Automatisierte Verarbeitung von 400.000 Kundenrechnungen pro Jahr

Der Schritt zur Implementierung einer automatisierten Lösung für die Debitorenbuchhaltung unterstützt die globale Digitalisierungsstrategie von Algeco. Da das Unternehmen bereits seit 2011 in Südeuropa und England den Druck- und Versandservice von Esker nutzt, fiel die Entscheidung, die Beziehung zu Esker auszubauen, sehr leicht. Algeco stand vor einer Vielzahl von Herausforderungen, die das Unternehmen in Richtung Automatisierung trieben, darunter:

– Steigende Kundenanforderungen an die Rechnungszustellung (z. B. EDI für Großkunden und bestimmte Plattformen für die öffentliche Verwaltung)
– Notwendigkeit der Harmonisierung und Zentralisierung der Rechnungsstellungsprozesse (bestimmte Rechnungen wurden von einem externen Dienstleister verschickt und andere direkt von Algeco-Agenturen verwaltet)
– Die Fähigkeit, Spitzenzeiten bei der Rechnungsstellung im Zusammenhang mit dem Abonnementmodell zu bewältigen (75 % der monatlichen Rechnungen werden am selben Tag ausgestellt)

Die Lösung von Esker wurde in drei Schritten implementiert und ermöglicht es Algeco, die Rechnungszustellung über alle Kanäle zu automatisieren:

1. Rechnungsversand per Post und E-Mail (PDF oder Link zum Herunterladen von Rechnungen), mit dem Ziel, Papierrechnungen zu reduzieren und vollständig auf elektronische Rechnungen umzustellen
2. Versand elektronischer Rechnungen für Plattformen der öffentlichen Verwaltung, z. B. Chorus in Frankreich, SDI in Italien und FACe in Spanien
3. Versand elektronischer Rechnungen über EDI bis Ende 2019, um die Anforderungen von Großkunden zu erfüllen

„Heute werden 98 % der Rechnungen von Algeco Frankreich und über 50 % der Rechnungen unseres Unternehmens aus Italien, Spanien, Großbritannien und Portugal mit Esker verarbeitet“, so Jean-Luc Vielmont, CIO Algeco Frankreich. „Es gibt noch ein Dutzend weitere Länder, die integriert werden müssen. Da wir jetzt alle Methoden der Rechnungszustellung verwalten können, ist es unser Ziel, unsere Kunden zur elektronischen Rechnungsstellung zu bewegen, um Kosten zu sparen.“

Innerhalb weniger Monate nach der Implementierung der Esker-Lösung konnte Algeco die Rechnungsbearbeitung innerhalb einer Lösung zentralisieren und profitiert nun von folgenden Vorteilen:
– Erhöhte Transparenz des Rechnungsstatus durch Dashboards und anpassbare Kennzahlen
– Reduzierte Kosten für die Rechnungszustellung durch Outsourcing und Automatisierung
– Verbesserte Kundenzufriedenheit, da Kunden ihre Rechnungen mit der bevorzugten Zustellmethode erhalten und jederzeit über ein Web-Portal darauf zugreifen können
– Wettbewerbsvorteile durch EDI für Ausschreibungen großer Unternehmen

Über Algeco

Die Algeco Group ist das führende Unternehmen für Business-Services in Europa und im Asien-Pazifik-Raum und hat sich auf modulare Gebäudelösungen spezialisiert. Das Unternehmen schafft intelligente Räume, in denen Menschen leben, arbeiten und lernen können. Algeco wurde entwickelt, um Kunden unabhängig von ihren Anforderungen bei der Suche nach der richtigen Raumlösung zu unterstützen. Das Unternehmen hat seinen Hauptsitz in London und ist in 22 Ländern mit rund 240.000 modularen Raumlösungen und Lagereinheiten sowie 3.400 Räumen mit Standortflexibilität vertreten. Das Unternehmen ist in Europa als Algeco, in Großbritannien als Elliott, in Australien als Ausco, in Neuseeland als Portacom und in China als Algeco Chengdong tätig.