Digitale Schule: Großer Verwaltungsaufwand bei Schulinventar

Immer mehr Schulen stoßen dabei an ihre Grenzen, wenn sie die Inventarverwaltung weiterhin händisch mithilfe von Listen durchführen wollen. Daher steigen Schulen zunehmend auf eine Inventar-Software zur digitalen Verwaltung des Schulinventars um. Das Schweizer Unternehmen Timly Software AG stattet mit Ende 2022 bereits rund 100 deutsche Schulen mit seiner Inventar-Software aus.

Digitale Verwaltung von Schulinventar
Um den vollständigen Überblick über das Schulinventar zu behalten, ist eine Inventarisierungssoftware also sinnvoll. Sie verringert den Aufwand immens und bietet weitere nützliche Funktionen. Stadtverwaltungen und Schulleitungen behalten damit das Schulinventar immer im Blick. Sie können es bestimmten Lehrenden zuweisen und alle Informationen zum jeweiligen Gerät zentral und mobil abrufen. Mittels Barcode Scanner am Smartphone ist auch vor Ort in der Schule jedes Gerät identifizierbar und die erfassten Daten können eingesehen werden. An Updates und anstehende Wartungen erinnert ein integrierter Wartungsplaner.

Online-Inventarisierung nicht nur für Schulen
Die Inventarverwaltung in Schulen unterscheidet sich im Wesentlichen nicht stark von der in Wirtschaftsbetrieben. So verwaltet auch die ELIN GmbH ihr Inventar mit der Inventarisierungssoftware Timly. Das Gebäudetechnik-Unternehmen mit zahlreichen Standorten wie Graz, Wien und Linz hat eine enorme Menge an Betriebsmitteln. Mit der Software erfasst und verwaltet die Firma Werkzeug, Maschinen und Fahrzeuge digital. Damit erspart sie sich sehr viel Verwaltungsaufwand und hat alle Informationen nachvollziehbar dokumentiert. Mittels mobiler App sind die Daten von überall aus erreichbar. Ebenso wie in Schulen ist hierbei der Vorteil, dass durch den Online-Zugriff jeder zuständige Mitarbeiter flexibel damit arbeiten kann.

QR-Codes auf Schulinventar wie Laptops
Die Erfassung des Inventars erfolgt zu Beginn einmalig durch ein QR-Code-Etikett am jeweiligen Gerät. Dieses wird dann katalogisiert und kann von nun an wieder abgerufen werden. So behält man den vollständigen Überblick über das Schulinventar: Wo ist das gesuchte Gerät? Welche Software ist installiert? Wann stehen Updates oder Lizenzverlängerungen an? Wer ist zuständig? – Das alles ist jederzeit einfach abrufbar.

Projekt „Digitale Schule“ ist machbar!
Leicht ist die Verwaltung des vermehrten digitalen IT-Inventars für Schulleitung und Stadtverwaltungen sicherlich nicht. Doch damit die Digitalisierung an Schulen weiter voranschreiten kann und unsere österreichischen Schulen dem internationalen Wettbewerb standhalten, muss der Verwaltungsaufwand verringert werden. Excel-Listen oder gar händische Aufzeichnungen zum Schulinventar können in modernen Schulen nicht mehr als Status Quo bestehen. Denn das Ziel muss letztlich auch sein, dass man sich nicht mit administrativen Tätigkeiten aufhält, sondern sich an den Schulen wieder aufs Lehren und Lernen konzentrieren kann.