Effektives Outsourcing: Wie plant man strategisch trotz Zeitdrucks?

Warum sollte Outsourcing mehr als nur eine Ad-hoc-Maßnahme sein?

Der Zeitdruck ist in der IT allgegenwärtig. Organisationen müssen oft schnell auf neue Anforderungen reagieren, sei es durch die Einführung neuer Technologien, die Skalierung von Dienstleistungen oder die Anpassung an sich ändernde Sicherheitsstandards. In diesem schnelllebigen Umfeld kann es verlockend sein, Outsourcing-Entscheidungen aufgrund von Dringlichkeit zu treffen, ohne eine umfassende Planung und Strategie. Doch dies birgt das Risiko unzureichender Qualität, unerwarteter Kosten und einer fragmentierten strategischen Ausrichtung.

Vorteile eines erfolgreichen Outsourcings

Die eigene IT durch ein Outsourcing in die Hände eines Providers zu geben, bedeutet für viele Unternehmen einen großen Schritt. Ist die IT für die Bedürfnisse des eigenen Business maßgeschneidert, muss kritisch abgewogen werden, welche Vorteile aber auch Herausforderungen ein Outsourcing mit sich bringen kann.

Wie werden Qualitätsstandards sichergestellt? Durch eine präzise Auswahl der Dienstleister und klare Kommunikation können Firmen eine hohe Qualität ihrer ausgelagerten Dienstleistungen gewährleisten. Dazu zählt die Vereinbarung der Leistungserbringung und die Messung auf Basis von Service Level Agreements (SLAs). Neben der Vereinbarung gehört in der späteren Dienstleister-Provider-Beziehung die kontinuierliche Überwachung und Anpassung der vereinbarten SLAs dazu.

Womit werden Kostenkontrolle / -einsparungen erzielt? Eine sorgfältige Planung ermöglicht eine bessere Kontrolle über die Kosten. Durch die Vermeidung unvorhergesehener Ausgaben und die Optimierung von Prozessen können Organisationen langfristig ihre Kosten im Griff behalten. Ein geordneter Ausschreibungsprozesses inkl. einer Angebotsphase, bei der die Provider ein Angebot zu der definierten Leistung abgeben, macht die (Auftrags-)Angebote vergleichbarer und fundierter.

Welche Rolle spielt die strategische Unternehmensausrichtung? Ein fortlaufender Planungsprozess hilft dabei, das Outsourcing auf die langfristige Strategie des Unternehmens auszurichten. Es ermöglicht eine flexible Anpassung an sich ändernde Marktbedingungen und digitale/ technologische Entwicklungen.

Wodurch werden Risiken reduziert? Ein strukturierter Outsourcing-Prozess kann helfen, Risiken zu minimieren und die bestehenden Risiken adäquat zu managen. Durch die Auswahl zuverlässiger Partner und die klare Definition von Vertragsbedingungen können potenzielle Risiken wie Sicherheitsbedenken oder unerwartete Ausfälle besser kontrolliert und bewältigt werden.

Ist Partnerschaftlichkeit ein wichtiger Faktor? Durch das gegenseitige Kennenlernen in einem geregelten Ausschreibungsprozess, zu dem unter anderem die RFI- (Request for Information), die RFP-Phase (Request for Proposal), Provider-Workshops und die Verhandlungsphase gehören, können sich beide Parteien bereits vorstellen und ein Fundament für eine künftige partnerschaftliche Zusammenarbeit schaffen.

Wodurch kann Nachvollziehbarkeit/ Vergleichbarkeit erzeugt werden? Im Zuge einer IT-Ausschreibung ist es notwendig, die unterschiedlichen Provider zu bewerten, um von einer großen Anzahl an Providern auf eine überschaubare Anzahl zu kommen. Dafür eignen sich Bewertungsmatrizen, bei denen die Provider nach vorher definierten Kriterien bewertet werden. Dabei erhält jedes Kriterium eine Gewichtung, welche in Kombination mit der Bewertung jedes einzelnen Kriteriums eine Bewertung des Providers ergibt. Diese Transparenz hilft dabei, unternehmensintern und bei Bedarf auch extern transparent aufzeigen zu können, wie die Ergebnisse zustande gekommen sind. Die Transparenz und Bekanntmachung schränken die willkürliche Auswahl eines Providers ein. Dies hilft auch, die Auswahl aufgrund von persönlichen Beziehungen zu reduzieren.

