Massgeschneiderte Cloud Lösung innerhalb kürzester Zeit erfolgreich umgesetzt

Wunsch nach modernem Zeiterfassungssystem

Die bisher genutzte Software zur Zeiterfassung entsprach nach langjährigem Einsatz nicht mehr den heutigen Anforderungen und Erwartungen der Mitarbeiter sowie des Managements. Hinzu kam, dass die Softwarebetreuung und -aktualisierung aufgrund eines Nachfolgeproduktes vom Anbieter zum Jahresende gekündigt wurde. Aus dem Wunsch nach einem moderneren Zeiterfassungssystem wurde ein nahezu unumgänglicher Entschluss: Fehlende Automatismen, bestehende Performanceprobleme und unzureichende Systemprüfroutinen standen den Anforderungen an ein zeitgemäßes Workforce Management im Wege und sollten durch ein neues, flexibleres System abgelöst werden, das direkt und automatisch mit dem eingesetzten Personalwirtschaftssystem OK.PWS von der AKDB AöR kommuniziert. Eine weitere Anforderung war, dass die neue Zeiterfassung als Cloud Lösung betrieben werden kann.

Langjährige Partnerschaft mit der AKDB

Auf der Suche nach einem neuen Zeiterfassungssystem, sprach man deshalb zunächst mit der AKDB. Die AKDB, Anstalt für Kommunale Datenverarbeitung in Bayern AöR, und deren Tochterunternehmen Komm-IT GmbH, sind einer der wenigen deutschlandweiten Spezialanbieter von Kommunalsoftware und gleichzeitig Marktführer in diesem Bereich. Die AKDB ist außerdem Premium-Partner von ISGUS. Beide Unternehmen arbeiten seit vielen Jahren sehr eng und vertrauensvoll zusammen, was sich darin äußert, dass die ISGUS Lösung ZEUS® und das System OK.PWS von der AKDB in idealer Weise miteinander kommunizieren und Stammdaten, Kalenderdaten und Zeitwerte automatisch und bidirektional ausgetauschen werden können. So entsteht ein durchgängiger digitaler Prozess, der sich nahtlos durch alle HR-Prozesse zieht.

Von der langjährigen Partnerschaft profitiert nun auch die IKK classic, denn auf diese Weise können Synergieeffekte genutzt und die manuelle Datenerfassung deutlich reduziert werden, wie Claudia Strunck aus dem Projektteam der IKK classic berichtet: „Die kombinierte Lösung von OK.PWS und ZEUS® bedeutet für uns eine einmalige Erfassung von Personalstammdaten und Fehlzeiten im jeweils führenden System. Wir konnten darüber hinaus die manuelle Bearbeitung von mehr als 1.000 Formularen je Quartal einstellen. Zudem ist eine separate Datenhaltung bestimmter Zeitdaten in Excel nicht mehr erforderlich, da es dafür eine softwareseitige Lösung gibt.“

Straffer Zeitplan

Nach einer Kick-Off-Veranstaltung Ende Mai 2018 und weiteren, vertiefenden Gesprächen, konnte das Projekt gestartet werden. Der von der IKK classic vorgegebene zeitliche Rahmen von 7 Monaten bis zum „go live“ erforderte ein professionelles Projektmanagement. Im gemeinsam definierten Projektplan wurden Arbeitspakete definiert, Zuständigkeiten geklärt und Termine festgelegt. Die für die Abstimmung, das Customizing und die Tests zur Verfügung stehende Zeit erforderte eine engagierte, vertrauensvolle sowie zielorientierte Zusammenarbeit aller Projektbeteiligten. Mit dem Projektteam der IKK classic, unter der Leitung von Heiko Spilker, dem ISGUS-Team aus Ansprechpartnern vom ISGUS Hauptsitz in Villingen-Schwenningen und der Niederlassung in Erfurt sowie der AKDB waren bis zu 12 Personen mit der Vorbereitung und Durchführung der einzelnen Teilprojekte eingebunden. Bei Bedarf wurden weitere Experten aus dem Personalbereich der IKK classic, der IT und dem ISGUS-Rechenzentrum hinzugezogen, sodass der Termin zum „Go-Live“ am 01.01.2019 zu jedem Zeitpunkt gesichert war.

