tekom Dokupreis 2020 für Betriebsanleitung aus DOCUFY-Software

Der tekom-Dokupreis wird jedes Jahr ausgelobt, um herausragende Technische Dokumentationen aller Art auszuzeichnen. Damit will die Gesellschaft für Technische Kommunikation tekom das Thema Technische Dokumentation sowohl der allgemeinen wie auch der Fachöffentlichkeit in positiver Weise präsentieren und gleichzeitig das Bewusstsein für die Qualität von Anleitungen schärfen.

Um die preiswürdigen Dokumentationen zu ermitteln, werden alle eingereichten Anleitungen von unabhängigen Experten nach einem vorgegebenen Kriterienkatalog begutachtet. Ausgezeichnet werden Dokumentationen, die im Gutachtenverfahren die Note 2,0 (in deutschen Schulnoten) oder besser erhielten.

Preisträger ist in diesem Jahr MAN Truck & Bus SE. Das Unternehmen lieferte in 2019 fast 105.000 Fahrzeuge aus. Alle diese Fahrzeuge benötigen eine Betriebsanleitung, dazu Reparaturanleitungen für Werkstätten und Wartungsdokumentationen. Die Abteilung Customer & Service Documentation (SASC) bei MAN Truck & Bus wird von Stefan Gobitz-Pfeifer geleitet und besteht aus 25 Mitarbeitern. Sie sind verantwortlich dafür, dass die 500 bis 600 Seiten starken Betriebsanleitungen pünktlich zur Fahrzeugauslieferung fertig sind – und zwar in rund 30 Sprachen, darunter in Rechts-Links-Schriften (RTL) wie hebräisch.

Bevor MAN Truck & Bus (MAN) sich Anfang 2019 für den Einsatz des Redaktionssystems COSIMA enterprise von DOCUFY entschied, wurden die Dokumentationen noch in einem eigens für MAN entwickelten System erstellt. Das Format der Betriebsanleitungen ist wegen der Handlichkeit und guten Übersichtlichkeit dreispaltig im Querformat A5 gehalten, was jedoch herkömmliche Redaktions- und Gestaltungssysteme vor arge Herausforderungen stellt. Stefan Gobitz-Pfeifer sagt: „Das Layout für die Betriebsanleitungen musste stets aufwändig manuell nachbearbeitet werden. Eine Person war eine Woche lang mit der Gestaltung und exakten Bemaßung der Umschlagseiten mit Buchrücken beschäftigt.“

Buchrücken-Berechnung und Layout selbst in Right-to-left-Schrift durch DOCUFY Layouter automatisiert

Durch den Einsatz von COSIMA enterprise und DOCUFY Layouter werden die Betriebsanleitungen nun automatisch ins richtige Layout gebracht und selbst die Umschlagseite mit Buchrücken passend für die Dicke der Handbücher berechnet und erstellt. Gobitz-Pfeifer sagt dazu: „Für mein Team ist es eine große Erleichterung, dass diese aufwändige Maßarbeit jetzt vom Layouter übernommen wird. Sogar die große Herausforderung, die Betriebsanleitung in hebräischer Sprache layoutkonform zu erstellen, konnten wir in enger Zusammenarbeit mit dem DOCUFY-Team hervorragend lösen.“

Spitzenleistung in der tekom-Kategorie „Abbildungen“

Bei der Auszeichnung mit dem tekom Dokupreis freut sich Stefan Gobitz-Pfeifer neben der 1,9 für die gesamte Dokumentation besonders über die Note für das Kriterium „Abbildungen“: „Noch wichtiger als Texte sind in unserer visuell geprägten Welt Übersichtlichkeit, leicht verständliche Fotos, Zeichnungen und Grafiken. Bei der Gestaltung der Betriebsanleitung für unser neues Lkw-Modell war es uns deshalb besonders wichtig, den Nutzern durch passende und intuitiv verständliche Abbildungen ein schnelles Erfassen der Informationen zu ermöglichen. Dass die tekom-Jury den Bereich „Abbildungen“ unserer Betriebsanleitung mit der Schulnote 1,1 bewertet hat, freut uns deshalb ganz besonders.“

Die Softwarelösungen von DOCUFY

COSIMA go! ist das ausgereifte, sofort einsatzfähige und jederzeit an Kundenbedürfnisse anpassbare Redaktionssystem für alle Dokumentationsprozesse – egal, ob für Maschinen- und Anlagenbau, Mess- und Regeltechnik, Medizintechnik oder Software.
COSIMA enterprise ist das bewährte Standard-Redaktionssystem, das sich flexibel an Anforderungen anpassen und erweitern lässt. Kundenspezifische Informationsmodelle können mühelos konfiguriert werden, Bestandsdaten und vorhandene Datenstrukturen werden einfach übernommen.
DOCUFY Layouter ist eine sofort nutzbare Cloudlösung zur eigenständigen Gestaltung, Speicherung und Anpassung von Ausgabe-Layouts. Das Webinterface ist intuitiv bedienbar und benutzerfreundlich. Erstellte Layouts können direkt in COSIMA oder TopicPilot geladen werden.
DOCUFY Machine Safety ist die Spezialsoftware, mit der Unternehmen die Vorgaben der Maschinenrichtlinie umfassend und maximal effizient erfüllen. Die rechtskonforme Erstellung von Risikobeurteilungen zur CE-Kennzeichnung wird damit vereinfacht, beschleunigt und verbessert.
TopicPilot ist eine Out-of-the-box-Lösung zum einfachen Publizieren aller unternehmensweit verfügbaren Informationen auf mobilen Endgeräten, im Intranet und im Web. TopicPilot kann mit den vorhandenen Datenbeständen sofort eingesetzt werden. Eine leistungsfähige Volltextsuche ist wesentlicher Bestandteil der Anwendung.
Der DOCUFY CAx Quality Manager (DQM) ist das zentrale Tool zur Verbesserung der CAx-Datenqualität. DQM liefert Best-Practice-Checks, ist sofort einsetzbar und voll in NX von Siemens integriert.