Der Altaktenbestand zu grundstücksbezogenen Vorgängen in den Verwaltungen ist immens und wächst weiter an. Oft ist die ordnungsgemäße Aufbewahrung gefährdet oder die Suche nach Vorgängen mühsam, zumal die Papierakten häufig an unterschiedlichsten Stellen aufbewahrt werden.
Daraus erwuchs beim Kommunalen Rechenzentrum Minden-Ravensberg/Lippe (krz) die Idee zur digitalen Grundstücksakte, die sowohl die bestehenden Altakten (Bau- oder Hausakten) als auch laufende Vorgänge aufnehmen und revisionssicher aufbewahren kann. Zuständige Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter aus verschiedenen Fachbereichen wie z. B. Erschließung, Entwässerung, Vorkaufsrecht oder Denkmalschutz sollten direkt und parallel auf die elektronischen Dokumente zugreifen können. Eine Anzeige des dazugehörenden Kartenmaterials aus Geoinformationssystemen sollte zusätzlich ermöglicht werden.
Dazu entwickelte der Serviceprovider aus Lemgo die passende E-Akte mit Anbindung an die krz-Geodateninfrastruktur mit Web-GIS-Oberfläche Mapbender. Seit 2017 ist die Gesamtlösung bereits bei der Gemeinde Rödinghausen und der Stadt Lage erfolgreich im Einsatz. Auch die Gemeinden Stemwede und Kalletal nutzen die Grundstücksakte inzwischen. Der digitalisierte Aktenbestand im krz- Dokumentenmanagementsystem (DMS) nscale umfasst derzeit ca. 21.000 Akten und wächst stetig weiter.
Bei der Gemeinde Kalletal wurden etwa 4.500 Altakten durch einen externen Scandienstleister digitalisiert und im Lemgoer Rechenzentrum weiterverarbeitet. Im Vorfeld erfolgten Abstimmungen zu Straßentabellen, Aktenunterteilungen, Berechtigungen sowie umfangreiche Prüfungen. Nach Abnahme durch die Kommune richtete das DMS-Team die Systeme entsprechend ein und schulte die zuständigen Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter direkt am Arbeitsplatz. Seit Mai 2019 greifen die Sachbearbeitenden auf die E-Akten zu.
Aktuell laufen die Vorbereitungen zur Inbetriebnahme für die Stadt Blomberg. Hier wurde ein aktueller Schimmelbefall sämtlicher Haus- und Grundstücksakten festgestellt. Es musste kurzfristig eine Lösung zur Reinigung und Digitalisierung gefunden werden. „Wir sind sehr froh darüber, mit dem krz einen kompetenten und fachlich versierten Ansprechpartner an der Seite zu haben. Nur so ist diese Herkulesaufgabe für uns als kleinere Kommune überhaupt zu bewältigen“, beschreibt Dirk Lohmann von der Stadtverwaltung die Situation. „Derzeit befinden sich sämtliche Akten im Reinigungs- und Scanprozess, wobei das Rechenzentrum bereits bei Ausschreibung und Leistungsbeschreibung unterstützte. Die gelieferten Digitalisate werden im krz verarbeitet und im DMS bereitgestellt. Dank der Unterstützung durch die krz-Teams von Herrn Brindöpke im Bereich Handelsware und Frau Kubitza im Bereich DMS können wir das Projekt bis Ende des Jahres abschließen. So können wir bald schnell und ohne gesundheitliche Beeinträchtigungen auf unsere Akten zugreifen.“
Auch die Stadt Vlotho zeigte Interesse an der digitalen Grundstücksakte. Sie ließ sich durch eine Demonstration der Lösung im praktischen Betrieb überzeugen und erteilte inzwischen dem krz den Auftrag zur Produktivsetzung der E-Aktenlösung.
Der ostwestfälische Service-Provider
Das Kommunale Rechenzentrum Minden-Ravensberg/Lippe (krz) in Lemgo wurde 1971 gegründet und ist seit 1972 Informatik-Dienstleister der Kreise Minden-Lübbecke, Herford und Lippe sowie von inzwischen allen 36 Städten und Gemeinden aus diesen Kreisgebieten und der Stadt Nieheim. Direkt oder indirekt werden über 11,5 Mio. Einwohner in NRW mit Services des krz betreut.
Als kommunaler Zweckverband besitzt das krz den Status einer Körperschaft des Öffentlichen Rechts. Zu den traditionellen Aufgaben zählen unter anderem die Entwicklung, Einführung und Wartung klassischer Kommunalanwendungen. Um dem hohen Anspruch gerecht zu werden, hält das krz für seine Kunden ein reichhaltiges Angebot an Software-Applikationen (Verfahren), Netzwerktechnik, Arbeitsplatz- und Server-Hardware und Dienstleistungen (Beratung, Schulung, Installation, Wartung und Support) bereit. Das krz ist bekannt für einen ausgeprägten Datenschutz sowie eine höchstmögliche Datensicherheit und ist der erste kommunale IT-Dienstleister mit der BSI-Zertifizierung (ISO 27001).
Über 300 engagierte und qualifizierte Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter, von der Verwaltungsfachkraft bis hin zum Technik-Experten, sind Garant für die Umsetzung der Unternehmensziele. Das krz unterstützt etwa 8.000 PC-Arbeitsplätze mit rund 10.500 Geräten in den Verwaltungen des Verbandsgebietes. Über die Mitglieder hinaus nehmen noch mehr als 600 weitere Kunden aus dem kommunalen Umfeld Dienstleistungen des krz in Anspruch. Der Servicedienst und die Hotline sorgen für eine Datenverfügbarkeit von nahezu 100 %.
Unter dem Motto "krz – Kunden rundum zufrieden" ist das krz für seine Geschäftskunden ein zuverlässiger Partner. Ebenso stehen dem krz aufgrund seiner Mitgliedschaften in der Bundes-Arbeitsgemeinschaft der kommunalen IT-Dienstleister – VITAKO e. V. und im KDN, der Leistungsgemeinschaft von Kommunen, Landkreisen und Datenzentralen, starke Partner zur Seite, um Synergieeffekte optimal zu nutzen.
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