Grüne IT – Unternehmenssoftware als Kampfansage an die Papierverschwendung

Beide Themen sind extrem wichtig, so wichtig sogar, dass sie in Politik und Medien zunehmend Beachtung finden. In der vergangenen Bundestagswahl waren beide Bereiche feste Bestandteile von (Partei-)Programmen und Diskussionen, der Zusammenhang wurde jedoch nicht besonders hervorgehoben. Zwei scheinbar gegensätzliche Bereiche werden in Verbindung gebracht- warum?

„Fast 260 Kilo Papier verbrauchen die Deutschen pro Jahr und Kopf“                      
(Quelle: www.deutschlandfunkkultur.de)

Ökologie und Nachhaltigkeitsbemühungen standen definitiv zuerst auf der Aufgabenliste von Staat und Industrie, denn bereits in den 80er und 90er Jahren verfestigte sich aufgrund neuer wissenschaftlicher Erkenntnisse ein neues Umweltbewusstsein. Satellitentechnik, neue Bildgebungsverfahren und Medientechnik ermöglichten Einblicke in die Geschichte und Entwicklung unseres Planeten – eine erschreckende Entwicklung.

Ozonloch, Waldsterben, Ausrottung bedrohter Arten und weltweite Lebensmittel- und Trinkwasserknappheit im Gegensatz zur Wegwerfgesellschaft der Industriestaaten waren plötzlich keine utopischen Szenarien sondern täglich präsente Themen. Schnell entdeckte auch die Wirtschaft die schlummernden Potentiale und strickte die ersten Werbekampagnen und Marketingmaßnahmen aus der sich verbreitenden Bewegung. „Umweltbewusstsein“, „ökologisch wertvoll“ oder „wiederverwendbare Rohstoffe“ wurden zu festen Produktmerkmalen und Entscheidungskriterien für den Kunden. Ein neuer Markt mit neuen Segmenten war geboren. Als langfristige Folge etablierten sich in Wirtschaft und Industrie eigene Abteilungen für Nachhaltigkeit, die fortan den Bogen spannten zwischen bewährtem, wirtschaftlichen Arbeiten und zukunftsorientiertem, umweltbewusstem Handeln. Genau dieses Prinzip lässt sich besonders anschaulich am Beispiel des Papierverbrauchs darstellen.

„Deutschland verbraucht so viel Papier wie die Kontinente Afrika und Südamerika zusammen“

Fakten Deutschland:

• Nach den USA, China und Japan ist Deutschland der viertgrößte Papierproduzent der Welt (etwa 26,3 Millionen Tonnen in 2006).
• Nach den USA ist Deutschland der zweitgrößte Papierimporteur der Welt (etwa 11,6 Millionen Tonnen in 2006)
• Nach den USA ist Deutschland der zweitgrößte Zellstoffimporteur der Welt (etwa. 4 Millionen Tonnen in 2006).
• Deutschland verbraucht so viel Papier wie die Kontinente Afrika und Südamerika zusammen.
• Der Pro-Kopf-Verbrauch von Papier in Deutschland steigt kontinuierlich und wird mit 253 Kilogramm (2006) nur von wenigen Ländern  der Erde übertroffen.
• Kaum ein Land sammelt mehr Altpapier als Deutschland.                           
  (Quelle www.wwf.de)

Mit der Implementierung von einer mitwachsenden Unternehmenssoftware, wie z.B. PHPW der Firma Optibit, haben Firmen und Selbstständige die Möglichkeit, neben der wesentlich leichteren Organisation auch immens Papier- und Druckkosten einzusparen und dadurch  die Umwelt zu entlasten. Auf diesem Wege gelingt es auch kleinsten Betrieben und Selbstständigen ohne besondere Nachhaltigkeitsberichte (sustainability report) einen wertvollen Beitrag zur ökologischen Arbeitsweise in Deutschland zu leisten. 

