Cost Breakdown im strategischen Einkauf

Die Materialkosten sind in produzierenden Betrieben und Großhandelsunternehmen zweifellos der mit Abstand größte Kostenblock der Gesamtkosten. Zum Beweis ein paar Zahlen vom
Statistischen Bundesamt für die 3 umsatzstärksten Branchen in Deutschland sowie das gesamte produzierende Gewerbe:

• 69,2 % bei Kfz-Hersteller und –Zulieferer
• 53,6 % im Maschinenbau
• 66,5 % bei Lebensmittelhersteller
• 58,6 % für das gesamte produzierende Gewerbe

Der Cost Breakdown beim Lieferanten und die eigene Vollkostenrechnung (TCO) sind in vielen Bereichen, neben den Preisen, ein entscheidendes Kriterium für die Entscheidungsfindung. Qualifizierte Einkäufer sind zweifelsohne bestrebt den besten Preis für Top-Qualität zu erhalten.

Hintergrund ist auch die Zunahme der technischen Komplexität und Kostenentwicklung in der Produktion, unter anderem bedingt durch die Erfüllung von langfristiger Nachhaltigkeit und Emissionsvorschriften des Gesetzgebers. Der eigene Cost Breakdown, führt oftmals automatisch zu "Grenzpreisen" im Einkauf, aber auch zu erhöhtem Verständnis der Probleme auf der Lieferantenseite.

Cost Breakdown und TCO mit eSourcing

Rückwirkende Betrachtungen sind oftmals sehr schwierig und kostenintensiv. Unterschiedliche Datenquellen in unterschiedlichsten Systemen müssen gefunden, extrahiert und gesichtet werden. Ein hoher manueller Anteil ist gegeben.

Mit der Forderung nach Kostenoffenlegung setzen Einkäufer Lieferanten mächtig unter Druck. Die Forderung kommt aus der Automobilindustrie und setzt sich mittlerweile in anderen Branchen durch. Wer Einblick in seine Kosten gewährt, erzielt niedrige Preise und weniger Marge. Aber der allgemeine Druck für die gesammten produzierenden Unternehmen führt immer mehr zur Offenlegung der Kalkulationsbasis. Offenheit im Cost Breakdown, kann aber auch zu höherem Verständnis und engerer Lieferantenbindung führen.

Moderne e-Procurement Systeme unterschützen den Einkäufer aktiv bei der Erstellung von Cost Breakdown und TCO-Analysen, bei aktuellen Ausschreibungen und ermöglichen eine langfristige Datensammlung und spätere Datenanalyse.

Hat man erst einmal die geeigneten Warengruppen im Warengruppenmanagement identifiziert, so ist eine automatisierte Analyse leicht realisierbar.

Der Einkäufer erhält automatisiert, nicht nur den alllgemeinen Preisspiegel aller Lieferanten, sondern auch direkt die vom Lieferanten mitgelieferten Cost Breakdown Informationen. Die Kriterien für den Cost Breakdown müssen individuell für Warengruppen einstellbar, aber für die Vergleichbarkeit der Lieferanten und Angebote, auch eindeutig festgelegt sein.

Hierzu nutzt man die Möglichkeit, für spezielle Szenarien oder Warengruppen, individuelle Cost Breakdown Vorlagen und Kalkulationen zu erstellen. Durch die Verwendung dieser festgelegten Vorlagen, kann man eine durchgängige und vergleichbare Behandlung von Lieferanten und Ausschreibungen, von Deutschland bis China, gewährleisten.

Der einmalige Aufwand der Vorlagenerstellung, amortisiert sich schon im zweiten Projekt. Von der Gewährleistung der Prozesskonsistenz und Datenqualität ganz abgesehen.

Die Minimierung der Prozesskosten im Einkauf, spielt ebenfalls eine wichtige Rolle in der Beurteilung von e-Procurement-Lösungen. Ziel muss es sein die Komplexität so weit wie möglich, im Tagesgeschäft zu verbergen und den Einkäufer von trivialen, mechanischen Aufgaben zu befreien.