Wieviel, wo, wofür: Die Personalbedarfsplanung bringt Klarheit

Wie viel Personal brauchen wir in Zukunft?

Die Personalbedarfsplanung ist Teil der Unternehmensplanung. Sie definiert mit Fokus auf die strategische Entwicklung, wie viel Personal das Unternehmen zukünftig auf welchen Stellen mit welchen Kompetenzen und Qualifikationen benötigt, damit es seine Arbeitsmengen bewältigen und die Unternehmensziele erreichen kann. Die Personalbedarfsplanung nimmt somit die quantitativen und qualitativen Komponenten des erforderlichen Personalbestandes auf. Dafür werden die Stellen im Unternehmen genau analysiert: Was beinhaltet die jeweilige Arbeit und wieviel Zeit nimmt sie in Anspruch? Welche Anforderungen bringen die Aufgaben mit sich – heute und morgen? Die zu erwartenden Veränderungen hinsichtlich der Arbeitsinhalte und Arbeitsmenge werden im Planungshorizont ebenfalls berücksichtigt. Auch die Organisation und ihre Prozesse spielen eine wichtige Rolle. Um bei der Personalbedarfsplanung die erforderliche Transparenz und zuverlässige Ergebnisse zu erhalten, werden von der Unternehmensstrategie bis zu Produktionsplanungen viele Aspekte einbezogen. So entstehen die wesentlichen Planungsprämissen.

Die Personalbedarfsplanung sichert Transparenz

Im ersten Schritt geht es um die IST-Situation im Unternehmen. Dafür werden drei Kernbereiche analysiert: Die Organisation mit ihren Aufgaben und Prozessen, die Stellen im Unternehmen mit ihren Erforderlichkeiten und Auslastungen sowie die Arbeitsinhalte und -mengen. Diese Auswertungen bilden die Grundlage für die Personalbedarfsplanung. Daraus ergeben sich wertvolle Erkenntnisse für die jeweiligen Kompetenzen und Qualifikationen der Mitarbeitenden, die essenziell sind für zielgruppenorientiertes Recruiting und eine erfolgreiche Personalentwicklung. Die Findings und Vorschläge, die aus den Erhebungen und Planungen hervorgehen, werden in einem Maßnahmenkatalog zusammengeführt. Der bildet die Grundlage für die weitere Personalarbeit und für die Entwicklung von Weiterbildungs- und Verbesserungsstrategien im HR-Bereich. Beim Blick nach vorn sind viele Faktoren relevant: Wie werden sich etwa die Inhalte der Arbeit verändern? Und wie verändern sich in diesem Zuge die Auslastungen? Wen benötigt das Unternehmen für seine Ziele? Welche Prozesse werden digitalisiert?

Der Planungshorizont orientiert sich an der Unternehmensplanung und wird individuell festgelegt. Die Personalbedarfsplanung berücksichtigt auf Basis der Erhebungen zum einen die Prozesse und Aufgaben und zum anderen die benötigten Kompetenzen und Qualifikationen. Parallel dazu werden die Organisation und ihre Prozesse mit passenden Tools und Methoden weiterentwickelt. Die Ergebnisse einer professionellen Personalbedarfsplanung: Durch eine Umverteilung der Aufgaben und eine Rationalisierung von Arbeitsabläufen werden Personalressourcen freigesetzt und die Teams arbeiten effizienter. Und durch eine Konzentration auf die wesentlichen Kernaufgaben wird die Effektivität gesteigert.