Dem Alptraum ein Ende setzen

Präsentationen sind aus dem modernen Geschäftsleben nicht mehr wegzudenken. Täglich produzieren weltweit Hunderttausende von Mitarbeitern schätzungsweise 500 Millionen Präsentationen für interne und externe Gelegenheiten. Ziel der Präsentationen ist es, die Entwicklung von Projekten und Geschäften darzustellen, den Nutzen eines Produktes oder eines Services hervorzuheben oder Prozessabläufe zu verdeutlichen. Dabei kommen in 95 Prozent aller Fälle Beamer und PowerPoint Folien zum Einsatz. Den meisten PowerPoint-Präsentationen merkt man nur allzu deutlich die Geburtswehen an, unter denen sie entstanden sind. Unter Zeitdruck, uninspiriert aus vorhandenen, oftmals veralteten Foliensätzen zusammenkopiert, unstrukturiert und ohne klare Botschaft entpuppen sie sich als wahre Alpträume für den Zuhörer. Und das Schlimme ist, dass viele Presenter davon überzeugt sind, dass ihre Präsentation „state of the art“ und professionell ist.

Präsentationen versetzen Zuhörer in Dämmerzustand

Dabei handelt es sich in aller Regel nur um reine Dokumentationen, deren Nutzen gleich Null ist. Die Präsentationen – mehr betreutes Lesen als spannender Vortrag – generieren ausschließlich Langeweile. Anstatt aufmerksam zuzuhören, schaltet der Zuhörer ab und geht in einen Dämmerzustand über, aus dem er erst mit dem Schlusswort des Presenters gerissen wird. Ohne klare Botschaft, ohne spannende Story und Dramaturgie verpuffen die meisten Präsentationen wirkungslos.

Schlechte Präsentationen verhindern Weiterentwicklung

Gerade im angebrochenen „Digital Age“ durchleben Unternehmen die größten Transformationsprozesse aller Zeiten. Und das Medium dieser Prozesse ist die Kommunikation. Eine lebendige, die Zuhörer überzeugende Präsentation, kann die erforderlichen Veränderungen im Unternehmen erfolgreich implementieren. Eine ineffiziente Präsentation kann erforderliche Veränderungsprozesse behindern oder sogar gänzlich verhindern. Kommunikation wird somit zum Erfolgsfaktor im „Digital Age“.

Die Präsentation wird zum „betreuten Lesen“

Aber nur zu oft münden die auch mit Unterstützung von Unternehmensberatern über Monate oder auch Jahre erarbeiteten Innovationen in ermüdenden PowerPoint Dokumentationen. Zu allem Überfluss müssen anschließend oft Tausende von Mitarbeitern diese Präsentationen über sich ergehen lassen. Anstatt die Dokumentation in eine auf die Bedürfnisse der Zielgruppe abgestimmte inspirierende Story zu übersetzen, wird die auf Basis von Power Point erstellte Präsentation den Zuhörern vorgetragen. Wobei man, um der Wahrheit die Ehre zu geben, sagen muss, dass die Charts in aller Regel einfach nur vorgelesen werden. Die PowerPoint Präsentation wird zum betreuten Lesen.

10 Minuten Aufmerksamkeits-Slot

Fundamentale Grundprinzipien einer zuhörerorientierten Präsentation werden einfach vernachlässigt. So wird nur zu oft vergessen, dass die Zuhörer dem Vortragenden nur maximal zehn Minuten folgen können. Dann benötigen sie entweder eine Pause oder einen neuen Impuls, z.B. ein Kurzvideo. Zudem ist es nicht möglich, gleichzeitig zuzuhören und Folien abzulesen.

Bei jeder Präsentation geht es letztendlich nicht darum, was der Redner dem Zuhörer vermittelt, sondern darum, was der Zuhörer mit nach Hause nimmt. Wenn der Zuhörer versteht, was er hört, und wenn er sich auch später noch daran erinnert und das Gehörte seine Art zu denken und zu handeln verändert, dann war die Präsentation ein voller Erfolg.

Zutaten für eine Präsentation, die Erinnerungswert schafft

Aber gerade in Deutschland wird vielfach die Chance vertan, sich die neuesten Erkenntnisse aus den Bereichen Neurobiologie, humanistische Psychologie, Drama und Rhythmus zu Nutze zu machen. Die Folge sind Fakten und Ergebnisse statt einer inspirierenden, spannenden, mit Passion vorgetragenen Story. Konkretheit, Glaubwürdigkeit, Überraschung, Emotionen, Einfachheit und eine gute Story sind die Zutaten für eine gute Präsentation.

