Mobility im Service richtig angehen

Die aktuelle IDG-Studie Cloud ERP 2021 zeigt, dass mobile Endgeräte in Unternehmen eine zunehmend wichtige Rolle spielen – nicht zuletzt im Service. Die Entscheidung für ein Cloud-ERP-System fiel bei mehr als zwei Dritteln der Befragten vor allem deshalb, um mit Mobile Devices jederzeit und überall Zugriff auf ERP-Funktionen und -Daten zu haben.

Der Software-Hersteller proALPHA gibt 8 Tipps, wie Unternehmen ihren Service zukunftssicher gestalten – digital und mobil

1. Digital statt analog

Das papierlose Büro gilt als Arbeitsplatz der Zukunft, doch noch immer setzen viele Unternehmen auf analoge Belege und handschriftliche Notizen zu ihren Vorgängen. Um Ressourcen zu sparen und interne Abläufe zu beschleunigen, lohnt sich der Schritt hin zu mobilen, digitalen Anwendungen. So finden Mitarbeiter*innen beispielsweise alle Formulare und Checklisten gesammelt an einem Ort – jederzeit abrufbereit für den nächsten Auftrag.

2. Vorhandene Infrastruktur nutzen

Die Umstellung auf mobiles Arbeiten bedeutet nicht, dass bisher genutzte Hardwareausstattung überflüssig wird. Denn häufig lassen sich vorhandene Smartphones, Tablets und Co. auch für Mobility im Service nutzen. Idealerweise gibt es bereits eine detaillierte Übersicht zu den einsatzfähigen Mobilgeräten und deren technischer Ausstattung. So können Unternehmen schnell prüfen, ob sie die Anforderungen erfüllen und bestenfalls Kosten sparen.

3. Prozessdaten ad hoc liefern

Wer seinen Kunden verschiedene Servicemodelle anbietet, sollte jede Position exakt definieren und den gesamten Prozess zentral hinterlegen. Ob zeit- oder laufzeitabhängige Wartung für Maschinen, individuelle Supportcalls oder spontane Serviceaufträge, die sich erst beim Kunden vor Ort ergeben – für jede Aufgabe sind valide Daten unverzichtbar. Mithilfe mobiler Endgeräte und einer ERP-Lösung erfolgt die Dateneingabe orts- und zeitunabhängig. Wichtigste Voraussetzungen: Kontextabhängiger Zugriff auf die notwendigen Informationen und eine einfache Benutzeroberfläche, die den Mitarbeiter*innen die Arbeit erleichtert.

4. Digitale Einsatzplanung als Testballon

Mit dem ersten Schritt in Richtung Digitalisierung in der Disposition können Unternehmen ihre Disponent*innen mithilfe durchgängiger digitaler Lösungen entlasten. Diese berücksichtigen unter anderem Feiertage und Abwesenheiten sowie individuelle Kenntnisse und Zertifizierungen, die für die jeweiligen Tätigkeiten notwendig sind. Grafische Karten- und Routendarstellungen unterstützen optisch bei der optimalen Ressourcenauslastung – so sind Unstimmigkeiten auf einen Blick erkennbar. Ist die Planung abgeschlossen, erreichen die Verantwortlichen dank Mobility alle Techniker*innen und Mitarbeiter*innen schnell und durchgängig.

5. Integration intensivieren

Für funktionsfähige digitale Prozesse müssen die mobilen Geräte und das Service-Modul des ERP-Systems lückenlos integriert werden. Nur so ist es möglich, relevante Informationen ad hoc abzurufen, Dokumentationen schnell und einfach einzupflegen sowie Materialverbräuche und Zeitbedarfe direkt für die Rechnungsstellung zurückzumelden. Auch für vor- und nachgelagerte Systeme sollten idealerweise medienbruchfreie Informationsflüsse gewährleistet sein – zum Beispiel für die Arbeitszeitplanung aus Ihrer Zeitwirtschaftssoftware.

6. Mit mobilen Endgeräten einfach dokumentieren

Zu den gängigsten Aufgaben im Service zählt die Mangelbehebung beim Kunden vor Ort. Mit schnellen Vorher-nachher-Aufnahmen per Foto oder Video lassen sich die geleisteten Arbeiten ganz einfach dokumentieren. Das erleichtert auch den Techniker*innen die Vorbereitung auf mögliche Folgetermine. Dafür eignet sich der Einsatz mobiler Endgeräte wie Smartphone oder Tablet, die das Bildmaterial direkt in das Dokumenten-Management-System übertragen und mit dem passenden Projekt verknüpfen. So wird bei jedem Auftrag wertvolle Arbeitszeit gespart, die sich über Wochen und Monate summiert.

7. Online und offline mobil arbeiten

Eine leistungsstarke Netzwerkverbindung ist für ein erfolgreiches Mobility-Projekt mit Echtzeit-Datenübertragung unverzichtbar. Doch was passiert, wenn die Mitarbeiter*innen in Hochsicherheitsbereichen oder Kellern ohne Netzabdeckung arbeiten? Damit die eingegebenen Daten nicht verlorengehen, sind Mobil-Lösungen ideal, die einen Offlinebetrieb unterstützen. Diese speichern die erfassten Informationen und übertragen sie automatisch, sobald die Verbindung zum Netzwerk wiederhergestellt ist.

8. Spezifische Kennzahlen entwickeln

Neben den operativen Vorteilen schafft Mobility im Service auch eine Basis für fundierte Entscheidungen im Management. Alle relevanten Daten sind dank der Digitalisierung in Echtzeit zentral verfügbar und können beispielsweise von der Geschäftsführung genutzt werden, um weitere Anpassungen im Serviceangebot vorzunehmen oder strategische Weichen für die Entwicklung neuer Produkte und Dienstleistungen zu stellen.