Die SEAT Deutschland Niederlassungen GmbH gehört mit ihren Standorten in Berlin, Frankfurt, Hamburg und Stuttgart zum Netzwerk von Automobilhersteller SEAT. 270 Angestellte reparieren und vertreiben an den vier Standorten in Deutschland Fahrzeuge. Dabei erzielte das Unternehmen im vergangenen Jahr einen Umsatz von 220 Millionen Euro (13.000 Fahrzeug-Fakturen und 60.000 verkaufte Werkstattstunden).
Vor der Digitalisierung der Prozesse verursachten die Standortstrukturen hohen Zeit- und Personalaufwand bei der internen Verteilung, Prüfung und Freigabe von Eingangsrechnung. Mit dem Ziel einer standortübergreifenden Lösung für das Eingangsrechnungsmanagement – die den Konzern- und Revisionsvorgaben gerecht werden musste – begab sich das Projektteam auf die Suche nach dem passenden ELO-Projektpartner.
Den Zuschlag für das Projekt erhielt ACTIWARE, die zusätzlich zum automatisierten Eingangsrechnungsmanagement mit den Funktionalitäten des ELO Business Logic Providers (kurz: ELO BLP) punkteten. Der ELO BLP ermöglicht die Ablage von Aufträgen, Angebot und Akten (insbesondere Fahrzeugakten & Werkstattaufträgen) mit direkter Zuordnung von Kunden & Lieferanten. Möglich macht dies die 360°-Integration in CARLO (Dealer-Management-System), eine Navision-basierte Branchenlösung von Incadea.
Alle 140 kaufmännischen und administrativen Mitarbeiter nutzen die ELO ECM-Lösungen in ihrer täglichen Arbeit sehr intensiv. Die userbezogene Einrichtung der CONNECT-Sidebar ermöglicht die optimale Nutzung aller Funktionen und genießt durch seine zahlreichen Aktionsmöglichkeiten (suchen, erstellen, archivieren, usw.) eine hohe Userakzeptanz.
Die SEAT Deutschland Niederlassungen GmbH betrachtet die ELO ECM-Lösungen nicht als „einfaches“ Archivsystem, sondern nutzt diese zur erheblichen Optimierung ihrer Arbeitsprozesse.
Die Top5-Beneftis sind für das Unternehmen:
- mehr Effizienz im Prozess Eingangsrechnungs-Verarbeitung
- mehr Transparenz durch standortübergreifende Einsichtnahme in Fahrzeugakten, Werkstattaufträge etc.
- Kostenersparnis und schnellere Durchlaufzeiten
- Einhaltung von Skontofristen
- Umfangreiche Recherchemöglichkeiten
Über die ACTIWARE GmbH: das Unternehmen wurde in 2000 gegründet und gehört zu den führenden Anbietern von Lösungen von Dokumenten- und Informationsmanagement (DMS, ECM, EIM), mit durchgängigen Antworten für SmartData und BigData. ACTIWARE ist stärkster Business-Partner der ELO Digital Office GmbH und mit ECM-Projekten von 10 bis 6.000 Arbeitsplätzen in Deutschland, Österreich und der Schweiz vertreten. Bereits für die Projekte bei AVL Deutschland (in 2013) und den TÜV Hessen (in 2016) erhielt die ACTIWARE GmbH die Auszeichnung zum ELO Projekt des Jahres.
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