Eine externe Telefonzentrale: die professionelle Alternative für international agierende Unternehmen

Sowohl im privaten als auch im geschäftlichen Bereich nimmt die Relevanz von Smartphones immer mehr zu. Eine Erreichbarkeit von nahezu 24 Stunden am Tag ist in manchen Branchen bereits Standard. Dementsprechend haben sich die Erwartungen der Verbraucher auch in diese Richtung entwickelt; wer selbst allzeit erreichbar ist, erwartet das auch immer mehr von Unternehmen. Zumindest während der Geschäftszeiten wird erwartet, dass immer ein Ansprechpartner erreichbar ist. Oft wird diese Erwartung jedoch auch auf die Wochenenden und außerhalb der Geschäftszeiten ausgeweitet. Und obwohl die Kommunikation zwischen Mensch und Maschine auf dem Vormarsch ist, präferiert der Großteil der Kunden ein persönliches Gespräch mit fachkundigen Mitarbeitern. Der Kundenservice und mit ihm vor allem die telefonische Erreichbarkeit eines Unternehmens entscheidet vielfach darüber, ob neue Kunden gewonnen und bisherige Kunden gebunden werden können.

Telefonische Erreichbarkeit stellt eine Herausforderung für Unternehmen dar

Das Hamburger Marktforschungsinstitut fand in einer Studie aus dem Jahr 2016. heraus, dass 59 Prozent der Anrufenden auflegen, wenn während der Geschäftszeiten nur der Anrufbeantworter zu erreichen ist. Telefonische Erreichbarkeit zu garantieren, ist also essenziell für Unternehmen. Ein hohes Anrufvolumen gehört für viele Unternehmen bereits zum Tagesgeschäft dazu. Aufgrund der immer öfter breit gefächerten Wertschöpfungsketten und dadurch, dass Unternehmen vermehrt international agieren und kooperieren, wird das jedoch erschwert.

Teile der Wertschöpfungskette oder der Kundenbasis in mehreren Staaten zu haben, bringt für Unternehmen vielseitige Herausforderungen mit sich und verschiedene Zeitzonen erschweren das gemeinsame Arbeiten. Unterschiedliche Geschäftszeiten je nach Land sind üblich, allerdings sind Überschneidungen derer aufgrund von verschiedenen Zeitzonen nicht der Regelfall. Wenn Kunden, aber auch Vertriebspartner aus Übersee mit dem Unternehmen in Kontakt treten oder Zulieferungen sowie der Einkauf international vernetzt stattfinden, ist die ständige telefonische Erreichbarkeit keine einfache Aufgabe mehr.

Wie international vernetzte Unternehmen diese Aufgabe meistern

Verpasste Anrufe sind weit mehr als nur ärgerlich, denn sie versprechen oft einen Verkauf und potenzielle Kunden. Nun stellt sich die Frage, wie international agierende Unternehmen diese telefonische Erreichbarkeit sicherstellen können. Dabei gibt es verschiedene Möglichkeiten, wie beispielsweise ein eigenes Sekretariat oder aber ein internes oder externes Call Center. All diese Optionen sind jedoch mit hohem finanziellem Aufwand sowie der Schwierigkeit, richtige Mitarbeiter, die das Unternehmen kompetent und persönlich vertreten, verbunden. Zudem ist bei einem hohen Anrufvolumen nicht unbedingt gewährleistet, dass im Sekretariat zu jeder Zeit alle Anrufe entgegengenommen werden können. Keine dieser Optionen bietet eine optimale Lösung, die Unternehmen kosteneffizient eine 24/7 Erreichbarkeit garantiert, die Anrufer gleichzeitig individuell und kompetent betreut.

Die Lösung: Externe Telefonassistenz für die Erreichbarkeit über Zeitzonen hinweg

Eine weitere Option, um auch Anrufern von Übersee telefonische Erreichbarkeit zu garantieren, ist eine professionelle Telefonassistenz. Dieser Service deckt die Anrufannahme sowie, wenn gewünscht, eine Anrufweiterleitung und das Terminmanagement im Unternehmensnamen ab.

Dabei ist der Service flexibel auf individuelle Unternehmensansprüche anpassbar. So kann eine externe Telefonzentrale zum einen als umfassende Hotline für alle eingehenden Anrufe genutzt werden. Zum anderen kann der Service lediglich unterstützend zugeschaltet werden, wenn das interne Sekretariat durch ein hohes Anrufvolumen ausgelastet ist oder Anrufe aus Übersee mit den inländischen Geschäftszeiten kollidieren würden.

Speziell geschulte Mitarbeiter fungieren so als erste, persönliche Ansprechpartner für Anrufer zu jeder Tages- und Nachtzeit. Internationale Anrufer werden zudem auf Englisch empfangen, sodass sich kein Anrufer mit einem unpersönlichen Anrufbeantworter zufriedengeben muss und Unternehmen langfristig die Kundenzufriedenheit erhöhen.

Außerdem erhalten sie eine strukturierte und einfache Zusammenfassung der Anliegen aller Anrufer, die sie außerhalb ihrer Geschäftszeiten verpasst haben und können so alle Belange entsprechend abarbeiten. Durch regelmäßige Qualitätschecks können Unternehmen sich jederzeit vergewissern, dass ihre Anrufer wie gewünscht betreut werden. Diese Win-Win-Situation lässt sich dabei einfach durch Anbieter, wie z.B. starbuero.de erreichen. Diese bieten eine Telefonassistenz, die nur dann bezahlt werden muss, wenn der Service auch wirklich genutzt wird. Durch eine sekundengenaue Abrechnung und ohne Vertragslaufzeiten können Unternehmen den Service stets flexibel und transparent nutzen.

Unternehmen, die international vernetzt agieren, gewährleisten so kostengünstig und gleichzeitig professionell, dass Anrufer zu jeder Tageszeit aus jedem Land einen Ansprechpartner haben und sich allzeit persönlich und kompetent betreut fühlen. Eine externe Telefonzentrale ist also eine echte Alternative für Unternehmen, um abseits von Sekretariat und Callcenter-Diensten eine sichere Erreichbarkeit für Kunden gewährleisten zu können. Dadurch werden erhebliche Kosten eingespart, die Kundenzufriedenheit und Chance auf Neukundengewinnung über Ländergrenzen hinweg erhöht und Mitarbeiter deutlich entlastet.