungen der Endgeräte bedienen. Responsive Design stellt sich auf verschiedene Bildschirmgrößen und unterschiedliche Eingabemethoden, wie Touchscreen oder Maus, ein. Außerdem liefern Programme mit Responsive Design auch bei geringerer Bandbreite der Internetverbindung schnelle Antwortzeiten.

An Bauprojekten arbeiten viele Partner zusammen, die im Rahmen der Ausschreibung, Vergabe und Abrechnung Informationen sowie Daten austauschen müssen. Wie läuft das bei AVA Webanwendungen?

Mit der Plattform-Technologie von Webanwendungen ist das ziemlich komfortabel. Alle Arbeitsschritte von allen Projektbeteiligten werden direkt in der Cloud ausgeführt, deshalb ist ein eigentlicher Datenaustausch nicht mehr nötig. Das spart Zeit und vermeidet Fehler. Eine intelligente Steuerung von Berechtigungen sorgt dafür, dass jeder von überall her Zugriff auf die Informationen hat, die für seinen Bereich von Belang sind.

Haben Sie ein konkretes Beispiel, an dem Sie die vereinfache Zusammenarbeit erklären können?

Ein gutes Beispiel ist die Online-Ausschreibung. Sie wird zunehmend genutzt – einfach weil sie sehr viel schneller und einfacher zu bewerkstelligen ist. Mit webbasierten Anwendungen wie NOVA AVA können Angebote über eine Ausschreibung online eingeholt werden. Es genügt eine Freigabe und die ausgewählten Bieterfirmen können bis zum Ablauf des Submissionstermins ihre Angebote im passwortgeschützten Bereich erfassen, prüfen und freigeben. Das Ausdrucken und Verschicken des Leistungsverzeichnisses, das Eintippen der Angebote und das Erstellen und Verschicken der GAEB-Datei fällt einfach weg – und damit auch Fehlerquellen beim Datenaustausch. Darüberhinaus können alle Informationen zur Ausschreibung, wie z.B. Termine, Teilnehmer, vertragsrelevante und ergänzende Dokumente bzw. Pläne und Kommunikationsinhalte, gebündelt und komfortabel koordiniert werden.

In diesem Zusammenhang ist es wichtig zu wissen, dass die Bieter keine Zusatzsoftware benötigen.

Gut, Datenaustausch in der Cloud vereinfacht den Alltag enorm. Aber ist das Übertragen von Daten per Hand oder das Verschicken von Dateien per Mail nicht sehr viel sicherer? Oder anders gefragt: Muss es beim Thema Cloudcomputing nicht auch um Datensicherheit gehen?

Das ist richtig. Deshalb sollte man bei AVA Webanwendungen darauf achten, dass die Verbindung SSL verschlüsselt ist und die Daten ausschließlich über Server in Deutschland verschickt werden. NOVA AVA wurde von der secuvera GmbH, einer BSI-zertifizierten IT Prüfstelle, geprüft. Die Anwendungssicherheit wurde durch Penetrationstests auf die Probe gestellt. Dabei wurden Prüfungen von Webanwendungen nach OWASP Testing Guide und OWASP Top 10 durchgeführt und die Sicherheit beim Submissionsprozess nach 4-Augen-Prinzip testiert.

Um Datenverlust zu vermeiden, ist es gut, wenn die Daten automatisch tagesaktuell gesichert werden. Außerdem muss es die Möglichkeit geben, die Daten jederzeit auf dem eigenen Endgerät als PDF, Excel-Datei oder auch Gaeb-Datei zu speichern.

Noch einmal zusammenfassend gesagt: Auf was müssen Nutzer achten, wenn sie sich für AVA-Software aus der Cloud entscheiden?

AVA-Software direkt aus dem Netz muss alles bieten, was eine sehr gute AVA-Software auch bietet. Darüber hinaus sind eine komfortable Bedienbarkeit, Datensicherheit, ein nutzerfreundliches Design und ein guter Preis, der auch einen kundenfreundlichen Support beinhaltet, wichtig für den Nutzer.