1. Beispiel CRM (Customer Relation Management): Die Arbeitserleichterung und das Potential für Papiereinsparung ist hier beachtlich. Werden Kontaktdaten von Kunden, zugehörige Dokumente, Notizen, Vorgänge wie Bestellungen etc. elektronisch gespeichert, lösen sich nicht nur ganze Aktenschränke in Luft auf, sondern auch die Produktivität und Zufriedenheit der Mitarbeiter steigt um ein Vielfaches. Der Mitarbeiter kann alle wesentlichen Kundendaten direkt von seinem Schreibtisch aus einsehen und sofort wichtige Kundenfragen am Telefon oder per Email beantworten anstatt in Schränken und Ordnern nach entsprechenden Informationen zu suchen, um nach einiger Zeit gestresst an seinen Schreibtisch zurückzukehren. Die Notwendigkeit seinen Arbeitsplatz, sei es auch nur kurz, zu verlassen, stellt laut Studien einen der größten Stör- und Stressfaktoren für Mitarbeiter dar, da sie gezwungen sind, sich jedes Mal neu einzuarbeiten und die Konzentration wieder zu fokussieren.

2. Beispiel Aufgaben- und Projektmanagement: Auch hier schlummert großes Potential. In manchen Abteilungen rechtfertigen bereits die Ausgaben für Schreibmaterial, Druckerpapier und Post-it Blöcke die Anschaffung einer entsprechenden Software. Mitarbeiter können mit einer Business- Software für anstehende Aufgaben, Projekte oder Ideen ein sogenanntes „Ticket“ erstellen und an den betreffenden Kollegen zur Bearbeitung übergeben. Darüber hinaus bietet es den Vorteil, dass wichtige Informationen und Kommentare direkt eingebunden werden können und für alle Beteiligten immer verfügbar sind. Das spart nicht nur Ressourcen und Nerven, sondern ermöglicht auch produktive Teamarbeit ohne für jede triviale Angelegenheit eigens ein zeitintensives Meeting anberaumen zu müssen.

3. Beispiel Reporting: Ein unterschätztes Zeitgrab. Wie sieht die Berichterstattung und die Statistik in herkömmlichen, traditionell strukturierten kleinen Betrieben des Mittelstands aus? Meist begeben sich Buchhaltungs- und Verkaufsmitarbeiter auf Zahlensafari und durchforsten Akten, Ordner und unzählige Excellisten auf den PCs, stellen die gewünschten Daten mühsam zusammen und versuchen ihnen eine gewisse Struktur einzuverleiben. Die Daten müssen gesichtet, sortiert, kategorisiert und priorisiert werden, meist anhand neuer Excellisten, denen man die gewünschte Formatierung angedeihen lassen muss, um die angestrebten statistischen Erkenntnisse daraus ablesen zu können.

Ein zeitgemäßes Reporting System, wie beispielsweise der Reportmanager als Modul des ERP Systems PHPW von Optibit sammelt und verwertet die anfallenden Unternehmensdaten bequem im Hintergrund und stellt diese auf Wunsch automatisiert als Tabellen und Grafiken zusammen, die bei Bedarf problemlos zu exportieren oder auszudrucken sind.

Anhand dieser drei aus vielen herausgegriffenen Beispiele lässt sich sehr gut die Bedeutung von Digitalisierung ablesen. Es ist ein Thema, welches Chancen bietet – große Chancen. Nicht nur für das Unternehmer-Portmonnaie sondern auch für die Nerven der Mitarbeiter, die eine große Last am Tagesgeschäft zu tragen haben. Mit einer intelligenten Softwarelösung für Unternehmen kann auch die IT sich einen ökologisch unbedenklichen Fingerabdruck aneignen und für ein besseres (Betriebs-)klima sorgen. Mit sinkenden Druckkosten, sinkendem Stresslevel und mehr Zeit für wesentliche Aufgaben, kann sich das Unternehmen völlig neu strukturieren und mit der Nutzung vernachlässigter Potentiale eine Umsatzsteigerung herbeiführen. Und all das mit vergleichsweise geringem Aufwand: Die Lizenzkosten sind überaus überschaubar und meist nicht teurer als eine durchschnittliche Mitgliedschaft im Fitnessstudio, mit dem großen Unterschied, dass ihr neues ERP System tatsächlich täglich genutzt wird und ihnen sofort  sichtbare Ergebnisse liefert. Einarbeitungszeit ist im Vergleich zu großen Herstellern mit drei großen Buchstaben kaum notwendig und eine Einführungsschulung ist im Preis bereits enthalten. Bei dennoch offenen Fragen oder Problemen steht ihn jederzeit während der Öffnungszeiten ein Supportteam zur Verfügung.

Rufen Sie an und sichern Sie sich Ihren unverbindlichen und kostenfreien Beratungstermin unter 09396 970150 MO – FR 8:00 – 17:30Uhr.