Digitale Dokumentation und Information – die EPA jederzeit und überall zur Hand

Die Digitalisierung ist für die RoMed Kliniken eines der Topthemen, weshalb ein neunköpfiges Team – vier Mitarbeiter davon in Teilzeit – gegründet wurde, das sich ausschließlich um entsprechende Projekte kümmert. Eines der jüngsten ist die digitale Dokumentation und Visite. „Alle, die Kliniken voranbringen wollen, denken digital und wollen auch digital arbeiten. Sie wollen Auswertungen fahren, Daten in unbegrenzter Vielfalt und an jedem Ort aufrufen und bearbeiten können und sie wollen mobil mit den Daten arbeiten. Um das zu ermöglichen, müssen wir die Dokumentation entlang der gesamten Patient Journey digitalisieren, wozu am Ende auch die Visite zählt“, erläutert Philipp Kellermann, Projektleiter für Digitalisierungsprojekte, die Beweggründe für das Projekt. Darüber hinaus machen sich die RoMed Kliniken damit auch fit für die Zukunft. So muss beispielsweise mit der Neuordnung der Vergütung von Pflegeleistungen jede Maßnahme minutengenau dokumentiert werden – unmöglich, wenn dies nicht in digitaler Form erfolgt.

Umfangreiche Anforderungen definiert

Zuerst hat sich das RoMed-Projektteam die Frage gestellt, wie Ärzte und Pflegekräfte in Zukunft dokumentieren sollen. Dabei wurden alle Möglichkeiten gründlich diskutiert: IT-Visiten- und –Pflegewagen, Tablets, Laptops auf Rollwagen, feste PCs in jedem Patientenzimmer, Stationsarbeitsplätze, eine Mischung aus allem. Am Ende fiel die Entscheidung auf den Einsatz von IT-Visitenwagen. Das hatte mehrere Gründe, wie Kellermann ausführt: „Unsere Pflegekräfte und Ärzte brauchen einen ausreichend großen Bildschirm, um mehrere Fenster gleichzeitig zu öffnen, etwa um parallel zur Dokumentation auf andere Patientendaten zuzugreifen oder Daten miteinander zu vergleichen. Zudem ist die medizinische Dokumentation komplex, und ihre Inhalte können nur erfasst werden, wenn sie strukturiert dargestellt sind. Auch das setzt wieder einen großen Bildschirm voraus. Damit waren Laptops und Tablets bereits aus dem Spiel. Sie hätten auch die nötige Sicherheit der Stromversorgung nicht gewährleistet, weil die Akkus keine komplette Schicht von acht oder zehn Stunden überdauert hätten.“

Nachdem die Grundsatzentscheidung für Visitenwagen stand, hat das Projektteam zusammen mit zwei Pflegekräften sowie der IT und der Medizintechnik die Anforderungen an die Lösung definiert: Der Wagen muss leicht zu desinfizieren sein, eine große Arbeitsfläche und einen Monitor von 24 Zoll enthalten, höhenverstellbar sein und eine Akkulaufzeit von mindestens zehn Stunden bieten. „Neben diesen Basisanforderungen sollte er uns ein Single-Sign-On ermöglichen, einen seitlich ausziehbaren Tisch und Normschienenhalterungen haben, so dass die Stationen einen Desinfektionsmittelspender, Handschuhhalter oder Spritzenabwurf anbringen können“, nennt Kellermann zusätzliche Anforderungen. Ganz wichtig war den Verantwortlichen zudem ein engmaschiger Vollservice durch den Lieferanten. Nur so sah RoMed die Zufriedenheit mit den IT-Visitenwagen auf den Stationen, eine Entlastung der IT und den laufenden Betrieb sichergestellt.

Mit diesen Maßgaben hat das Projektteam bei fünf Herstellern Teststellungen erbeten. Nach dem Feedback der Anwender und einem weiteren Workshop ist das Leistungsverzeichnis entstanden, mit dem die RoMed Kliniken in die Ausschreibung gegangen sind. Daraus gingen zwei Anbieter als potenzielle Partner hervor. „Eine entscheidende Frage war, welche Unternehmensstrategie besser zu uns passt. Und da hat März uns in puncto Service und Support, technische Dienstleistung, individuelle Anpassung und Kundennähe überzeugt“, führt der Projektleiter aus.

Schrittweise Einführung

Nachdem die Entscheidung für die März IT-Mobile gefallen war, hieß es, intern die Vorbereitungen für die Einführung zu treffen. Und das bedeutete, standortübergreifend sämtliche klinischen Dokumentationsprozesse samt Formularen zu vereinheitlichen. Dazu hat ein Expertengremium die Prozesse definiert, die dann getrieben von der Geschäftsführung mit Unterstützung der Chefärzte und der Pflegedirektion auf den Stationen etabliert wurden.

