Das Digitalisierungspotenzial im Unternehmen voll ausschöpfen

Unternehmen, die das volle Potenzial der Digitalisierung ausschöpfen, können ihre Effizienz steigern und ihre Prozesse optimieren. Soweit – so gut! Doch: Wo liegt Digitalisierungspotenzial im Unternehmen? Wenn wir mit mittelständischen Unternehmen an ihrer digitalen Transformation arbeiten, ist die Analyse der Prozesse der erste Schritt. Hierdurch erhalten wir zumeist spezifische Prozessmuster: Gibt es Prozesse, die einen Medienbruch haben? Also wird etwa ein automatisierter Prozess unterbrochen, weil beispielsweise ein händischer Eingriff notwendig ist? Gibt es besonders komplizierte Prozesse, die viel begleitende Aufmerksamkeit benötigen oder die aufgrund ihrer Kompliziertheit noch nicht digitalisiert wurden? Sind im Unternehmen Prozesse vorhanden, die eine besonders lange Bearbeitungszeit haben. Gibt es Prozesse, in denen häufig Fehler auftreten und die somit immer wieder Eingriffe benötigen. Oder gibt es Prozesse, die hohe Prozesskosten verursachen?

Die Prozessanalyse betrachtet das ganze Unternehmen. Bei dieser Betrachtung der Prozesse, Abläufe und Arbeitsschritte ist es wichtig, die Mitarbeitenden und alle Stakeholder von Anfang an einzubeziehen. Somit werden frühzeitig die erforderlichen Informationen über die Zielsetzungen der Analyse adressiert. Noch wichtiger ist aber, die Einschätzung der Menschen zu erfahren, die täglich mit den Prozessen arbeiten. Sie kennen die Schwachstellen aus ihrer Sichtweise am besten.

Ein weiteres Digitalisierungspotenzial liegt in der Informationsversorgung des Managements und der Entscheidungsträger: Jeder Arbeitsplatz sollte so gestaltet sein, dass die erforderlichen Informationen übersichtlich zur Verfügung stehen, ohne dass mehrere Programme, Apps oder Datenquellen geöffnet werden müssen. Benötigt ein Geschäftsführer beispielsweise täglich bestimmte Informationen aus unterschiedlichen Quellen, ergeben sich Anforderungen an die Informationsprozesse.

Effizienz steigern und Engpässe vermeiden

Bei der Prozessanalyse werden strukturierte Methodiken angewandt wie beispielsweise die SIPOC-Analyse. Sie ist ein nützliches Tool, um Prozesse zu verbessern. SIPOC steht für „Supplier, Input, Process, Output und Customer“, auf Deutsch „Lieferant, Eingabe, Prozess, Ausgabe und Kunde“. Mit der SIPOC-Methode erhält das Unternehmen einen ganzheitlichen Überblick über einen Prozess. Sie visualisiert die End-to-End-Sicht eines Prozesses und zeigt die Abhängigkeiten der verschiedenen Teile bzw. Prozessschritte auf.

Hier wird analysiert, wieviel Kosten pro Zeiteinheit der Prozess verursacht, wie oft der Prozess ausgeführt wird, wieviel Arbeitszeit durchschnittlich in den Prozess fließt und wieviel Mitarbeitende daran beteiligt sind. Um das volle Digitalisierungspotenzial im Unternehmen auszuschöpfen, wird eine umfassende Digitalisierungsstrategie angewendet. Die aufwändig klingende Prozessanalyse stellt die Grundlage für den Digitalisierungsfahrplan dar. So kann der Digitalisierungsprozess zeitlich geplant, mit Prioritäten versehen und mit Ergebniszielsetzungen verbunden werden. Das Unternehmen profitiert durch eine klare Digitalisierungsstrategie. So können datenbasierte Entscheidungen getroffen, Prozesse optimiert, Kundenerlebnisse verbessert und Innovationen gefördert werden. Unternehmen, die ihr Digitalisierungspotenzial entwickeln und mit einem Change-Management erfolgreich umsetzen, können sich in einer zunehmend digitalisierten Geschäftswelt stark positionieren und ihre Wettbewerbssituation sichern und stärken.