KLUGO hilft weiter – auch bei Fragen zur DSGVO! Vermieter und Mieter müssen die DSGVO beachten

Diese Pflichten haben Vermieter nach der DSGVO

1. Vermieter brauchen eine Einwilligungserklärung in die Datenerhebung, wenn sie vor dem Abschluss des Mietvertrages Daten von Interessenten erheben. Benötigen Vermieter eine Schufa-Auskunft oder ähnliche Dokumente, muss der Interessent in die Datenerhebung einwilligen. Ziehen Mietinteressenten die Einwilligung zurück, müssen Vermieter die erhobenen Daten löschen. Sobald ein Mietvertrag besteht, ist der Vermieter ohnehin gesetzlich verpflichtet Daten zu erheben und braucht keine Einwilligungserklärung.

2. Das Gesetz schreibt die Datensparsamkeit beziehungsweise die Datenminimierung vor. Es gilt der Grundsatz: so viel wie nötig, so wenig wie möglich. Wichtig ist es für Vermieter beispielsweise die Kontaktdaten zu erfassen. Die Religionszugehörigkeit ist dagegen für die Begründung eines Mietverhältnisses irrelevant. Die Daten müssen tatsächlich relevant und zweckgebunden sein.

3. Nach Artikel 30 DSGVO sind Vermieter verpflichtet ein Verzeichnis von Verarbeitungstätigkeiten zu führen. In dem Verzeichnis werden alle wesentlichen Angaben dokumentiert. Es enthält idealerweise den Namen, die Kontaktdaten, den Verarbeitungszweck, die Kategorie betroffener Personen, den Datenempfänger (beispielsweise Ablesefirmen oder Hausverwaltungen) und die entsprechenden Fristen für die Datenlöschung. Vermieter müssen das vollständige Verzeichnis jederzeit der Datenschutzbehörde aushändigen können.

4. Beauftragen Vermieter Ablesefirmen oder Hausverwaltungen mit der Datenverarbeitung, muss diese Drittdienstleistung vom Vermieter datenschutzrechtlich abgesichert sein. Bei der Datenverarbeitung im Auftrag ist ein Vertrag mit dem Dienstleister abzuschließen, in dem festgelegt ist, dass der Vermieter die Datenhoheit behält. Der Dienstleister trifft die geeigneten Sicherheitsvorkehrungen.

5. Vermieter müssen vor Mietbeginn und immer dann, wenn neue Daten verarbeitet werden, schriftlich erklären, welche Daten erfasst werden und was damit geschieht. Die Informationspflicht gilt gegenüber allen Mietern. Es muss mitgeteilt werden, warum Daten erhoben werden, nach welcher Rechtsgrundlage das geschieht, wie lange sie gespeichert werden, welche grundlegenden Rechte der Mieter hat und welche weiteren Empfänger seine Daten erhalten. Die Weitergabe der Daten an Dritte darf nur erfolgen, wenn es dafür ein berechtigtes Interesse gibt. Das ist bei den regelmäßigen Ablesungen von Wasser-, Gas- oder Stromzählern durch den Versorger der Fall.

Die DSGVO stärkt Mieterrechte

Miet- oder Kaufinteressenten vertrauen ihre Daten Suchportalen, Immobilieneigentümern und Maklern an. Grundsätzlich darf aber niemand personenbezogenen Daten erheben, nutzen oder speichern außer es liegt eine Einwilligung vor, die Datenspeicherung dient der Vertragserfüllung oder sie ist nötig damit rechtliche Pflichten erfüllt werden.

1. Entscheidet sich der Miet- oder Kaufinteressent gegen eine Wohnung oder er wird abgelehnt, sind die Daten zu löschen.

2. Miet- und Kaufinteressenten haben gegenüber Verkäufern, Maklern und Vermietern ein Auskunftsrecht. Danach erfahren die Interessenten, welche Ihrer personenbezogenen Daten erhoben werden. Eigentümer und Makler haben eine Informationspflicht. Sie sind verpflichtet, Interessenten zu informieren, sobald sie personenbezogene Daten erheben oder speichern.

3. Die Erlaubnis zur Datenerhebung kann formfrei wiederrufen werden. Wünschen Verbraucher die Löschung Ihrer Daten, muss dem Wunsch entsprochen werden, außer es gibt eine gesetzliche Pflicht, nach der die Daten aufbewahrt werden müssen.