Der Roll-out der IT-Mobile erfolgte danach schrittweise. Zuerst hat das Projektteam zwei Stationen aus einem Fachbereich ausgewählt, die vollständig ausgestattet wurden. Dort erfolgten dann auch Feinarbeiten. „Wir mussten einige Lücken schließen, die sich im praktischen Einsatz in der IT, im Arbeitsablauf und in den Schnittstellen gezeigt haben. Nach der ersten Corona-Welle haben wir dann im Vier-Wochen-Rhythmus – zwei Wochen Schulung, eine Woche mit Einführungsbegleitung durch den März Service, eine Woche Pause – alle Stationen mit den IT-Mobilen ausgestattet“, beschreibt Kellermann die intensive Einführungsphase.

Heute sind rund 200 IT-Mobile von März auf den Normalstationen, den Intensivstationen, der Anästhesie, der zentralen Notaufnahme und der Intermediate Care der RoMed Kliniken im Einsatz.

Nutzen für alle Berufsgruppen

Die Ärzte nutzen die März IT-Mobile bei der Visite, für die Pflegekräfte sind sie Dokumentationsarbeitsplätze. Dazu steht auf jedem Gang ein IT-Mobil, das sich die Pflegekraft nimmt, wenn sie zum Patienten geht. Sie hat dort Zugriff auf die elektronische Patientenakte und kann ihre Leistungen direkt dort dokumentieren.

Der Arzt meldet sich selbst am System an, es gibt in den RoMed Kliniken keine Dokumentation durch eine Pflegekraft für den Arzt. „Wir haben bewusst ein Benutzerkonzept hinterlegt, das berufsgruppensensibel ist und eine personalisierte Dokumentation voraussetzt“, betont Kellermann. Die einzige Dokumentation für Dritte, die es gibt, ist die von einem Arzt für einen Arzt, beispielsweise die Chefarztvertretung, also erbrachte Chefarztleistungen durch einen Oberarzt am Wochenende.

Am stärksten profitieren aber die Heil- und Hilfsberufe – von den Pflegekräften über den Sozialdienst bis zu den Physiotherapeuten – von der digitalen Visite. „Die haben vorher vollständig analog gearbeitet und sind nun zu 100 Prozent digital. Das erleichtert ihnen die Arbeit wesentlich und ermöglicht mehr Raum für die Arbeit am Patienten“, freut sich Kellermann.

Wesentliche Vorteile für die verschiedenen Berufsgruppen ergeben sich allein aus der Tatsache, dass Leistungen digital erfasst werden. „Die Kliniker haben heute jederzeit Zugriff auf Echtzeitdaten, mit denen sie eine Behandlung noch gezielter planen können. Hinzu kommt, dass ohne die elektronische Dokumentation auch keine KI-gestützte Diagnostik möglich wäre. Und last, but not least gäbe es ohne digitale Dokumentation keine moderne Pflegedokumentation“, führt der Projektleiter aus. Das höchste Qualitätskriterium sieht er jedoch in der Vollständigkeit der Dokumentation und der Verfügbarkeit der Informationen zu jeder Zeit an jedem Ort.

Hohe Zufriedenheit

Effizienzgewinne ergeben sich dann in nachgelagerten Prozessen. Ein Beispiel: Die Zeit für die Dokumentation wird nicht geringer, bei kurzen Operationen mit kurzer Verweildauer sogar eher länger. Das rührt aber daher, dass nun durch die sofortige Erfassung auch Maßnahmen dokumentiert werden, die vorher untergegangen sind. Diese vollständige Dokumentation trägt maßgeblich zur Erlössicherung bei und unterstreicht, was die Pflegekräfte wirklich leisten. Verbleiben die Patienten lange im Krankenhaus, entfallen zudem viele Doppeldokumentationen.

In den RoMed Kliniken herrscht berufsgruppenübergreifend eine hohe Zufriedenheit mit den März IT-Mobilen und dem zuverlässigen Service durch die März-Techniker. Das betont auch Philipp Kellermann: „Wir haben die Entscheidung noch in keinem Moment bereut und würden sie jederzeit wieder so treffen. Die Visitenwagen sind von sehr hoher Qualität und der Service wirklich überzeugend. Wenn es irgendwo hakt, dann habe ich einen Ansprechpartner, der schnell reagiert, und seine Arbeit richtig gut macht. Ja, unsere Erwartungen haben sich voll erfüllt.“