Gestärkt durch die Krise

„Wir erfahren zurzeit eine deutlich gestiegene Nachfrage nach Restrukturierungsprojekten“, sagt Samir Jajjawi, Restrukturierungsexperte und Managing Partner von Aurum Interim Management. „Und weil wir wissen, dass es in Krisenzeiten immer schnell gehen muss, haben wir einen Leitfaden für einen erfolgreichen Restrukturierungs- und Change-Prozess formuliert, der Unternehmen helfen soll, die erforderlichen Schritte für eine Restrukturierung und einige wichtige Grundsätze immer im Blick zu haben.“ Der Leitfaden basiert auf den Ergebnissen einer Restrukturierungsstudie, die Aurum 2022 bereits zum dritten Mal durchgeführt hat. Dafür wurden 138 Interim Manager mit umfangreichen Restrukturierungserfahrungen befragt.

11 Schritte für erfolgreiche Restrukturierungs- und Change-Prozesse

1. Status quo schonungslos analysieren
An erster Stelle stehen die schonungslos offene Betrachtung und Bewertung der aktuellen Situation über alle Unternehmensbereiche hinweg. Die zentrale Frage: Was hat die Krise verändert, wo hat sie Schaden angerichtet oder wo könnte sie gefährlich werden? Der ursprüngliche Businessplan und alle wichtigen KPIs werden dabei zu 100 Prozent auf den Prüfstand gestellt. „Ein radikaler Prozess, der aber notwendig ist“, sagt Restrukturierungsexperte Jajjawi. „Und für den alle soften und harten Fakten auf den Tisch gelegt werden sollten.“

2. Gesamtunternehmerische Maßnahmen definieren
Die Analyse des Status quo zeigt, wo Schwachstellen liegen. Abgeleitet daraus gilt es – in enger Anlehnung an den gegebenenfalls korrigierten Businessplan – ein Paket an Restrukturierungsmaßnahmen zu definieren. Für die Sicherung des Cash Flows könnte ein solches Paket zum Beispiel darin bestehen, Forderungsbestände zu reduzieren, Zahlungsziele zu verlängern, Warenströme zu optimieren oder Einsparpotenziale zu realisieren. „Restrukturierungsprozesse sind in den seltensten Fällen einspurig“, spricht Jajjawi aus Erfahrung. „Meist greifen mehrere Restrukturierungsmaßnahmen ineinander und laufen parallel ab.“

3. Rollen und Qualifikationen bestimmen
Wenn die Roadmap zur Umsetzung der Maßnahmen steht, lautet die entscheidende Frage: Welche Rollen und Qualifikationen braucht es, um den Restrukturierungsprozess erfolgreich zu implementieren? „In dieser Phase geht es darum, die Projektverantwortlichkeiten und Projektrollen festzulegen – z. B. die des PMO (Project Management Officer), der die Abstimmung aller Teilprojekte koordiniert. Das kann man sich wie einen Rollenplan mit Anforderungsprofilen oder wie ein Organigramm vorstellen“, erläutert Restrukturierungsexperte Jajjawi. „Entscheidend ist, dass Verantwortlichkeiten über alle Hierarchieebenen klar definiert werden.“

4. Eigenes Know-how kritisch bewerten
Die Rollen und Anforderungsprofile stehen, jetzt geht es um das „Wer kann‘s“. „Dazu sollte man prüfen, ob die eigenen Fach- und Führungskräfte Umsetzungserfahrung aus vergleichbaren Restrukturierungsprojekten mitbringen“, kommentiert Samir Jajjawi. „Denn nichts be- oder verhindert das Gelingen eines Restrukturierungsprozesses mehr als personelle Fehlbesetzungen.“

