Lieferscheine zukünftig digital

„Wir arbeiten bereits seit mehreren Jahren intensiv daran, viele unserer Unternehmensprozesse weitgehend zu digitalisieren.“ Dabei ist sich Geschäftsführer Alexander Klöcker bewusst, dass die Reif Bauunternehmung GmbH & Co. KG aus Rastatt in der Branche eine Art „Vorreiter-Rolle“ einnimmt. Den Anstoß für diese Entscheidung habe „BIM – Building Information Modeling“ gegeben – eine Methode der optimierten Planung, Ausführung und Bewirtschaftung von Gebäuden und anderen Bauwerken mit Hilfe von Software. Dabei werden alle relevanten Bauwerksdaten digital modelliert, kombiniert und erfasst. Dieses System wird jetzt nach und nach durch die Bundesregierung eingeführt und soll ab 2020 für das Planen und Bauen bei Infrastrukturprojekte verbindlich gelten. Darauf bereite man sich aktiv vor. „Das ist für uns besonders wichtig, da wir u.a. auch an großen Projekten der Deutschen Bahn beteiligt sind, wo diese Anforderungen bereits heute auf uns zukommen“, erklärt Klöcker.

Die Historie der Reif Bauunternehmung reicht bis in das Jahr 1930 zurück. Als klassisches Tief – und Straßenbau Unternehmen biete man zusätzlich umfangreiche Leistungen im Leitungsbau, im konstruktiven Ingenieurbau, in der Bauwerkssanierung, in der Erschließung von Baugebieten, im Gewässerbau sowie im Industrie- und Gewerbebau an. Eine „herausragende Rolle“ spiele dabei der Bau von Bahnkörpern und Bahnhöfen mit der eigenen Niederlassung in Ettlingen. Insgesamt sind 430 Mitarbeiter in der Bauunternehmung REIF beschäftigt. Die Auftragslage sei derzeit gut. Man erziele einen Jahresumsatz von circa 80 Mio. Euro.

Seit etwa einem halben Jahr arbeite man intensiv an der Einführung der Unternehmensplattform „Bau-ELSE“. Dahinter verbirgt sich ein Lieferscheinportal, welches als zentrale Schnittstelle für einen digitalen Datenaustausch dient. Dabei verbindet es die Systeme eines Baustoffherstellers mit denen des Spediteurs und den ausführenden Firmen auf der Baustelle. „Jede Bau-ELSE ist immer unternehmensspezifisch konfiguriert und wird von uns genau an die vorhanden Voraussetzungen und Anforderungen in den Unternehmen angepasst“, erläutert Uwe Wirth, Geschäftsführer der PRAXIS EDV- Betriebswirtschaft- und Software- Entwicklung AG aus Pferdingsleben, welche diese Plattform entwickelt hat. Von besonderer Bedeutung sei auch – besonders vor dem Hintergrund der neu eingeführten Datenschutzrichtlinie DSGVO – die Datensicherheit. Die erzeugten Daten würden nicht in der „Cloud“ für einen Zugriff gelagert, sondern über verschlüsselte Verbindungen direkt an die beteiligten Partner übermittelt. Auch eine Anpassung der Bau-ELSE an im Unternehmen bereits vorhandene IT-Strukturen sei kein Problem.

„Diese Lösung hat uns überzeugt“, sagt Mario Schifferdecker, welcher bei der Reif Bauunternehmung für die IT verantwortlich ist. Die PRAXIS EDV und deren Flexibilität habe man bereits durch Systeme in anderen Bereichen gekannt – beispielsweise beim Asphalteinbau. Seit April 2018 sei die Bau-ELSE jetzt in der praktischen Erprobungsphase „scharf geschaltet“ und laufe parallel zu den klassischen Lieferscheinen. „Wenn die Datenqualität und die Sicherheit gegeben sind, werden wir dann komplett umsteigen und können das Papier einsparen“, so Schifferdecker. Perspektivisch soll es auf diesem Weg weiter gehen und die Digitalisierung auf das Rechnungswesen erweitert werden.

Mit der Oberrhein-Handels-Union GmbH & Co. KG aus dem benachbarten Iffezheim habe man einen kompetenten Partner gefunden, welcher sich diesem System anschließen will. „Die Reif GmbH hat mit dieser Idee bei uns, offene Türen‘ eingerannt“, schmunzelt Geschäftsführer Daniel Schulz. Die beiden Unternehmen verbindet eine bereits langjährige Partnerschaft. 1968 gegründet, ist die OHU heute einer der bedeutendsten Baustoffhändler am Oberrhein und den angrenzenden Ballungsräumen. Etwa 50 Mitarbeiter befassen sich mit dem Vertrieb von Sand, Kies, Alpine-Moräne-Edelsplitt, Schotter, Splitten und Recycling-Material. Zu den Kunden zählen neben vielen Kleinbetrieben, auch Mischanlagen für Beton und Asphalt und die großen Straßenbau-, Hochbau- und Tiefbau-Unternehmen Deutschlands, wie auch die Deutsche Bahn. Die OHU ist ein bedeutender Lieferant bei den großen aktuellen Infrastrukturmaßnahmen in Süddeutschland.

„Die Digitalisierung spielt in unserem Unternehmen bereits seit vielen Jahren eine herausragende Rolle.“ Bereits 2000 habe man mit der PRAXIS EDV ein „Kombiniertes Vertriebs- und Faktura-Programm“ entwickelt, welches heute noch gut laufe, blickt Schulz zurück. Dieses wurde permanent in die verschiedenen Unternehmensbereiche hinein weiterentwickelt. Vor fünf Jahren kam dann auch ein Portal für den Austausch frachtspezifischer Daten dazu, „welches der Bau-ELSE schon recht ähnlich war“.

„Wir wollen nicht ein reiner Baustoffhändler sein, sondern ein ,Systempartner‘, der seinen Schwerpunkt noch mehr auf Service legt “, begründet Schulz diesen wichtigen Schritt. „Wenn dieses System dann funktioniert – und davon bin ich überzeugt – werden wir mit weiteren Kunden über einen Einstieg sprechen.“ Damit wolle man eine „Komplettlösung“ anbieten und helfen, die Abläufe mit der OHU zu optimieren. Lieferscheine, Auftragsbetätigungen, Rechnungen, Begleitpapiere etc. per Post oder Mail würden dann entfallen.

Eine Einsparung von Personal sieht Schulz auf keinen Fall. „Arbeitsstrukturen werden sich ändern und neue Arbeitsaufgaben kommen dazu. Stupide manuelle Erfassungen werden sich zu qualifizierten Anforderungen an die Auswertung von Datenstrukturen entwickeln.“ Darauf bereite man sich auch in der OHU vor. „Fachinformatiker für Systemintegration“ heißt hier ein neuer Ausbildungsberuf, der in Zukunft immer mehr an Bedeutung gewinne.