DSV Service aktualisiert OZG-Formularkatalog für die Verwaltung

Die DSV Service, ein Tochterunternehmen des Deutschen Sparkassenverlags und Expertin für Formularmanagement, hat eine neue Version ihres Formularkatalogs zur Umsetzung des OZG veröffentlicht.

Der aktuelle Katalog enthält bereits mehr als 150 fertige Online-Formulare, die von Verwaltungen auf kommunalen oder Länderebenen für die Umsetzung des OZG oder anderer E-Government-Vorhaben als Komplettangebot gebucht werden können. Bereits jetzt ist der Katalog an Full-Service-Formularen für die öffentliche Verwaltung der größte seiner Art und wird zudem von der DSV Service kontinuierlich um neue Formulare erweitert. Der Katalog der buchbaren Online-Formulare ist gegliedert nach Lebens- und Geschäftslagen und zeigt auch den jeweiligen Bezug zu den Leistungsnummern des bundesweit einheitlichen Leistungskatalogs der öffentlichen Verwaltung (LeiKa) auf.

DSV Service berät Verwaltungen bei Auswahl und Priorisierung

Die DSV Service kooperiert eng mit dem Kohlhammer Verlag, der die Formularinhalte liefert. Mit ihren Angeboten orientiert sich die DSV Service am konkreten Bedarf in der Verwaltung, der sich letztlich in den Stückzahlen im Papiergeschäft des Kohlhammer Verlags abbildet.

„Wir empfehlen den Verwaltungen mit den Leistungen zu beginnen, die hohe Fallzahlen haben, damit die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter schnell von der Entlastung durch die Online-Anträge profitieren. Zudem gibt es naturgemäß auch unter den Formularen Querbezüge und Abhängigkeiten, die es zu beachten gilt“, erläutert Peter Höcherl, Team Lead Forms Management bei der DSV Service und Experte für digitale Verwaltungsprozesse. „Natürlich können wir die Verwaltungen auch bei der Auswahl der Online-Formulare beraten und beziehen dabei die jeweiligen Verfahren und Systeme hinter den Online-Formularen mit ein.“

Verpflichtende Einführung des Standards XGewerbeanzeige 2.1 treibt Nachfrage

Zur Lebenslage Unternehmensstart & Gewerbezulassung bietet der Katalog aktuell 46 fertige Online-Formulare – von zahlreichen Erlaubnisanträgen über handwerksbezogene Eintragungen bis hin zur steuerlichen Erfassung. Aktuell verzeichnet die DSV Service eine erhöhte Nachfrage im Kontext von Gewerbeanzeigen. „Vermutlich nutzen viele Kommunen die Aktualisierung des XGewerbeanzeige-Standards auf die Version 2.1 zum 1. Mai dieses Jahres als Gelegenheit, hier moderne Online-Formulare einzuführen“, erklärt Höcherl.

Zum Stichtag 1. Mai 2020 müssen alle Kommunen An-, Um- und Abmeldungen eines Gewerbes nach dem bundesweit einheitlichen Datenstandard XGewerbeanzeige 2.1 vornehmen. Zum November wird dann die Version 2.2 des Standards verpflichtend. Hier zeigt sich der Vorteil von Online-Formularen als Service: Die Kommunen, die das Komplettangebot der DSV Service gebucht haben, brauchen sich um diese Änderungen nicht kümmern, da sie von der DSV Service geleistet werden. Gleichzeitig pflegen die Formular-Experten alle Online-Formulare auch inhaltlich. Ergeben sich Änderungen – beispielsweise durch gesetzliche oder verwaltungsrechtliche Vorgaben – werden die Online-Formulare aktualisiert und eingespielt.

Dabei entsteht – auch in anderen Lebenslagen – teilweise eine hohe Komplexität der Änderungen: Beispielsweise wird das Formular Antrag auf Erteilung einer Aufenthaltserlaubnis – Aufenthaltsgesetz (AufenthG) in zehn Sprachen vorgehalten und entsprechend komplex sind die Änderungsläufe. Zur Entlastung der Verwaltung werden diese komplett von der DSV Service geleistet. Hier zahlt sich die jahrelange Erfahrung der DSV Service als Dienstleister der Sparkassen-Finanzgruppe aus.

Mietbescheinigung als Demo für Interessenten

Ein weiteres häufig in Kommunen genutztes Formular ist die Mietbescheinigung zur Vorlage bei der Wohngeldbehörde. Dieses Online-Formular steht auf der Website der DSV Service auch als Demo zur Verfügung. So können sich Interessenten ein eigenes Bild von der digitalen Umsetzung eines spezifischen Formulars machen. Die Papierversion wurde für den Online-Einsatz in einen benutzerfreundlichen Formular-Assistenten umgewandelt. Formular-Assistenten bauen Hürden ab, indem sie den Nutzer interaktiv durch die individuell erforderlichen Bereiche führen. Sie erhöhen mit gezielter Hilfestellung und umfassenden Prüfungen die Qualität der eingehenden Daten in großem Maß und sorgen so für Effizienz in der weiteren Bearbeitung.

Formular-Assistenten funktionieren auf allen Endgeräten, sind an das Design der Verwaltung angepasst und einheitlich in Aussehen und Bedienung. Sie bieten ein homogenes und harmonisches Nutzererlebnis – auch dann, wenn sich dahinter Fachverfahren unterschiedlicher Hersteller und ein breites Spektrum an Verwaltungsprozessen verbergen.

„Wir zeigen in unserer Demo mehrere Beispiele, wie wir komplizierte PDF-Formulare in benutzerfreundliche Formular-Assistenten umwandeln, die Bürger und auch Nutzer in den Unternehmen begeistern“, erläutert Vera Knoop, Prokuristin der DSV Service. „Neben unserem Katalog an vorgefertigten Formularen im Full-Service bieten wir auch an, kundenindividuelle Formulare in dieser innovativen Form umzusetzen. Damit können unsere Kunden unattraktive Papierprozesse in effiziente Online-Prozesse wandeln.“

Weitere Informationen zum Full-Service für Online-Formulare: https://dsv-service.de/onlineforms

Zur Demo eines modernen Formular-Assistenten aus dem OZG-Katalog: https://dsv-service.de/demo