5. Fehlende Kapazitäten quantifizieren
Um den Bedarf an Kapazitäten realistisch einzuschätzen, braucht es ein bisschen Erfahrung. Die Kapazitäten dann auch inhouse bereitzustellen, ist noch einmal eine andere Sache. Denn ernst gemeinte Restrukturierungsprozesse mit Erfolgsanspruch binden Kapazitäten. „Wenn die an anderer wichtiger Stelle im Unternehmen benötigt werden, macht man unter Umständen neue Baustellen auf. Deshalb ist es ratsam, darüber nachzudenken, wo welche Kapazitäten durch externe Unterstützung ergänzt werden sollten“, erklärt Jajjawi. Konfrontiert sehen sich Unternehmen nämlich häufig mit einem Problem: Manpower, Know-how und Erfahrung reichen oft nicht aus, die dringend erforderliche Transformation einzuleiten. „Fehlendes Know-how und fehlende Kapazitäten sind die häufigsten Gründe für ein verzögertes Handeln, und das kann existenziell werden“, sagt Jajjawi.

6. Umsetzungsgap konsequent schließen
Es ist darum sinnvoll, sich im Restrukturierungsprozess ganz oder in Teilen von externen Experten mit Erfahrung unterstützen zu lassen. Denn der Erfolg hängt maßgeblich von der Restrukturierungsmannschaft ab. Die Herausforderung an dieser Stelle: Klare Anforderungsprofile zu formulieren und die passgenauen Restrukturierungsexperten für das eigene Unternehmen zu gewinnen. „Was leicht und schnell gemacht klingt, ist in der Realität gar nicht so einfach“, fasst Samir Jajjawi zusammen. „Und deshalb tut sich jedes Unternehmen einen großen Gefallen, bei der Schließung des Umsetzungsgaps den fachlichen Support von Profis einzuholen.“

7. Mut zum tiefen Einschnitt
Damit ein Unternehmen gestärkt aus einem Change-Prozess herausgeht, müssen meist Einsparungen auf verschiedenen Ebenen erfolgen. „Das schmerzt beizeiten, ist aber unumgänglich und oft eine Gratwanderung“, berichtet Jajjawi. „Denn es muss gelingen, das Unternehmen in seinen Kernprozessen und Grundfesten stabil zu halten – bei gleichzeitig spürbaren Kürzungen.“

8. Umsatz nach oben treiben
Parallel dazu ist es erforderlich – und das ist nicht selten eine große Herausforderung – an der Umsatzschraube zu drehen. Nur so lässt es sich schaffen, schnell aus der eventuell drohenden Abwärtsspirale auszusteigen. „Es mag auf den ersten Blick paradox anmuten, Einsparungen und Umsatzsteigerungen zur gleichen Zeit zu realisieren“, sagt Jajjawi. „Das ist es aber nicht, wenn die Konzepte stimmen.“

9. Liquidität absichern
Das Schlimmste, das in einer Krise passieren kann, ist der Verlust der Liquidität. Die muss vom ersten Tag an gesichert sein. Ein Tagescontrolling ist in solchen Zeiten deshalb ein unbedingtes Muss. „Es gibt quasi keinen Restrukturierungsprozess, in dem nicht ein Finanzexperte mit im Team sitzt“, so Jajjawi. „Denn die Liquidität muss vom ersten Tag abgesichert sein – oder schnell neu aufgebaut werden. Das hat höchste Priorität.“

10. Die Mannschaft mitnehmen und motivieren
Oft vernachlässigt und unterschätzt ist die interne Kommunikation. Da Restrukturierungsprozesse immer einen Change einleiten, ist es wichtig, die eigenen Mitarbeiter mitzunehmen. „Wenn sie die Change-Prozesse blockieren und nicht im Daily Business unterstützen, kann das fatale Folgen haben oder gar das ganze Projekt zum Scheitern bringen“, spricht Jajjawi aus Erfahrung.

11. Mit allen Stakeholdern kommunizieren
Und last but not least: In Transformationszeiten ist die Kommunikation mit relevanten Stakeholdern wie Geschäftspartnern, wichtigen Fürsprechern oder selbst Gegnern essenziell, um den Restrukturierungserfolg zu sichern. Sonst kann es auf den letzten Metern ungemütlich werden.

(1) Pressemitteilung des Statistischen Bundesamts Nr. 458 vom 28. Oktober 2022

(2) Herbstprognose der Bundesregierung für die deutsche Wirtschaft, vorgestellt von Robert Habeck am 12. Oktober 2022