Transportmanagement Software /Speditionssoftware move)trans® auf Basis von Microsoft Dynamics™ NAV

Das mittelständische Unternehmen ist Teil einer Firmengruppe mit Hauptsitz in Deutschland und weiteren Niederlassungen auf allen Kontinenten.

Es ist auf die Lager- und Transportlogistik spezialisiert und übernimmt diese sowohl als Dienstleistung für die übrigen Produktions- und Handelfirmen der Firmengruppe, als auch für weitere Kunden, welche die Logistikdienstleistungen des Unternehmens in Anspruch nehmen.

Als ERP-System setzt das Unternehmen Microsoft Dynamics™ NAV in den Bereichen Finanzbuchhaltung, Einkauf, Verkauf und Lager ein.

Für das eigentliche Transportgeschäft wurde ein Softwaresystem eingesetzt, welches zum Einen den tatsächlichen Anforderungen nicht mehr gerecht wurde und welches zudem fast gar nicht in die anderen Software-Systeme eingebunden war, so dass beispielsweise die Stammdaten und Abrechnungen zwischen der Speditionssoftware und dem ERP- und Finanzbuchhaltungssystem manuell übertragen werden mussten und daher nicht immer synchron waren.

Daher suchte man nach einer Speditionssoftware / Transportmanagement Software, welche die branchenüblichen Abläufe der Transportdisposition und Transportabrechnung in zeitgemäßer Weise unterstützt und mit der ERP- und Finanzbuchhaltungssoftware integriert werden kann. Hierdurch sollten die Abläufe optimiert und beschleunigt und die Probleme, die aufgrund von Stammdatenfehlern und den bisher notwendigen manuellen Arbeitsschritten entstanden, deutlich reduziert werden.

ags move)trans® Transportmanagement Software / Speditionssoftware

Bei der Suche nach einer neuen Software kam man bald auf das move)trans® Transportmanagementsystem von ags, welches ebenfalls auf Microsoft Dynamics™ NAV basiert.

Die move)trans® Module werden direkt in Microsoft Dynamics™ NAV integriert und gliedern sich funktionell nahtlos ein. Alle Anwender arbeiten somit in einer einzigen Lösung, auf Grundlage derselben Daten und in demselben Buchhaltungskreis. Eingesetzt werden vor allem die Funktionen zur Transportdisposition und die kunden- wie unternehmerseitige Abrechnung der Transportleistungen.

Transportlogistik

Das Unternehmen übernimmt die Planung des Transports der Produkte ab Werk von Produzenten oder von Handelsunternehmen zu meist industriellen Kunden.

Zum Dienstleistungsspektrum gehört die Abwicklung von Voll- und Teilladungen ins In- und Ausland, Stückgut- und Musterversand, Kombinationstransporten, Rücksendungen, Leergutrückführungen sowie von Sondertransporten. Es kommen Mehrfachaufnahmen sowie Mehrfachentladungen zu verschiedenen Lieferadressen vor. Die Sendungen können als Transportaufträge per Schnittstelle von den Auftraggebern übernommen, oder im System manuell hinzuerfasst werden.

Transportdisposition

Jeder Transportauftrag verfügt über unterschiedliche Statusanzeigen, welche zum Beispiel anzeigen, ob ein Transportauftrag disponiert wird, disponiert oder abgefertigt ist, oder ob die Dienstleistungen für einen Transportauftrag schon berechnet oder fakturiert wurden.

Im Leitstand Transportdisposition werden die Transportaufträge, je Status farblich gekennzeichnet, angezeigt. Hier können sie bequem bearbeitet, gefiltert (abgegrenzt) und nach beliebigen Kriterien umsortiert werden.

Der Dispositionsleitstand wurde genau den Wünschen der Disponenten entsprechend konfiguriert, so dass die umfangreichen relevanten Daten über die anstehenden Transporte ideal verdichtet aufbereitet sind, und die wichtigsten Informationen von den Disponenten auf einen Blick erfasst werden können.

So können Sie zügig die Aufträge zu Transporttouren disponieren, wobei der Leitstand eine Übersicht über die zusammengefassten Kenngrößen der Tour (Gewicht, Stellplätze Volumen und dergleichen) gibt. Mit einem Mausklick lassen sich Aufträge wieder aus einer Tour herauslösen und einer anderen Tour zuordnen.

Kombinationstransporte können vorher durch Zusammenfassung einzelner Sendungen zu Sammelaufträgen abgebildet werden, um die Übersicht für den Disponenten zu verbessern und/oder um Vorgaben für die zusammengefasste Abrechnung der Transporte zu schaffen. Ebenso können Transportaufträge in Teilaufträge geteilt werden.

Touren können für eigene Fahrzeuge oder für Drittspediteure (Unternehmer) geplant werden. Sind die Abrechnungskonditionen der Transportdienstleister hinterlegt, kann das System auf Grundlage der geplanten Tourendaten den günstigsten Unternehmer vorschlagen.

