Entsendung: Was ist dabei zu beachten?

Eine Dienstreise zum Kundengespräch nach Innsbruck, ein Teamevent in Brüssel oder der Aufbau einer Produktionsanlage in Zagreb: So vielfältig die Gründe für einen Aufenthalt im Ausland sind, so unterschiedlich ist auch die Gestaltung der Mitarbeiterentsendung. Je nach Anlass, Projekt, Zeitraum und vor allem Land, in dem die Beschäftigten vorübergehend arbeiten sollen, müssen Unternehmen einige Formalitäten ganz genau im Auge behalten.

Sozialversicherung im Blick

Im Sozialversicherungsrecht ist dann von einer Entsendung die Rede, wenn ein Arbeitnehmer befristet im Ausland arbeitet. Und Vorsicht: Wer auch nur einen Tag für ein Kundengespräch im Ausland arbeitet, gilt als entsendet.

Um zusätzliche Sozialversicherungsbeiträge im Gastland zu vermeiden, müssen Unternehmen deshalb auf eine Entsende-Bescheinigung für ihre Mitarbeiter achten. Diese A1-Bescheinigung für Entsendungen ins EU/EWR-Ausland oder in die Schweiz müssen Reisende immer mit sich führen. „Die Zollbehörden kontrollieren das, besonders häufig beispielsweise in Österreich und in Frankreich“, erklärt Ecovis-Steuerberater Gunnar Sames in Freilassing. „Wir hatten schon Fälle, bei denen der Zoll die Gästelisten im Hotel geprüft hat. Wer auf Firmenkosten übernachtet hat, wurde kontrolliert.“ Wer dann keine Entsende-Bescheinigung vorweisen kann, dem drohen empfindliche Strafen von bis zu 2.000 Euro pro Mitarbeiter. Innerhalb der EU gilt zudem: Dauert die Entsendung nicht länger als 24 Monate und löst der Arbeitnehmer keine andere Person im Ausland ab, so bleibt es bei der Sozialversicherungspflicht in Deutschland. Für Länder außerhalb der EU gelten zum Teil andere Regeln.

Vermeiden Sie eine ungeplante Betriebsstätten-Gründung

Große Unternehmen verfügen häufig über ein weltweites Netzwerk an Niederlassungen. Arbeitet ein Mitarbeiter in einer Niederlassung im Ausland, ist die dortige Personalabteilung für ihn zuständig: Den Lohn zahlt die ausländische Niederlassung, die Lohnsteuer wird entsprechend im Gastland fällig.

Sollte ein Mitarbeiter jedoch in ein Land entsendet werden, in dem es bislang keine eigene Betriebsstätte gibt, ist Vorsicht geboten. „Es reicht schon aus, ein Büro zu mieten, um unabsichtlich eine Betriebsstätte zu gründen“, erklärt Sames, „aber auch ein Aufenthalt von mehr als sechs Monaten kann dazu führen – mit erheblichen Konsequenzen“. Denn der dortige Fiskus fordert Ertragsteuern, und zwar rückwirkend. Dazu kommt noch der nicht zu unterschätzende Verwaltungsaufwand.

Vorsicht vor Doppelbesteuerung

Wo gearbeitet wird, sind Steuern zu zahlen. Diesen Grundsatz schränken nur die Doppelbesteuerungsabkommen ein. In vielen Ländern greift etwa die 183-Tage-Regel für den Fall, dass das Unternehmen selbst nicht im Gastland ansässig ist, der Lohn folglich auch nicht von einer Betriebsstätte vor Ort bezahlt wird. Es gibt aber Ausnahmen: In den Niederlanden beispielsweise beziehen sich die 183 Tage auf das Kalenderjahr, in Großbritannien wiederum auf einen kontinuierlich zu prüfenden Betrachtungszeitraum von zwölf Monaten. „Wer nicht doppelt Steuern auf den Lohn zahlen will, sollte genau klären, was im Gastland gilt“, warnt Sames und ergänzt: „Auch die Pflichten zum Lohnsteuereinbehalt und zur Lohnsteuerabführung sind zu prüfen.“

Personalverantwortliche müssen also genau klären, ob die Steuer des entsendeten Arbeitnehmers von dessen Lohn einbehalten und direkt an das ausländische Finanzamt zu zahlen ist oder ob der Mitarbeiter für seine Steuerpflichten selbst verantwortlich ist.

Arbeitsrechtliche Aspekte beachten

Je größer das Unternehmen, desto wichtiger ist eine einheitliche Vorgehensweise bei Entsendungen. „Es sollte also arbeitsvertragliche Vereinbarungen geben, die für alle Mitarbeiter gelten – und die auch falls nötig mit dem Betriebsrat abgestimmt sind“, sagt Anne-Franziska Weber, Rechtsanwältin bei Ecovis in München. Hier sind Entsenderichtlinien hilfreich. Sie klären alle Fragen zu zeitlichen Befristungen, Auslandszuschlägen, Schulgeldern, vorbereitenden Sprachkursen, Wohnhilfen oder auch Reisekosten und Rückrufklauseln.

Darüber hinaus müssen Personaler natürlich auch die Arbeits- und Beschäftigungsbedingungen im Gastland beachten. Denn entsendete Mitarbeiter haben nicht nur Anspruch auf den örtlichen Mindestlohn, sondern – dauert die Entsendung länger als zwölf Monate – auch auf alle sonstigen Entgeltbestandteile, die das nationale Recht am Arbeitsort festschreibt. Dazu gehören auch Regelungen zur Lohnfortzahlung an Feiertagen oder zur Elternzeit, die von deutschen Vorschriften abweichen können. Wird der Mitarbeiter in ein Land außerhalb der EU entsendet, gelten wiederum andere Fristen und Regelungen.

„Unternehmen, die häufiger Mitarbeiter ins Ausland entsenden, sollten einen professionellen Ablauf sicherstellen. Einheitliche Richtlinien und Prozesse helfen, die umfangreichen arbeits-, sozialversicherungs- und steuerrechtlichen Aspekte bei allen Entsendungen gut zu managen“, empfiehlt Weber. Gleichzeitig sind je nach Mitarbeiter, Projekt und Gastland unterschiedliche Vorkehrungen zu treffen. „Dank der Ecovis-Niederlassungen in über 80 Ländern können wir auf wertvolles Insiderwissen zurückgreifen“, sagt Ecovis-Rechtsanwältin Weber.

Checkliste Entsendung: Was Sie im Blick haben sollten

Sozialversicherungsrechtliche Aspekte:

• Entsendebescheinigung beantragen (Krankenkasse)

Arbeitsrechtliche Aspekte:

• Arbeitserlaubnis regeln
• Arbeitsvertrag anpassen, etwa zeitliche Befristung, Auslandszuschlag, Reisekosten
• Mögliche erforderliche Betriebsratszustimmung einholen oder Rückrufklausel klären

Steuerrechtliche Besonderheiten:

• Doppelbesteuerungsabkommen beachten
• Entsendefristen klären
• Betriebsstätten-Problematik im Blick behalten
• Pflichten zum Lohnsteuereinbehalt und zur Lohnsteuerabführung prüfen

Gunnar Sames, Steuerberater bei Ecovis in Freilassing