Mit „Profent“ alle Forschungsprojekte im Blick

Frage: Welche Besonderheiten kennzeichnen die Forschungsförderung?

Antwort: Zum einen sind Forschungsprojekte streng personalisiert. Das bedeutet beispielsweise, dass ein Mitarbeiter nicht so ohne weiteres für einen erkrankten Kollegen einspringen darf. Zum anderen müssen die Projekte über die gesamte Laufzeit Monat für Monat gleichmäßig und stetig abgewickelt werden. Diese strengen Vorgaben machen die Sache kompliziert und erfordern eine flexible Softwarelösung mit zentraler Datenhaltung.

Wie verwalten Forschungsinstitute ihre Projekte denn in der Regel?

Vor allem kleinere Forschungs- und Entwicklungseinrichtungen verwalten ihre Daten in riesigen Excel-Tabellen – oft in kleinstmöglicher Schrift, um alles auf einen Blick sehen zu können.

Mit Excel lassen sich die Daten doch aber gut strukturieren. Warum reicht das nicht?

Weil die Daten nicht auf einem Datenbankserver liegen. Um zum Beispiel einen Überblick über alle laufenden Projekte zu bekommen, müssten die benötigten Daten händisch aus den Tabellen herausgezogen und zusammengefasst werden – ein immenser Zeitaufwand. Ist ein Excel-Sheet in der Eile übersehen worden, wird die Zusammenfassung zudem fehlerhaft und damit unbrauchbar.

Was macht „Profent“ anders?

Alle Daten liegen auf einem sicheren zentralen Datenbankserver. Wer unsere Software nutzt, kann sich sämtliche Daten – einzeln oder verdichtet – in beliebigen Zusammenhängen auf Knopfdruck anzeigen lassen. „Profent“, muss man wissen, basiert auf der Software G2. Dabei handelt es sich um eine programmierfreie Anwendungsentwicklung zum Erfassen, Speichern und Reportieren von Daten. Das bedeutet, dass die Mitarbeiter mit Hilfe von Formularen und Listen beliebig komplexe Prozesse selbst abbilden können – ohne über Programmierkenntnisse zu verfügen. Sie arbeiten zudem unabhängig voneinander.

Wem nützt die neue Software?

Vor allem den Institutsleitungen. Sie müssen sich um die Kontrolle der laufenden Projekte kümmern und neue Vorhaben anschieben. Dank „Profent“ behalten sie den Überblick, denn sie können recherchieren und sich mit ein paar Klicks authentische, verdichtete Informationen über alle laufenden Projekte holen – zum Beispiel über die Auslastung der Mitarbeiter aufgeschlüsselt auf die einzelnen Monate. Damit lässt sich eine Überbilanzierung vermeiden. Freie Ressourcen werden rechtzeitig erkannt. „Profent“ erleichtert zudem eine Prognose über den voraussichtlichen Erlös eines Projekts. Denn mit der Software lassen sich auf einen Blick Soll- und Ist-Stand eines Projekts vergleichen und feststellen, welche Projekte in nächster Zeit abgerechnet werden können. Weil die Institutsleitungen mit „Profent“ selbst recherchieren können, sind sie im Übrigen nicht mehr auf die mündlichen Berichte ihrer Controller angewiesen.

Wer profitiert sonst noch von „Profent“?

Die Software erleichtert auch die Arbeit der Projektleiter. „Profent“ ermöglicht u.a., an bereits vorhandene IT-Systeme anzudocken. Die Projektleiter können z.B. die Stammdaten der benötigten Mitarbeiter mit der entsprechenden Qualifikation gleich aus der Personalabteilung importieren. Doppelte Datenhaltung wird so vermieden.

Auf einen Nenner gebracht spart die Software Zeit und Kraft, weil alle Daten wohlsortiert und für jeden nach Belieben abrufbar vorliegen, oder?

Genau – Zeit und Kraft, die viel besser in die Forschung investiert werden können.