Digitalisierung von Kosten- und Büromanagement

Die beiden Inhaber Bettina und Jochen Twiehaus, Dipl-.Ing. im Bauwesen, sind seit 1987 als beratende Ingenieure zum Teil auch in internationalen Großprojekten tätig. Sie spezialisierten sich mit ihrem Planungsbüro bewusst nicht auf einzelne Leistungsphasen. ‚Wir wollen das Bild rund machen‘ haben die beiden als Ziel definiert, denn ‚Die von uns betreuten Bauherren werden in den unterschiedlichsten Bereichen unterstützt.‘ Das Team leistet viel: Fachplanungen für Bebauungspläne, Baugrundgutachten, Neubau, Entwässerungsplanung, Haustechnik, Innenraumplanung, Aussenanlagengestaltung, Bauphysik und Altbausanierung – sogar ein selbständiger Statiker ist im Haus zur Stelle.

Projektdokumentation im papierlosen Büro

So viele Aufgaben bedeuten viele Informationen, viel Papier und vor allem viel Zeitaufwand für die Kommunikation zwischen den Beteiligten. Angefangen hatte alles mit dem Wunsch, in einem räumlich eher kleinen Büro ohne Platzbedarf für Ablage oder Archiv auszukommen. Die dauerhaft sichere Verwaltung sämtlicher Informationen aus den Bauprojekten und das Wachstum innerhalb des eigenen Teams setzte ein Büromanagementsystem voraus, das zum einen sämtliche Projektdaten zentral und langfristig abrufbar speichert und zum anderen allen Mitarbeitern zur gleichen Zeit den selben Informationsstand ermöglicht. Twiehaus vollzog den Paradigmenwechsel von organisatorischen Insellösungen zum datenbank-basierten Arbeiten und gleichzeitig die vollständige Umstellung auf das papierlose Büro innerhalb von zwei Jahren mit Hilfe der Software PROJEKT PRO. Das Programm konnte auch den gewünschten Umstieg von Windows auf eine Mac-Umgebung realisieren, denn es wurde für beide Betriebssysteme entwickelt.

Zeitersparnis durch professionelle Kommunikation

‚Im Projektmanagement profitiert unser Team enorm davon, in der Datenbank alle Details sinnvoll vernetzt zur Verfügung zu haben.‘ berichtet Jochen Twiehaus. Das spart natürlich Zeit beim Planversand, beim Erstellen der Protokolle und Mängellisten, eigentlich ganz generell bei jeder Kommunikation – denn E-Mails, Gesprächsnotizen und alle anderen Dokumente des gegenseitigen Austausches sind direkt mit dem jeweiligen Projekt verknüpft. Sinnvoll gesetzte Schlagworte, einmalig erstellte Textbausteine und gut gepflegte Beteiligtenlisten vermindern zusätzlich den Zeitaufwand für Routineaufgaben im Team Twiehaus. Und das natürlich umso mehr, je länger das System im Einsatz ist, hat Bettina Twiehaus beobachtet. Ihr Aufgabengebiet ist die Bauleitung, und hier schätzt sie es besonders, dass gute zeitnahe Information nicht viel Aufwand bedeuten muss.

Wirtschaftliche Kostensteuerung

Als Bauleitung obliegt es ihr auch, den aktuellen Projektstatus einzuschätzen. Für ‚Twiehaus Architekten und Ingenieure‘ wie für alle anderen Planungsbüros ist dies ein ganz entscheidender Meilenstein im Projektmanagementprozess. Zu einem bestimmten Zeitpunkt werden Kostenanteil, Leistungsanteil und Rechnungsanteil ins Verhältnis gesetzt – und auf dieser Basis kann die Geschäftsführung durch entsprechende Rechnungslegung die Liquidität des Planungsbüros aktiv steuern. Bettina Twiehaus erklärt die besondere Bedeutung dieser Funktionalität: ‚Termintreue und Kostenüberblick sind uns ganz wichtig bei der Umsetzung unserer Projekte. Da wir so viele unterschiedlich geartete Aufgaben erfüllen, ist die Flexibilität innerhalb der Kostensteuerung eine Grundvoraussetzung, um unser Büro wirtschaftlich zu führen.‘

