Synergien für Planer am Bau – QualitätsManagement und kollegialer Erfahrungsaustausch

Diese Möglichkeit bieten die Erfahrungsaustausch-Kreise (kurz: ERFA) von Planer-am-Bau-Mitgründer Dr. Knut Marhold. Gemeinsam mit seinem Partner Dr. E. Rüdiger Weng hat er vor über 20 Jahren den ersten ERFA-Kreis für (alle) Planer am Bau gegründet. Aktuell gibt es vier Kreise, heute von Knut Marhold alleine moderiert.

Glaubwürdiger als jeder Zeitungsartikel, lebendiger als jedes Fachbuch und kostengünstiger als ein kompletter Beraterstab – so lassen sich die Vorteile des unternehmerischen Erfahrungsaustauschs beschreiben.

Moderierter Erfahrungsaustausch mit Kollegen

Andere Wege und Lösungen kennen lernen, die jeweiligen Stärken herausarbeiten, nicht die gleichen Fehler machen, Tipps und Tricks aus der Praxis für die Praxis erhalten – und das Beste im eigenen Büro umsetzen. Diesen Nutzen bietet der moderierte Erfahrungsaustausch mit Unternehmerkolleg:innen.

Kontinuierliche Verbesserung mit dem ERFA-Kreis

Die Idee der Erfahrungsaustausch-Kreise basiert darauf, dass alle Bauplanungsbüros ähnliche Probleme haben, die Lösungsansätze und -erfolge von Büro zu Büro aber unterschiedlich sind.

Geben und Nehmen unter Kollegen

Der ERFA-Gedanke besteht nun darin, durch Offenlegen eigener Lösungen voneinander zu profitieren und sich gegenseitig zu helfen. Jedes ERFA-Mitglied erhält Anstöße und Ideen für den eigenen „kontinuierlichen Verbesserungsprozess“ (KVP). Das ist preisgünstiger und mindestens so effektiv, als wenn man das bürointern (im eigenen Saft) oder mit einem externen Unternehmensberater erarbeitet hätte.

Man vergleicht sich (Benchmarking), lernt voneinander und setzt dann das Beste im eigenen Unternehmen um (Best Practice) – und erreicht so einen kontinuierlichen Verbesserungsprozess (KVP).

Dabei zeigt die langjährige Erfahrung: Am meisten für die betriebliche Praxis bringt der Erfahrungsaustausch in institutionalisierten Arbeitskreisen. Das sind Kreise mit 10 bis maximal 15 Büros, die von Dr.-Ing. Knut Marhold geleitet bzw. begleitet werden. Mitveranstalter ist das IWW-Institut. Die ERFA-Kreise treffen sich in der Regel zwei Mal pro Jahr für eineinhalb Tage an wechselnden Orten.

Die in den Kreisen behandelten Arbeitsthemen bestimmen die Teilnehmer jeweils im Vorfeld der Treffen sowie spontan. Sie reichen von der Büroorganisation über Auftragsbeschaffung, Social Media oder Projektpräsentationen bis zu BIM und betriebswirtschaftlichen Bürokennzahlen oder Bürovergleichen.

Zehn Spielregeln für ERFA-Kreise

Auch ein loser Zusammenschluss wie ein ERFA-Kreis kommt nicht ohne Regeln aus. Diese könnte man auch als Qualitätssiegel verstehen. Die „zehn Gebote“ für ERFA-Kreise lauten:

1. Sympathie: Ein Erfahrungsaustausch-Kreis lebt von seinen Mitgliedern. Die „Chemie“ unter den Teilnehmern und zum Moderator muss also stimmen. 2. Vertrauen: Basis für eine erfolgreiche Zusammenarbeit ist das volle gegenseitige Vertrauen. Um dies zu gewährleisten, darf es keine Konkurrenz-Situation unter den Mitgliedern geben. Neue Kandidaten werden daher nur in den ERFA-Kreis aufgenommen, wenn alle Mitglieder ohne Vorbehalte zustimmen. 3. Engagement: Der Erfahrungsaustausch lebt vom Geben und Nehmen. Offenheit, Engagement und die Bereitschaft, sich voll in die Gruppenarbeit einzubringen, sind die elementaren Voraussetzungen für jeden Teilnehmer. 4. Offenheit: Nur wenn alle Karten offen auf den Tisch gelegt werden, können die anderen Mitglieder den Nutzen einer Maßnahme nachvollziehen. Die Praxis zeigt, dass gerade der Austausch von „Insider- Informationen“ ein wesentlicher Erfolgsfaktor für die ERFA-Arbeit ist. 5. Hilfsbereitschaft: Ziel der ERFA-Kreise ist es, Hilfe zur Selbsthilfe zu geben. Und zwar nicht nur bei den eigentlichen Treffen, sondern auch darüber hinaus im unternehmerischen Alltag. 6. Ehrlichkeit: Erfolgsgeschichten sind leichter zu erzählen als Pannenstorys. Um für alle einen gewinnbringenden Erfahrungsaustausch zu ermöglichen, sollten die Teilnehmer auch den Mut besitzen, über Fehler und negative Erlebnisse zu sprechen. 7. Teilnahme: Um eine umfassende Diskussion zu ermöglichen, solltenimmer alle Mitglieder an den Sitzungen teilnehmen. Wer nicht kommt, muss deshalb trotzdem die Tagungsgebühr zahlen. 8. Fairness: Die beteiligten Unternehmen verpflichten sich, keinem anderen Büro die Mitarbeiter abzuwerben. 9. Selbstbestimmung: Die Teilnehmenden legen selbst fest, wie oft Treffen stattfinden und wie lange sie dauern. 10. Zusammensetzung: Vertrauen wird zwischen den Teilnehmenden und nicht zwischen den teilnehmenden Unternehmen aufgebaut. Daher ist es wichtig, dass sich der Personenkreis möglichst immer gleich zusammensetzt.

"Es ist hocheffektiv, sich mit Kollegen aus quer durch Deutschland austauschen zu können, ohne befürchten zu müssen, sich die Kunden gegenseitig abzuwerben.“
Dipl.-Ing. Robert Wiehofsky, Geschäftsführer PODUFAL – WIEHOFSKY Generalplanung GmbH, Löhne

Weitere Informationen zu den ERFA-Kreisen für Architektur- und Ingenieurbüros: www.bau-erfa.de