Einfache Anleitung für die Vereinsverwaltung

Eine Registratur einrichten
Ein sehr wichtiger Schritt in der Vereinsverwaltung ist die sogenannte Registratur. Hierbei handelt es sich um die Verwaltung aller wichtigen Vereinsdokumente. Die Registratur ist besonders wichtig, da sie dafür sorgt, dass alle wichtigen Schriftstücke wiedergefunden und sicher aufbewahrt werden. Für die Vereinsverwaltung ist sie daher unerlässlich und sollte oberste Priorität besitzen. Besonders Dokumente wie Sitzungsprotokolle, Schriftverkehr, Satzungen und wichtige Steuerdokumente gehören zu diesen Schriftstücken. Je nach Größe des Vereins kann die Anzahl der dieser Dokumente relativ groß sein, weswegen sich eine entsprechende Ordnung empfiehlt. Hier kann besonders bei hohem Aufkommen von Dokumenten das ganze zu digitalisieren, um einen einfacheren und übersichtlicheren Zugriff darauf zu haben.

Die richtige Software wählen
Nun sollte sich um eine entsprechende Verwaltungssoftware für Vereine gekümmert werden. Hier gibt es mittlerweile etliche Angebote von unterschiedlichen Herstellern. Diese bieten mal mehr mal weniger Funktionsumfang an und reichen von sehr günstig bis sehr teuer. Welches Programm der Verein für seine Verwaltung schlussendlich nimmt, liegt ganz alleine bei ihm. Hier muss jeder selbst wissen, auf welche Funktionen es ihm ankommt und wie hoch die Kosten sein dürfen. Wichtig ist, dass diese Software alles nötige für den individuellen Zweck bietet. Um die Nutzung einer solchen Software für die Vereinsverwaltung kommt man heutzutage auch nicht mehr herum.

Die Verteilung der Aufgaben
Nachdem die richtige Software für die Verwaltung gewählt wurde, gilt es nun die Aufgaben zu verteilen. Die Verwaltung des Vereins erfolgt nicht durch eine einzelne Person, sondern wird von verschiedenen Mitgliedern, welche in unterschiedlichen Gebieten tätig sind, erledigt. Hier sollte unbedingt darauf geachtet werden, dass jeder die Tätigkeit erledigt, welche auch zu ihm passt. Ein Vereinsmitglied mit Dyskalkulie beispielsweise eignet sich nicht unbedingt als Schatzmeister. Besonders für verwaltungstechnische Aufgaben sollte jemand mit beruflicher Erfahrung eingesetzt werden. Diese Aufgabenbereiche können je nach Größe des Vereins einen sehr großen Aufwand erzeugen und Menschen ohne entsprechendes Hintergrundwissen schnell überfordern.

Eine ordentliche Buchhaltung führen
Auch bei der Verwaltung eines Vereins sollte großer Wert auf eine lückenlose und sorgsame Buchhaltung gelegt werden. Besonders Vereine, die mit großen Geldsummen hantieren, brauchen dringend eine korrekte Buchhaltung. Hier müssen alle Gewinne und Verluste klar und deutlich aufgezeichnet und protokolliert werden. Auch der Einsatz eines Kontenrahmens kann in vielen Fällen als sinnvoll erachtet werden. Aus diesem Grund gibt es speziell für Vereine und Stiftungen einen gesonderten Kontenrahmen.

Das Einkaufswesen
Auch in einem Verein steht früher oder später die Anschaffung von verschiedenen Dingen an. Explizit bei der Gründung eines Vereins sind unter Umständen einige Neuanschaffungen zu tätigen. Diese sollten ebenfalls protokolliert und verwaltet werden, weswegen auch dieser Punkt einen großen Teil der Vereinsverwaltung ausmacht. Hier gilt es Preise zu vergleichen, Angebote einzuholen und Bedarfslisten zu erstellen. Auf dieser Liste sollten alle benötigten Mittel und Dienstleistung sorgfältig aufgelistet werden. Zusätzlich sollte auch darauf geachtet werden, dass ausreichend finanzielle Mittel für diese Beschaffungen vorhanden sind. Wer als Verein hier weitere Unterstützung benötigt, der kann sich gerne an die Spezialisten der PLF Consult GmbH wenden. Diese Beraten jeden Verein gerne und unterstützen diese bei komplizierten Verwaltungstätigkeiten.

Die Mitglieder
Vor allem die Arbeit mit den Mitgliedern ist bei der Vereinsverwaltung besonders wichtig. Hier gilt es entsprechende Mitgliedsausweise zu beschaffen und sich um die anfallenden Beiträge zu kümmern. Sollten die Mitgliedsbeiträge nicht pünktlich auf dem Vereinskonto eingetroffen sein, dann müssen Mahnungen verfasst werden. Zu guter Letzt ist der Datenschutz, also die Aktualisierung der Mitgliederdaten, ebenfalls enorm wichtig.