Vorangehende Datenimporte

Besonders geschätzt wurden die vielfältigen Möglichkeiten die ZEUS® bietet, um Daten und Modelle zu importieren, erinnert sich Claudia Strunck: „Wir haben ein großes Entgegenkommen bei der Initialisierung und Einführung von ZEUS® erlebt.

Insbesondere die Zusammenarbeit bei den vorangehenden Datenimporten der Stammdaten, Personalstammdaten, Modellen sowie deren Verknüpfung haben die zeitliche Umsetzung und damit den Projekterfolg maßgeblich beeinflusst.“ Insgesamt wurden rund 250 Schichtpläne, über 500 Tagespläne, mehr als 850 Rollen und mehr als 8.000 Personendatensätze importiert.

Individuelle Anforderungen

Wie flexibel und individuell das System ZEUS® wirklich ist, zeigt sich erneut in diesem Projekt. Die IKK classic pflegt ihre Personalstammdaten und abrechnungsrelevanten Fehlzeiten, wie beispielsweise Arbeitsunfähigkeit und Elternzeit, grundsätzlich in OK.PWS. Weitere Fehlzeiten, wie Gleitzeit oder Urlaub, werden mit Hilfe des Webworkflows wiederum im Zeiterfassungssystem ZEUS® gepflegt. Durch die bestehenden Schnittstellen zwischen OK.PWS und ZEUS® findet ein täglicher Austausch dieser Daten statt. Auf diese Weise können termingebundene Stammdatenveränderungen in beiden Systemen berücksichtigt werden. Auch diesen Wunsch setzten die AKDB und ISGUS perfekt und schnell um. Zufrieden über den reduzierten Arbeitsaufwand berichtet Claudia Strunck: „Die erweiterte Schnittstelle ermöglicht es uns, nur noch die Daten manuell anzupassen, die bei Personalneuanlagen, -änderungen oder -beendigungen unbedingt notwendig sind.“

Erfolgreiche Umsetzung in der ISGUS Cloud

Die wenigen und dennoch intensiven Monate zur Vorbereitung auf die Liveschaltung des Systems haben sich am 01.01.2019 schließlich ausgezahlt. Üblicherweise werden Mitarbeiter eines Unternehmens dieser Größe nach und nach in das neue System transferiert, nicht aber bei dem Projekt der IKK classic. 

Gleich mehrere Gründe sprachen für einen ganzheitlichen Wechsel aller Mitarbeiter auf das neue System. Der fehlende Support aufgrund der Abkündigung des Altsystems war nicht der einzige Grund für die Entscheidung. „Das neue System unterscheidet sich in unseren Einstellungen für die Zeitrechnung. Wir wollten daher allen Mitarbeitern einheitlich zum 01.01.2019 ermöglichen mit ZEUS® zu arbeiten. Außerdem gibt es bei der IKK classic seither kein einziges Zeiterfassungs-Terminal mehr. Alle Mitarbeiter buchen an ihrem Bildschirm über das Internet. „Mein ZEUS®“ bietet dabei allen Mitarbeitern auf einen einzigen Blick alle aktuellen Informationen über ihre Buchungen, den Urlaubskalender und die Zeitkonten.

Wir haben uns für die Cloud-Lösung entschieden und erfreuen uns an der hohen Verfügbarkeit, die das ISGUS eigene Rechenzentrum bietet, ohne dass wir uns selbst ständig mit der Administration, mit Hardwarefragen, Serverumzügen, Release-Updates etc. beschäftigen müssen. Die Performance ist spürbar verbessert und die häufigen, störenden Systemlogouts wie im Altsystem sind für unsere Beschäftigten nicht mehr existent“, erklärt Claudia Strunck.

Nicht zuletzt hat auch der modulare Aufbau von ZEUS® überzeugt, so dass die IKK classic ihre maßgeschneiderte Lösung um das Modul der Kostenstellenerfassung erweitern möchte.