Digitalisierung in der Aufmaßerfassung

Eigentlich soll die Digitalisierung alles vereinfachen, vereinheitlichen und vor allem alle Prozesse schneller machen. Aber manchmal führt die Digitalisierung auch zur Undurchsichtigkeit und Verwirrung, insbesondere wenn es um Datenformate geht.

Wie läuft die Aufmaßerfassung bisher?

Damit der Bauausführende am Ende eines Bauprojektes korrekte Rechnungen stellen kann, müssen zunächst während der Bauphase die bereits verbauten Mengen auf der Baustelle mit den beauftragten Mengen verglichen werden. Dazu wird in der Regel noch ganz klassisch das Auftrags-Leistungsverzeichnis (LV) ausgedruckt und dem Bauleiter in die Hand gedrückt. Dieser trägt auf dem Papier handschriftlich die aufgemessenen Mengen gleich zu den Positionen gehörig ein. Im Büro müssen diese Mengen dann manuell in das Rechnungsprogramm des Auftragnehmers übertragen werden, damit sie anschließend zur Prüfung an den Auftraggeber gesandt werden können. Dieser Prozess ist damit ein sehr wichtiger Bestandteil der Abrechnung.

Was kann geändert werden?

Während die meisten Prozesse in Handwerkerbetrieben (von der Angebotserstellung bis zur Rechnungslegung) schon digitalisiert sind, gibt es einige Prozesse, die sich einfach nicht digitalisieren lassen. Angefangen vom Bauen selbst, aber auch die Aufmaßerfassung auf der Baustelle gehört dazu.

Der gesamte Prozess der Abrechnung richtet sich nach dem EVA-Prinzip:

• Erfassung der verbauten Mengen auf der Baustelle (Aufmaß),
• Verarbeitung der Aufmaße im Büro und
• Ausgabe / Übertragung der Mengen zum Auftraggeber.

Den ersten Teil kann man nur bedingt vereinfachen. Eine Variante wäre beispielsweise, dem Bauleiter das Auftrags-LV nicht in gedruckter Form, sondern als Excel-Tabelle mit einer Aufmaßerfassungsvorlage in die Hand zu geben. So können die Mengen mit dem Laptop oder Tablet erfasst und später via Import direkt ins Rechnungsprogramm übertragen werden. Damit entfällt das manuelle Abtippen der Mengen, was die Fehlerquote drastisch reduziert.

Die Übertragung der aufgemessenen Mengen erfolgt in dem vom Auftraggeber vorgegebenen Format; dies kann noch ganz klassisch in gedruckter Form, als PDF oder als D11-, D12- oder X31-Datei sein. Entscheidend hierfür ist, welche Software vom Auftraggeber eingesetzt wird. Sinnvoll sind natürlich auch hier digital einlesbare Formate, damit der Auftraggeber sich ebenfalls das Abtippen der Mengen in sein Programm erspart und somit die Prüfung der Mengen wesentlich schneller geht.

Warum gibt so viel verschiedene Formate und wo liegen die Unterschiede?

Manch Auftragnehmer fragt sich an dieser Stelle, was diese verschiedenen Formate bedeuten und warum es überhaupt verschiedene Formate gibt. Warum konnte man sich hier nicht auf EIN Format einigen?

Dies ist historisch gewachsen. So wurden diese Formate von unterschiedlichen Institutionen zu unterschiedlichen Zeiten entwickelt und veröffentlicht.

Ende der 70iger Jahre (!) hat die Bundesanstalt für Straßenwesen (BAST) vom Bundesministerium für Verkehr, Bau und Stadtentwicklung (BMVBS) den Auftrag bekommen, die bis dahin zur Aufmaßerfassung genutzte Lochkarte zu digitalisieren – das ist die heutige D11-Datei. Da es zu dieser Zeit noch kein Windows gab, war dieses Format ein sehr einfaches, primitives und auf DOS basiertes Datenformat. Der GAEB-Ausschuss hat über 20 Jahre später versucht, das Format weiterzuentwickeln und veröffentlichte die D12-Datei. Da sich dieses Format allerdings in der Praxis nicht durchsetzte, entwickelte der GAEB-Ausschuss 2020 ein neues Aufmaß-Format – die X31-Datei. Die X31 basiert auf dem D11-Format, hebt jedoch durch Erweiterungen viele Beschränkungen des D11-Formates aus den 70iger Jahren auf, z.B. die Begrenzung des Messtextes auf 9 Zeichen.

Fazit

Als Auftragnehmer muss man heutzutage in der Lage sein, alle Aufmaß-Formate liefern zu können. Hier empfiehlt sich eine Software, mit der man entweder die auf der Baustelle erfassten Aufmaße importieren und in das vom Auftraggeber gewünschte Format ausgeben oder die mit dem eigenen Programm übertragenen Mengen in das vom Auftraggeber gewünschte Format konvertieren kann.

Ein solches Tool ist beispielsweise der von uns entwickelte „GAEB-Konverter“. Dieser unterstützt alle GAEB-Formate (GAEB90, GAEB 2000 und GAEB-XML), alle Aufmaß-Formate (D11, D12 und X31) und die Rechnungsformate (pdf, GAEB, ZUGFeRD und XRechnung).

Eine 7-tägige kostenlose Vollversion steht Ihnen auf unserer Homepage www.gaeb-tools.de im Downloadbereich zur Verfügung.

Den GAEB-Konverter können Sie sowohl als eigenständiges Tool, als auch im Hintergrund mit bestehenden Systemen (wie ERP-Software, Handwerkerprogramme, Kalkulationstools) über verschiedene Schnittstellen nutzen. Bei Fragen steht Ihnen unser Vertriebsteam unter +49 3378 20279-11 gern zur Verfügung.

Was uns allerdings besonders macht, ist nicht nur die 30 Jahre Erfahrung im GAEB-Datenaustausch, sondern der kompetente Service und die Schulungsangebote zu den verschiedensten Themen rund um Ausschreibung, Kalkulation, Vergabe und Abrechnung. Alle Termine und Orte finden Sie ebenfalls auf unserer Homepage.

Bei Fragen zur Programmbedienung steht Ihnen unsere Hotline ohne Warteschleife unter +49 3378 20279-12 oder info@t-t.de zur Verfügung. Wir nehmen Sie an die Hand, so dass Sie sich sicher sein können, alles korrekt und vollständig ausgefüllt bzw. erstellt zu haben.

Egal, wie verwirrend also die Digitalisierung voranschreitet, man ist immer gut beraten, eine gute Software bzw. einen kompetenten Partner an seiner Seite zu haben!

Testen Sie uns und unseren GAEB-Konverter!

Wir freuen uns auf Sie!