Schäfer Shop und Schäfer Werke schaffen mit Insiders Technologies mehr Effizienz in der Belegverarbeitung

Die Unternehmen Schäfer Werke GmbH und Schäfer Shop GmbH agieren weltweit unabhängig voneinander in diversifizierten Geschäftsfeldern. Die Schäfer Werke sind ein führendes Unternehmen der Stahlverarbeitung mit hochmodernen Fertigungsstandorten in Deutschland und der Tschechischen Republik. Schäfer Shop dagegen bietet seinen Kunden in neun Ländern hochwertige Möbel und Komplettausstattung für Büro, Lager und Betrieb. Beide Unternehmen nutzen eine gemeinsame Plattform für Synergien. Die Verarbeitung von Eingangsdokumenten und Belegen spielt für beide Unternehmen eine zentrale Rolle.

Das IT-Team von Schäfer Shop und Schäfer Werke suchte zielgerichtet nach einer universell einsetzbaren Plattform, mit der potenziell alle Herausforderungen im Management von Belegen gelöst werden können. Nach Sondierung des Marktes fanden Schäfer Shop und Schäfer Werke in den Produkten smart INVOICE und smart ORDER von Insiders Technologies die optimale Basis für alle Aufgaben der Cognitive Process Automation.
Heute wird für den gesamten Posteingang von Schäfer Shop in Deutschland und der Schweiz – über alle Kanäle wie E-Mails, Fax und Papier hinweg – mit den smarten Komponenten von Insiders Technologies erkannt, um welchen Geschäftsvorfall es sich jeweils handelt und der Vorfall entsprechend geroutet. Die rund 150.000 Aufträge pro Jahr werden direkt mit smart ORDER weiterverarbeitet. Jährlich rund 250.000 Eingangsrechnungen werden durch smart INVOICE detailliert ausgelesen, validiert und ggf. dem Freigabeworkflow bzw. der Dunkelverarbeitung zugeführt. Weitere rund 120.000 Dokumente, die sich auf etwa 20 andere Dokumentenklassen verteilen, werden ebenso dediziert verarbeitet.

Analog wurde für die Schäfer Werke die Eingangsrechnungsverwaltung für rund 80.000 Rechnungen pro Jahr sowohl in Deutschland als auch in Tschechien umgesetzt. Begeistert von den Möglichkeiten, startete Schäfer Werke zudem die Digitalisierung technischer Belege. Pro Jahr erreichen rund 40.000 Werks- und Materialprüfungszeugnisse seiner Lieferanten das Unternehmen. Auch diese müssen grundlegend validiert und zugeordnet werden – ein Prozess, der Dank der universellen Fähigkeiten der Insiders-Plattform heute weitgehend automatisiert erfolgt.

„Mit der Produktpalette von Insiders Technologies fühlen wir uns sehr gut gerüstet: sowohl im Purchase-to-Pay als auch im Order-Management haben wir damit hervorragende Lösungen – sozusagen das Beste aus beiden Welten“, erklärt Patrick Schuster, Solution Architekt Digital Process Integration bei der Schäfer Shop Group GmbH & Co.KG. „Bisher sind wir noch nicht an Grenzen der Plattform gestoßen und erwarten das auch nicht.“

Die Nutzenden zeigen sich begeistert von den Lösungen und möchten sie nicht mehr missen. Aktuell plant die Schäfer IT die Einführung der vollständigen Posteingangsverarbeitung auch in Österreich. Sicherlich wird auch die Verarbeitung weiterer Dokumentenklassen sowohl im kaufmännischen als auch im technischen Bereich durch die Insiders-Plattform automatisiert werden können.

Den detaillierten Projektbericht finden Sie hier:
https://insiders-technologies.com/…

Weitere Informationen über den Hersteller intelligenter Software für Prozessautomatisierung auf Basis von KI: 
https://www.insiders-technologies.com/…

Zusammenfassung

Schäfer Shop und Schäfer Werke schaffen mit Insiders Technologies mehr Effizienz in der Belegverarbeitung. Unternehmen optimieren Prozesse für Auftragseingang und Rechnungsverarbeitung mit KI-basierter Verarbeitung des Posteingangs und anderer Belege. Hohe Automatisierungsraten beschleunigen Prozesse und entlasten die Mitarbeitenden.