Kassenprüfung: Auch beim Arzt künftig mehr Hausbesuche

Freiberufler sind grundsätzlich nicht buchführungspflichtig, aber so ganz ohne Regeln geht es nicht. Denn es sind Aufzeichnungspflichten zu erfüllen. Dazu zählt auch, dass Ärzte die betrieblichen Bareinnahmen täglich erfassen und festhalten. Ob sie dieser gesetzlichen Verpflichtung ordentlich nachkommen oder nicht, ist bei einer vorangekündigten Prüfung nur schwer und aufwendig zu überprüfen. Waren am 16. Oktober 2018 tatsächlich 561,78 Euro Bargeld in der Kasse oder war dies nur ein rechnerischer Wert, also der Soll-Bestand der Kasse?

Was bei der Kassenprüfung passiert

Bei einer Kassennachschau kann sich der Prüfer den rechnerischen Bargeldbestand des Vortags geben lassen. Diesen korrigiert er um die Geldbewegungen des laufenden Tages und gleicht den fortgeführten rechnerischen Kassenbestand mit dem tatsächlich vorhandenen Geldbestand ab. „Sind die Aufzeichnungen des Vortags noch nicht gemacht oder stimmt der Soll- mit dem Ist-Bestand nicht überein, und kann diese Differenz nicht aufgeklärt werden, dann hat das Finanzamt schon bewiesen, dass der Arzt gegen die gesetzlichen Aufzeichnungspflichten verstoßen hat“, sagt Ecovis-Steuerberaterin Annette Bettker in Rostock.

Von der Kassen- zur Betriebsprüfung

In so einem Fall hat die Finanzverwaltung das Recht, sofort zu einer regulären Betriebsprüfung überzugehen. Das bedeutet, dass der Prüfer hier weit mehr Rechte und Prüfungsmöglichkeiten hat. So kann er beispielsweise umgehend alle betrieblichen Unterlagen und elektronischen Daten anfordern. Zudem steht die Vermutung im Raum, dass die Bareinnahmen nicht vollständig in den Steuererklärungen angegeben wurden. Damit steigt das Risiko, dass der Fiskus eine Umsatzschätzung vornimmt, mit teils erheblichen finanziellen Mehrbelastungen. „Eine frühzeitige Vorbereitung auf eine Kassennachschau ist meist mehr als die halbe Miete“, sagt Bettker. „Wissen beispielsweise die Mitarbeiter schon, dass es Kassennachschauen gibt? Wo liegen die Kassenunterlagen, und was ist zu tun, wenn der Praxisinhaber nicht vor Ort ist? Es sind meist nur Kleinigkeiten, die zu beachten sind, aber diese haben große Wirkung“ (siehe Kasten Seite 6 unten).

Die Einführung der Kassennachschau folgt dem Trend, dass sich Finanzamtsprüfungen nicht mehr auf die Unterlagen und Aufzeichnungen beschränken, die dem Steuerberater übergeben und dort verarbeitet wurden. Hier ist ein eindeutiger Anstieg des Prüferinteresses an Vorsystemen erkennbar, und die Prüfungserfolge scheinen dies zu rechtfertigen. Praxissoftware mit Patientenverwaltung, Rechnungstellung, Warenwirtschaftssysteme oder Bestellplattformen machen den Datenabgleich möglich und eingereichte Steuererklärungen nachvollziehbar.

Welche Daten Prüfer interessieren

Auf diesem Gebiet herrscht derzeit noch erhebliches Streitpotenzial, zu welchen Daten und aus welchen Systemen Praxisinhaber dem Finanzamt den Zugriff gewähren müssen. Auf Daten, die für die steuerliche Gewinnermittlung erforderlich sind, darf die Finanzverwaltung zugreifen. Dazu gehören beispielsweise Abrechnungen, die mithilfe einer Patientenverwaltungssoftware erstellt werden, oder Daten, die mittels Schnittstelle an ein anderes System übertragen werden, um Rechnungen zu schreiben.

Der Prüfer muss dabei nicht bei der ausgedruckten Rechnung anfangen. Er darf bis zur Datenquelle zurück prüfen. Je näher der Prüfer an die Ursprungsdaten kommt und je weniger verdichtet und zusammengefasst die Daten sind, desto mehr Prüfungsansätze bestehen. Hier ist neben steuerlichem Wissen auch technisches Know-how gefragt. Die Finanzverwaltung baut dieses verstärkt aus und entwickelt kontinuierlich Tools, um digitale Prüfungsmethoden zu unterstützen und zu erleichtern. Für Apotheken sind beispielsweise die Erfahrungen mit Vorsystemen schon umfassend vorhanden. Selbst technisch weniger affine Prüfer finden sich in der Datenvielfalt mittlerweile bestens zurecht. „Eine Abkehr von der derzeitigen Prüfungspraxis ist nicht zu erwarten“, sagt Bettker.

Da sich die Prüfungspraxis wandelt, sollten sich Praxisinhaber Gedanken über die betrieblichen Abläufe machen, Schwachstellen analysieren und, wo nötig, Kontrollen einbauen. Nur so sind sie künftig weniger angreifbar.

Die Kassennachschau – das sollten Sie wissen

• Wirken Sie bei der Kassennachschau mit. Das ist Pflicht.
• Lassen Sie sich den Prüferausweis und den schriftlichen Prüfauftrag zeigen.
• Informieren Sie Ihren Steuerberater sofort über die Kassenprüfung.
• Führen Sie den Prüfer in die Geschäftsräume. In Privaträume müssen Sie ihn nicht lassen.
• Nur Sie oder von Ihnen geschultes Personal darf Auskunft geben.
• Verlangen Sie eine schriftliche Anforderungsliste.
• Führen Sie den Kassensturz selbst durch, wenn der Prüfer dabei ist.
• Erklären Sie gleich mögliche Differenzen in der Kasse.
• Kopieren Sie die Unterlagen, die der Prüfer mitnimmt.
• Fragen Sie nach, wenn Sie etwas nicht verstehen.
• Geben Sie keine Auskünfte, wenn Ihnen etwas unklar ist.
• Schreiben Sie nach der Prüfung aus dem Gedächtnis auf, welche Fragen der Prüfer gestellt hat.
• Der Prüfer darf keine Schränke oder Schubladen öffnen.
• Auch wenn der Prüfer danach fragt: Geben Sie keine Unterlagen heraus, die nicht steuerrelevant sind.

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Erklärfilm, Broschüre, Notfallkarte und Checklisten zum Thema Kasse und Kassenprüfung www.ecovis.com/kasse

Annette Bettker, Steuerberaterin bei Ecovis in Rostock