Die größte Investition in ein strukturiertes Outsourcing ist der Faktor Zeit, dieser lässt sich durch Erfahrung deutlich reduzieren. Sollte in der Organisation nicht das geeignete Know-how vorhanden sein, lohnt es sich, hier auf erfahrene (Beratungs-)Experten zurückzugreifen. Diese anfängliche Investition wird sich langfristig durch die zuvor vorgestellten Vorteile auszahlen und kann für die Steigerung oder Entwicklung des Wettbewerbsvorteils sorgen und einen nicht unerheblichen Einfluss auf die Unternehmenswertschöpfung haben. Folgende Schritte können zu einer ersten Orientierung beitragen und die Aufmerksamkeit frühzeitig auf wichtige Planungsschritte lenken.

Was gehört zu einem geregelten Ausschreibungsprozess?

• Zu Beginn der Ausschreibung sollte die Outsourcing-Strategie erarbeitet oder betrachtet und auf die aktuellen Herausforderungen des Auftraggebers referenziert werden. Dabei wird festgelegt, welcher Leistungsschnitt (Software / Hardware) vollzogen und unter welchen Rahmenbedingungen die nachfolgende IT-Ausschreibung durchgeführt wird.
• Nachdem diese IT-Sourcing-Strategie definiert ist, wird im Anschluss eine Liste von potenziellen Providern erstellt, diese Liste kann auf aktueller Recherche und Erfahrungen basieren. Möglicherweise können hier bereits Anbieter identifiziert werden, die bestimmte Mindestanforderungen nicht erfüllen und daher für das Vergabeverfahren ungeeignet sind. In diesem Stadium wird empfohlen, mit einer breiteren Auswahl an Providern zu beginnen, um sicherzustellen, dass potenziell gute Alternativen nicht von vornherein ausgeschlossen werden.
• Im Verlauf der RFI-Phase (Request for Information) erhalten die potenziellen Lieferanten Informationen zu den Rahmenbedingungen der Ausschreibung und werden gebeten, ihr Interesse an einer Teilnahme zu bekunden. Optional können bereits erste Ausschlusskriterien abgefragt werden.
• Auf Grundlage des erhaltenen Feedbacks kann die Anzahl der Anbieter reduziert werden. Hierbei bietet sich die Anwendung einer Bewertungsmatrix an, in der im Vorfeld definierte Kriterien und ihre Gewichtung berücksichtigt werden.
• Die verbleibenden Provider erhalten dann in der RFP-Phase (Request for Proposal) weitere Informationen zur Ausschreibung, oft einschließlich Leistungsscheinen und Vertragsunterlagen. Basierend auf diesen Angaben reichen die Provider ihre Angebote und oft auch zusätzliche Dokumente ein. Hierbei können beispielsweise technische Ausarbeitungen, anzupassende vertragliche Aspekte, Nachweise oder Umsetzungstipps enthalten sein.
• Nach Abschluss dieses Prozesses erfolgt eine detaillierte Bewertung, und die Anbieter, die am besten zu den Anforderungen der Ausschreibung passen, werden zu (Arbeits-)Workshops eingeladen. Diese Workshops dienen dem gegenseitigen Kennenlernen und dem Erörtern offener Themen.
• Der abschließende Schritt vor der Erteilung des Auftrags ist die Vertragsverhandlung. Die Verhandlung wird erleichtert, je gründlicher die Verträge und Leistungsscheine bereits im Vorfeld ausgearbeitet wurden.

IT-Outsourcing ist ein anspruchsvoller Prozess, der Vorbereitung und Erfahrung braucht, um für Unternehmen zum Erfolg zu werden. Die o.g. Schritte können nur eine erste Einführung und Orientierung sein, die das eingehende Gespräch mit erfahrenen Fachleuten nicht ersetzen können.

Der besondere Fall: Öffentliche Ausschreibungen

Ausschreibungen für die Beschaffung der Informationstechnik von Regierungen (Bund, Land, Kommunen usw.) und öffentlichen Institutionen (öffentliche Hand, öffentliche Verwaltung), unterliegen besonderen Regeln, da Transparenz und Chancengleichheit gewährleistet sein müssen. Öffentliche Auftraggeber veröffentlichen Ausschreibungen, die Unternehmen jeglicher Größe ermutigen, sich zu bewerben, wodurch Wettbewerb und Innovation gefördert werden sollen. Die Einhaltung rechtlicher Vorschriften bei dem zu vergebenen Auftrag gewährleistet eine faire und transparente Vergabe, der zur Stärkung der Wirtschaft beiträgt. Aufgrund der umfangreicheren Formalitäten gelten öffentliche Ausschreibungen als zeitaufwändig.

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