„Von diesen Treffen, die zwei Mal im Jahr stattfinden, profitieren wir alle“, erklärt Ilka Knippel, im International Office als Hochschulkoordinatorin zuständig für das EU-Bildungsprogramm ERASMUS+. „Wir lernen viel voneinander und schaffen Synergie-Effekte, die eine Einrichtung allein gar nicht erzielen kann. Außerdem ist es von Vorteil, wenn wir dem Anbieter der Plattform gegenüber mit einer Stimme sprechen.“
Die Entscheidung für das Online-Tool wurde auch durch die Ankündigung der EU begünstigt, das Mobilitätsprogramm „Erasmus+“ ab 2020 komplett zu digitalisieren und damit vollständig auf ein papiergestütztes Verfahren zu verzichten. „Das stellt uns vor Herausforderungen, auch wenn wir bereits vieles optimieren konnten,“ erklärt Ilka Knippel. „Fehlende Standards müssen harmonisiert werden, und wir haben es mit einer anspruchsvollen Klientel zu tun, da Studierende als ‚digitally-minded‘ gelten. Letztendlich ist die Digitalisierung generell auch ein wesentlicher Bestandteil der ‚Unternehmenskultur‘ an der HSB.“
Die Möglichkeiten mit „Moveon 4“ lassen sich wie folgt zusammenfassen:
· Mobilitätsmanagement für Incoming- und Outgoing-Mobilitäten;
· Finanzmanagement: Budgetverwaltung, Stipendienauszahlungen (Erasmus+, Promos);
· Kommunikation: E-Mail-Versand (Sammelemails);
· Online-Service: Verfügbarkeit von Dokumentenvorlagen (Beispiel: Seriendruckdokumente);
· Berichtswesen: Datenbank für strukturiertes und schnelles Suchen. Der Datenexport (Excel) ist jederzeit möglich, zum Beispiel für kurzfristig benötigte statistische Auswertungen im Rahmen der Systemakkreditierung oder bei internen und externen Anfragen;
· Verwaltung weltweiten Austausches: Informationen über die Gast-Studierenden aus dem Ausland („Incomings“) und über Studierende, die als „Outgoings“ im Ausland studieren, sowie über Unternehmen für Praxissemester und weltweite Hochschulkooperationen;
· „Publisher“: Überblick über die weltweiten Partnerhochschulen der HSB (freigeschaltet Anfang April 2018).
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