Transportaufträge und Transporttouren werden mit dem kostenlosen Kartendienst Bing Maps visualisiert. Entfernungen für Adressen, Transportaufträge und Transporttouren können aus einem hinterlegten Entfernungswerk oder aus dem Kartenwerk berechnet werden.

Transportdokumente

move)trans® bringt bereits im Standardumfang eine Vielzahl von Transportdokumenten mit. Mit Hilfe der in Microsoft Dynamics™ NAV enthaltenen Designtools ließen sich diese in Bezug auf Inhalt und Layout unkompliziert an die individuellen Erfordernisse und die Corporate Identity anpassen.

Frachtenbörsen

Das Unternehmen vergibt insbesondere Aufträge für Auslandstransporte gerne an andere Speditionsunternehmen ab, indem Sie diese in eine Frachtenbörse einstellt. Die Übergabe der Daten an die Frachtenbörse erfolgt per Schnittstelle. Wird aufgrund des Zuschlags in der Frachtenbörse ein Preis oder eine Relation mit einem Unternehmer vereinbart, so kann der Preis als Pauschalpreis für einen Transport oder als zeitlich befristeter Preis mit Gültigkeit für eine bestimmte Transportrelation in move)trans® eingetragen werden.

Transportfakturierung

Die abgefertigten Transportaufträge werden periodisch in einer Sammelrechnung je Kunde, oder auch mal als Einzelrechnung abgerechnet. Die Rechnungsbeträge ergeben sich hierbei durch diversifizierte Konditionen und Tarife. Das heißt je Kunde und Transportfall müssen sehr unterschiedliche, vertraglich vereinbarte Abrechnungsregeln zur Ermittlung des richtigen Tarifs beachtet werden. Dazu zählen branchenübliche Besonderheiten wie Margen-Auf- und Abschläge, Mindest- und Maximalbeträge, die Alternativberechnung von Tarifen, lieferadress- oder sendungsgutabhängige Bestimmungen, und natürlich zahlreiche Ausnahmeregelungen und Sonderpreise.

Das move)trans®-Modul Dienstleistungsabrechnung verfügt über ein durchdachtes System aus Tarifen, Preisen und Kalkulationsschemen sowie aus einrichtbaren Rechenregeln, womit alle Besonderheiten des Tarifwerks im Unternehmen konfiguriert werden konnten, ohne die Programmierung hierfür anpassen zu müssen. Wichtig für das Unternehmen war es auch, das hinsichtlich der Transporte Auftraggeber und Rechnungsempfänger klar unterschieden werden können, da diese in vielen Fällen nicht identisch sind.

Die Transportberechnung wird auch einkaufsseitig eingesetzt, zur Ermittlung einer Frachterwartungsrechnung, welche später nur mit der, nach Leistungserbringung durch den Unternehmer zugesandten, Frachtrechnung abgeglichen und gebucht wird. Ebenso kann eine Frachtabrechnung erstellt werden, welche mit dem Unternehmer im Gutschriftsverfahren abgerechnet wird.

Vor- und Nachkalkulation

Die Kunden- oder Unternehmerabrechnung kann bereits ab Erfassung eines Transportauftrags jederzeit simulativ ausgeführt werden, so dass zu erwartende Umsätze, Kosten und der Gewinn frühzeitig angezeigt werden können.

Zu jedem Transport können beliebig viele verkaufs- wie einkaufsseitige Rechnungen oder Gutschriften gebucht werden. Diese werden unter anderem auf Ebene des Transportauftrags summarisch gegenübergestellt und der sich ergebende Deckungsbeitrag als Differenz zwischen Umsatz und Kosten angezeigt.

Finanzbuchhaltung

Die verkaufs- wie einkaufsseitigen Abrechnungen werden direkt in das Modul Finanzbuchhaltung eingebucht und gehen somit sowohl in die Offene-Posten-Verwaltung mit Mahn- und Zahlungslauf als auch in Reporting und Controlling ein. Für das Unternehmen gehört damit das bisherige Problem der Doppelerfassung von Daten der Vergangenheit an. Wichtig war in diesem Zusammenhang auch die Berücksichtigung zusätzlicher Buchungseigenschaften, besonders von internen Kostenstellen wie auch von externen Kostenstellen (des Auftraggebers) in der Abrechnung.

Leergutabwicklung

Hinsichtlich des Leerguts verwendet das Unternehmen die integrierte Funktionalität, dass ein- und ausgehende Leergutartikel (z.B. Europaletten und sonstige Palettentypen) auf besondere Leergutkonten (z.B. einen Kunden oder Spediteur) gebucht werden. Somit kann der Kontostand der Tauschartikel jederzeit im System nachvollzogen werden. Dabei lassen sich Leergutartikel auch nach ihrem Zustand (z.B. Defekte Europaletten) unterscheiden. Es lassen nun auch automatisiert Kontauszüge und Mahnungen für Leergutkonten erstellen.