Die richtigen Entscheidungen: definitiv Führungsaufgabe

Generell schadet es nicht, immer mal wieder einen Blick auf die eigenen Zahlen zu werfen. Die Controlling-Funktionen innerhalb der Software PROJEKT PRO unterstützen Jochen und Bettina Twiehaus tagtäglich darin, die richtigen Entscheidungen zu treffen. Nehmen wir diesen neuen Auftrag an? Benötigen wir einen zusätzlichen Mitarbeiter? Wie ist die Auslastung unseres Teams zum geplanten Zeitpunkt? Wer solche Entscheidungen nur aus dem Gefühl heraus trifft, verschenkt sein Potential.

Zu viele Projekte, keine Zeit!

Oftmals berichten Büroinhaber jedoch, vor lauter Projektaufgaben aktuell zu wenig Freiraum zur Verfügung zu haben, um grundsätzlich über die langfristige Ausrichtung ihrer Aktivitäten nachzudenken oder sie entsprechend effektiv nach ihren Zielen auszurichten. Dass sich diese Überlegungen je eher sie angestellt werden, in einen echten Wettbewerbsvorteil verwandeln, war den Ingenieuren Twiehaus schon sehr früh bewusst – und sie haben sich klar in ihrer Region positioniert: als professioneller Dienstleister, der durch innovative und sichere Arbeitsweise qualitativ hochwertige Projekte für anspruchsvolle Kundschaft umsetzt.

Wie profitiert Twiehaus konkret von PROJEKT PRO?

Diese Frage wollten Bettina und Jochen Twiehaus nicht ohne ihr Team beantworten und haben ihre Mitarbeiter befragt, was sie ganz konkret an ihrer Bürosoftware schätzen. Hier die Zusammenfassung: ‚Die Datenerfassung und -ablage in PROJEKT PRO begleitet uns, genau wie die CAD-Software, wie ein roter Faden durch alle Leistungsphasen. Alle Kollegen können sich aufgrund der einheitlichen Projektstruktur sofort in jedem Projekt gut zurechtfinden, dadurch werden Mitarbeiterwechsel und Vertretungen reibungslos und einfach. Eine steigende Anzahl von Kollegen erfordert eine qualitativ gute und vor allem einheitliche Datenablage. Bei Bauprojekten betragen die Gewährleistungsfristen bis zu 10 Jahre, d. h. Projekte laufen über lange Zeit in unserem Büro. In PROJEKT PRO finden wir auch nach Jahren relevante Daten schnell und sicher wieder. Das erhöht die Rechtssicherheit für unsere Geschäftsführung.‘

Digitalisierung nur mit der Branchenlösung

Wer so spezialisierte Fachkräfte wie den Architekt oder Ingenieur wirksam im digitalen Arbeiten unterstützen will, muss dessen Arbeitsablauf inhaltlich genau kennen und Prozessveränderungen laufend einarbeiten. Jochen Twiehaus freut sich über den Software-Pflegevertrag mit PROJEKT PRO, denn so ist seine Bürosoftware stets auf dem neuesten Stand: ‚Über die Jahre hat sich das Programm sehr stark entwickelt, viele unserer Anregungen wurden aufgenommen. Die Anwenderfreundlichkeit hat sich enorm gesteigert.‘
Dass eine solch marktbezogene Software-Entwicklung nur fachbezogen ausgebildeten Planern möglich ist, scheint Twiehaus nichts Neues. Er ist mit der Entscheidung von 2010 noch heute durchaus zufrieden: ‚Der Umstieg in das digitale Büro erfordert eine Software, die möglichst alle Vorgänge des Planungsbüros abbildet und zuverlässig und rechtssicher speichert. Die haben wir mit PROJEKT PRO gefunden und schätzen gelernt.‘