Hardy Schmitz managt Digitale Transformation mit MindManager

Die Herausforderung
Das Elektrologistik-Unternehmen Hardy Schmitz ist ein mittelständisches Unternehmen, das sich in seiner über 90-jährigen Historie stets weiterentwickelt und sein Portfolio den Marktbedürfnissen erfolgreich angepasst hat. Bisher bot es seine Produkte und Services im Bereich Elektrotechnik und Systemdienstleistung im klassischen Vertrieb an. Dem Digitalisierungstrend folgend, sollte dieses Portfolio in ein zukunftsweisendes Geschäftsmodell überführt werden, bei dem die Kunden Produkte bequem über das Internet bestellen können. Dieser Wunsch nach digitaler Transformation und Anpassung der Vertriebsprozesse brachte für Markus Dietrich, den eBusiness-Leiter von Hardy Schmitz, verschiedene Herausforderungen mit sich.

„Wir wollten einen WEBShop mit bestmöglicher Performance einführen und waren uns darüber im Klaren, dass dieses außergewöhnliche Projekt nicht nur viele Ressourcen in Anspruch nehmen und Jahre dauern würde, sondern auch, dass die Steuerung desselben eine komplexe Aufgabenstellung ist“, sagt Dietrich. Das Ziel: Hardy Schmitz wollte nicht nur das WEBShop-Projekt erfolgreich umsetzen, sondern gleichzeitig mit diesem Transformationsprojekt auch zum Leuchtturm-Projekt des deutschen Mittelstandes werden.

Die Lösung
Da Dietrich, wie andere Mitglieder der ersten und zweiten Führungsebene des Elektrologistikers, seit Jahren mit MindManager arbeitet, startete er zugleich mit der Visualisierung des Projekts. Dietrich: „MindManager unterstützt die Kreativität und das Sammeln von Ideen und Informationen. Außerdem lassen sich damit Besprechungen planen und dokumentieren sowie Informationen jeglicher Art zusammenführen – alles wichtige Aspekte, die für die Projektarbeit erforderlich sind. Ganz ohne Medienbrüche kann man Vorgaben, Daten, Ziele, Dokumente an einer zentralen Stelle übersichtlich sammeln und auch die Abstimmung mit den verschiedenen Projektverantwortlichen lässt sich mit MindManager koordinieren.“

Das WEBShop-Team konzipierte deshalb eine zentrale Map, in der Zuständig- und Abhängigkeiten, Ressourcen, Budgets, Zeitpläne und Prioritäten ebenso eingebunden sind, wie alle notwendigen Dokumente, Quellen, Links etc. „Ein WEBShop besteht aus mehreren unterschiedlichen Systemen, beispielsweise CMS, PIM, CRM, Analysetools und vielem mehr. Ein solches System zum Laufen zu bringen ist eine sehr komplexe Aufgabe und ich wüsste keine andere Software, mit der sich diese Aspekte so übersichtlich visualisieren und steuern ließen als mit MindManager“, argumentiert der eBusinessleiter.

Bei der Projektplanung und Umsetzung spielte es auch eine große Rolle, dass MindManager so weitreichend in die MS Office-Welt integriert ist: so können beispielsweise Termine in Outlook übertragen, Informationen aus dem MS Planer übernommen oder Dokumente, die üblicherweise per Mail verschickt werden, direkt in der Projektmap hochgeladen werden.

Das Ergebnis
Obwohl die digitale Transformation komplexe Veränderungen mit sich bringt, zumal sie bestehende Prozesse durch neue, vielfach automatisierte Abläufe ersetzt und die Einführung eines WEBShops, der in seiner Endversion über 400.000 Markenartikel umfassen soll, ein Maximum an Präzision verlangt, hatte das Projektteam von Hardy Schmitz zu jederzeit den vollen Überblick. Dietrich ergänzt: „Durch die verschiedenen Filterfunktionen hat man einerseits die Möglichkeit zu qualifizieren und selektieren, kann andererseits aber auch nachvollziehen, wo welche Daten herkommen oder in welchem Status sich gerade ein Teilprojekt befindet.“ Das Projekt hat vor allem von der neuen Funktion in MindManager 2017, die das Öffnen von Ganttcharts in einem separaten Fenster auf einem zweiten Bildschirm unterstützt, profitiert.

Mittlerweile hat HARDY SCHMITZ nicht nur den WEBShop erfolgreich geplant und umgesetzt, sondern Dietrich und sein eBusiness-Team nehmen schon wieder neue Projekte in Angriff. Begeistert ist er dabei vor allem vom HTML-Export in MindManager, der die Einbindung Externer in die Projektarbeit noch leichter macht. Aber auch die Tatsache, dass er durch die Arbeit mit MindManager immer automatisch eine Dokumentation der Abläufe sowie eine Art Zentralarchiv seiner Projekte hat, sorgt dafür, dass MindManager bei Hardy Schmitz das Tool der Wahl ist.