Wie E-Mails uns lähmen

Lassen Sie uns darüber sprechen, wie Sie Letzteres im Sinne der Produktivität erreichen.

Die größten Potenziale stecken da, wo etwas häufig passiert

Und E-Mails zählen definitiv zu etwas, das häufig – zu häufig – vorkommt.

Regelmäßig sind Entscheider erstaunt, wenn sie die tatsächliche Anzahl an E-Mail im Unternehmen kennen.

Was schätzen wir, wie viele E-Mails bekommt heute ein Mitarbeiter?

Wie viele E-Mails schreiben wir in Summe an unsere Kunden?

Schreiben Sie Ihre Schätzung einfach mal auf und gleichen Sie diese mit den tatsächlichen Zahlen ab! 

E-Mails sind kein Wissensmanagement!

E-Mails haben nichts, rein gar nichts mit Wissensmanagement zu tun.

Schon allein deshalb, weil Sie Zeitpunkt bezogen sind.

Und dennoch basiert der Löwenanteil unserer Unternehmenskommunikation auf E-Mails.

Sofern Sie entsprechende Datenbanken im Unternehmen einsetzen, analysieren Sie doch mal, wie häufig diese genutzt werden bzw. falls der Betriebsrat es zulässt, wer diese überhaupt nutzt.

Wir verlassen uns auf mundgerechte Stücke!

Kommunikation ist in vielen Fällen eine Bringschuld: „Mir hat ja keiner was gesagt!“

Und so kommt es, dass die Anzahl an „CC-Mails“ bei denen weitere Empfänger in Kopie genommen werden, explodiert.

Das hat einen Ursprung:

Für jede E-Mail, die wir schreiben, bekommen wir 1,5 – 2 zurück.

Prüfen wir doch einfach unsere Antworten auf folgende Fragen:

Wie viele E-Mails bekommen Sie pro Tag?

Wurden es mehr oder weniger in den letzten 12 Monaten?

Wie viel Zeit verbringen Sie mit E-Mails?

(Zum Teil bis zu 60% der Arbeitszeit!)

Wie oft schauen Sie in Ihre E-Mails?

Wie lange sitzen Sie an einer (wichtigen) E-Mail?

Sofern Sie jetzt schon das Gefühl haben, dort etwas optimieren zu können, so viel sei gesagt. Es geht nicht um Stunden, sondern um Tage Ihrer Lebenszeit, die Sie sich sparen können!

Sollten wir etwas ändern?

Jedes, absolut jedes Unternehmen, mit dem wir arbeiten bestätigt, dass dies ein dringendes Handlungsfeld ist.

Fast keiner geht dieses Handlungsfeld an!

Vor kurzem war eine Aussage zu hören: „Ja, das betrifft halt jeden Mitarbeiter!

Bitte formulieren wir das mal um: „Wow, jeder Mitarbeiter kann von einer neuen Struktur profitieren!“

Was sollten wir ändern?

Bevor wir „Optimierungsorgien“ starten, entwerfen wir bitte unser Zielbild – Wie soll das in einem Jahr aussehen? Was soll anders laufen?

Sonst besteht die enorme Gefahr, dass wir uns verzetteln. Ein Grund warum dieses Thema aufgeschoben wird.

Wie vielfältig die Handlungsfelder sind, sehen Sie hier:

• Wo sind Kunden-E-Mail-Adressen außerhalb des CRM?
• Wo werden Standard-E-Mails durch Mitarbeiter individuell geschrieben?
• Welche Regeln werden im Unternehmen gelebt?
• Welche Regeln brauchen wir?
• Entsprechen alle E-Mails unseren Qualitätsansprüchen?
• Wie schnell bekommt wer eine Antwort?
• Wie sind bei uns Vertretungsfälle geregelt? (DSGVO, Prokuristen)
• Verletzten wir ggf. unsere Dokumentationspflichten?
• Werden eingehende E-Mails selektiert und qualifiziert, bevor diese beim Service-Team landen? (E-Mail-Management)
• Welche zentralen Empfängerkreise / Postfächer gibt es?
• Wo kommt / kam es schon zu Doppelarbeit aufgrund von E-Mails?
• Welche Alternativmedien zur E-Mail sind effizienter? (z.B. direkte Arbeit online im Dokument)
• Welche technischen Aspekte müssen alle Mitarbeiter beherrschen? (Archivierung, Verschlüsselung etc.)