Schnittstellen

Mit dem Modul move)int Interface Manager verfügt move)trans® über ein System, welches automatisiert die Steuerung von unterschiedlichen ein- oder ausgehenden Schnittstellen steuert und alle Vorgänge in Echtzeit durchführt und protokolliert. Mit Hilfe dieses Tools können zusätzliche Schnittstellen zum Einlesen oder Auslesen zum Beispiel der Transportaufträge in allen gängigen Schnittstellenformaten leicht hinzugefügt werden.

Das Unternehmen nutzt diese Schnittstellen im Hinblick auf die Übernahme von Transportaufträgen aus den Systemen der Logistikkunden sowie die Übergabe von Transportaufträgen und Transporttouren an die Frachtenbörse.

Mit den Systemkomponenten move)log® (Lagerverwaltungssoftware), move)trans® (Transportmanagement Software), move)fleet® (Fuhrparkverwaltungssoftware) und dem übergreifenden Modulen move)log® Dienstleistungsabrechnung und move)int Interface Manager bieter ags eine umfassende Logistiksoftware Suite an, die sich für praktisch alle Felder der Logistikbranche einsetzen lässt.

Alle Softwarelösungen von ags lassen sich jederzeit und einfach mit den ERP-Modulen von Microsoft Dynamics™ NAV kombinieren. Außerdem verfügt Microsoft Dynamics™ NAV über eine der leistungsfähigsten integrierten Entwicklungsumgebungen und macht die Anpassung der Standardlösung an individuelle Erfordernisse flexibel und einfach.

Die ags-Spezialisten beraten und unterstützen bereits mehr als 300 Kunden bei der Einführung von Lagerverwaltungssoftware / LVS, Fuhrparkverwaltungssoftware, Transportmanagement Software und Warenwirtschaftssystemen. Die Lösungen sind modular aufgebaut und werden leistungsstark und unkompliziert nach Kundenwunsch konzeptioniert, modifiziert und betreut.

ags stellt für Logistikunternehmen, lagerführende Unternehmen, Fuhrparkbetreiber, Unternehmen mit einer Fahrzeugflotte und Transportlogistiker die folgenden weiteren Branchensoftwarelösungen bereit:

move)log® ist eine Lagerverwaltungssoftware/LVS für ein prozessorientiertes Lagermanagement. Die zahlreichen Funktionen optimieren und automatisieren die Steuerung der Lagerprozesse. Moderne Techniken wie EDIFACT, EAN128 Scanning, RFID, Funkterminale für Handscanner und Stapler oder Pick-by-Voice werden unterstützt. Die Lösung bietet eine lückenlose Rückverfolgbarkeit (Tracking & Tracing) von Chargen, Ablaufdaten, NVE, Warenzuständen und Gewichten.

move)log® unterstützt das mobile Arbeiten mit Handhelds wie iPad, iPhone usw. So können beispielsweise mit dem iPhone Logistikprozesse überwacht werden und bei Bedarf kann steuernd eingegriffen werden.

Spezielle Funktionen sorgen dafür, dass move)log® besonders für den Einsatz in den Branchen und Bereichen Lebensmittel, Tiefkühl, Getränke, Automotive, Krankenhaus, Industrie- und Konsumgüter, Stückgut, Lagerdienstleistung und Kontraktlogistik zum Einsatz kommt.

move)fleet® ist eine Software zur Fuhrparkverwaltung mit Funktionen der Fahrzeug-, Fahrer- und Tankkartenverwaltung, Fahrtenbuchführung, Erfassung und Archivierung von Verbrauchsdaten. Über eine Schnittstelle können Rechnungsdaten (Verbrauchsdaten) eingelesen werden. Die Fuhrparkverwaltung kann mandantenübergreifend erfolgen.

move)trans® ist eine Transportmanagement Software (TMS) mit Funktionen des Transportmanagements und der Tarifierung. Konditionen, Haustarife, Kundentarife und Frachten dritter Speditionsdienstleister können flexibel eingestellt werden.

Die Lagerverwaltungssoftware, Fuhrparkverwaltungssoftware und die Transportmanagement Software (TMS) können autark und je nach Bedarf, Anforderung und Größe des Kunden eingesetzt und an beliebige dritte Systeme kostengünstig angebunden werden.

Alle Softwarelösungen von ags lassen sich jederzeit und einfach mit den ERP-Modulen von Microsoft Dynamics™ NAV kombinieren. Außerdem verfügt Microsoft Dynamics™ NAV über eine der leistungsfähigsten integrierten Entwicklungsumgebungen und macht die Anpassung der Standardlösung an individuelle Erfordernisse flexibel und einfach.

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Richard Neuburg

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