Konkrete Beispiele aus der Praxis

Statt mit konkreten Beispielen und Bildern zu arbeiten, verstecken sich viele Presenter hinter abstrakten Wortungetümen. Konkrete Beispiele aus der Praxis werden aber leichter behalten und machen das Ziel transparent. Martin Schulz‘s Fehler war, dass er bislang in seinen politischen Aussagen viel zu abstrakt, zu ungenau war. Gerechtigkeit ist hierfür ebenso ein Beispiel wie optimale Kundenbindung. Ein Formel 1 Auto, ein Fahrrad, ein Apfel sind dagegen Dinge, die wir mit unseren Sinnen wahrnehmen können, sie sind konkret.

Ein bekannter Zusammenhang schafft Vertrauen

Vertrauen, ein wesentlicher Baustein für die Akzeptanz der Botschaft, gewinnt der Presenter, wenn er die Botschaft in einen dem Zuhörer bekannten Kontext setzt. Interesse und Aufmerksamkeit werden durch unerwartete, überraschende Bilder und Beispiele erweckt.

Eine Geschichte lebt durch Emotionen

Entscheidend sind auch die Gefühle, die der Presenter auslöst. Nichts bleibt nachhaltiger in Erinnerung und animiert zum Handeln als eine emotional fesselnde Geschichte. Nur was emotional verankert ist, bleibt im Gedächtnis hängen.

Nutzen für den Zuhörer schaffen

Die Konzentration auf das Kernthema verhindert, dass der Zuschauer während der Präsentation den Überblick verliert. Deshalb muss auch der Nutzen, die Benefits, für die Teilnehmer konkret herausgearbeitet werden (what`s in it for me?). Einfachheit beinhaltet dabei die Fähigkeit, das Unnötige wegzulassen, so dass das Notwendige für sich alleine spricht.

Körpersprache schafft größten Erinnerungswert

Zu sehr mit dem Inhalt ihrer Präsentation beschäftigt, übersehen viele Presenter darüber hinaus ein wesentliches Detail. Gerade einmal 7 Prozent des Inhalts einer Präsentation bleiben beim Zuhörer im Gedächtnis. Dagegen werden 55 Prozent der Botschaft über die Köpersprache und 38 Prozent über die Stimme vermittelt. Die Köpersprache, die Art wie wir stehen, uns bewegen, atmen und uns artikulieren, hat entscheidenden Einfluss auf den Erfolg einer Präsentation. Authentizität verleiht dem Presenter die Sicherheit, eine überzeugende Präsentation zu halten. Er ist im Kontakt mit sich, und damit im Kontakt mit Anderen/Zuhören/Audience und seine „ Bauchstimme" zeugen von Überzeugungskraft.

Zum Schluss noch ein konkretes Beispiel ”for an idea that sticks”:

Bei seiner Augurationsrede 1961 verkündete Kennedy, dass ein Amerikaner in einer Dekade auf dem Mond landen wird: Diese Idee blieb haften. Diese Vision vom neuen, jungen Präsidenten motivierte und begeisterte Millionen Amerikaner. Die Botschaft erreichte sie auch emotional. Die Amerikaner befanden sich im kalten Krieg. Die Russen hatten schon vor Jahren die Sputnik- Rakete ins All geschossen. Sie waren also den Amerikanern voraus. Das demütigte „das Land der unbegrenzten Möglichkeiten“! Für die Wirtschaft bedeutete das: Sell dreams not products!!! Diese Idee war auch “unexpectet“. Sie erzielte Aufmerksamkeit, denn sie kam völlig überraschend. Und der Weg zum Mond “is a long way“. Die konkrete Entfernung von der Erde zum Mond beträgt 384.000 km. Das entspricht der 8-fachen Erdumrundung. Jeder konnte sich bildlich vorstellen, welches weltweite Interesse und welche Anerkennung dieses Vorhaben bei Erfolg auslösen würde.

Zuhörer wollen eine Geschichte

Die Zuhörer wollen nicht nur Fakten und Produkte hören. Sie wollen Stories hören, mit denen sie sich identifizieren können. Ihre Zuhörer verfügen nur über eine knappe Aufmerksamkeitsspanne. Fokussieren Sie sich daher auf die drei Kernthemen, die den höchsten Impact für die Umsetzung haben. Arbeiten Sie klar die Benefits für die verschiedenen "Stakeholder" heraus.

Setzen Sie maximal drei bis fünf Folien mit maximal sechs Wörtern ein. Nutzen Sie professionelle Bilder und begrenzen Sie Ihre Vortragszeit auf maximal 12 Minuten.

Denn was heute zählt, ist die Kraft der Vorstellung von der Zukunft und die Fähigkeit sie überzeugend zu kommunizieren. So vermeiden Sie in ratlose und frustrierte Gesichter schauen zu müssen.

Reinhard F. Leiter, Berater und Executive Coach bei der SELECTEAM lehrt die Geheimnisse der Kommunikation in seinem SPEX-Seminar, SELECTEAM Presentation Excellence.