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Seit Beginn des digitalen Zeitalters sind die Möglichkeiten von Innovation, Kommunikation und geschäftlichem Erfolg in vorher nie denkbare Höhen gewachsen. So rasant sich Potenziale auftun, so schnell müssen sich auch Vorschriften und Richtlinien den neuen Gegebenheiten anpassen. Die Geschwindigkeit dieser Veränderungen stellt Unternehmen vor zusätzliche Heraus­forderungen, die nur mit einem effektiven Richtlinienmanagement bewältigt werden können.

Officebasierte Dokumentenverwaltung bietet zu wenige Vorteile

Möchte man an den Word-Dokumenten zur Richtlinienverwaltung festhalten, können Abläufe rund um die Erstellung, Verteilung, Schulung, Kontrolle und Auswertung vereinfacht werden. Der Inhalt der Richtlinie bleibt jedoch eine «Black Box» – der Versionsvergleich muss manuell gemacht und auf kollaboratives Arbeiten und eine Volltextsuche rund um die Richtlinieninhalte muss verzichtet werden oder im Umfeld von Office-­Lösungen erfolgen.

Webbasierte, ablauffähige Inhaltsformulare überwinden alle Systemgrenzen

Unternehmen in dynamischen Branchen und komplexen Strukturen haben schnell die Chancen des digitalen Richtlinienmanagements erkannt. Sie nutzen webbasierte Inhaltsformulare mit spe­zifischen Workflows, um das ganze Potenzial der Digitalisierung ausschöpfen zu können. Systemgrenzen von Geräten, Betriebssystemen und Office-­Lösungen können einfach überwunden werden.

«Mehrstufige Freigabe­-Workflows, ver­schachtelte Dokumente und die Richtlinienver­teilung über Nachweise haben sich als Best Practice etabliert», sagt auch Kurt Gailer, Leiter Kunden­beratung bei der IMS Integrierte Management­systeme AG. Unternehmen, die ein workflowba­siertes Richtlinienmanagement nutzen, sind «schneller am Ziel».

Den kompletten, in der Fachzeitschrift «MQ» publizierten Fachartikel können Sie als PDF lesen.

Über die IMS Integrierte Managementsysteme AG

IMS Integrierte Managementsysteme AG ist als zukunftsorientierte Managementsystemspezialistin auf dem nationalen und internationalen Markt etabliert. Mit über zehn Jahren Erfahrung bietet sie neben der Softwarelösung IMS PREMIUM ein umfangreiches Know-how in der Implementierung von integrierten Managementsystemen im Risiko-/Kontrollmanagement, Kennzahlenmanagement, Governance/Compliance-Themen, sowie im Prozess- und Qualitätsmanagement. Ihre Lösungen im Bereich der Digitalisierung von Prozessen erfüllen aktuellste Bedürfnisse nach mehr Automatisierung und ablauffähigen Prozessen und Formularen. Dank dem modularen Aufbau kann sich die Software verändernden Bedürfnissen anpassen und eignet sich für Unternehmen und Organisationen unabhängig von Branche, Grösse oder Anzahl Standorten.

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