Prozess-Optimierung mit der IWiG-Methode

Mitteilungen aus Bildung und Wissenschaft – Die Geheimnisse von Workflow-Management

Das Institut für Workflow-Management im Gesundheitswesen (IWiG) stellt eine innovative Methodik zur Prozessoptimierung vor, die speziell auf die Bedürfnisse von Gesundheitseinrichtungen abgestimmt ist. Der inkrementelle Ansatz betont, dass nicht der Prozess mit dem höchsten Leidensdruck, sondern derjenige, der schnell und mit geringem Aufwand Erfolg bringt, im Mittelpunkt stehen sollte. Diese Vorgehensweise ermöglicht es, spürbare Verbesserungen zügig umzusetzen und schafft eine solide Basis für weitere Optimierungen.

„Unser Ziel ist es, dass der Nutzen für alle Mitarbeitenden schnell erkennbar ist und die Motivation hoch bleibt. Daher ist es wichtig, dass sich erste Erfolge zeitnah einstellen. Eine inkrementelle Vorgehensweise kann sicherstellen, dass Veränderungen nachhaltig und ohne großen Widerstand eingeführt werden können“, erklärt Prof. Dr. Michael Greiling, Leiter des IWiG.

Am Beispiel eines typischen Falls aus der Klinik wird deutlich, dass viele nicht wertschöpfende Tätigkeiten aus der Routine heraus durchgeführt werden: Schwester Heike führt eine Wundversorgung im Patientenzimmer durch. Sie stellt während der Versorgung fest, dass der Verbandwagen nicht ausreichend bestückt ist. Sie unterbricht Ihre Arbeit und läuft über den Flur bis zum Stationslager und bemerkt, es fehlen die Mullbinden. Schwester Heike geht in das Schwesternzimmer in die Mitte des Flurs und ruft ihre Kollegin Schwester Monika von Station B2 an. "Hallo Moni, hast Du Mullbinden, mit denen Du mir aushelfen kannst?" "Warte einen kleinen Moment, ich sehe gleich einmal nach!" Schwester Monika legt den Hörer neben das Telefon und läuft zum Anfang des Flurs zu ihrem Stationslager und sieht, dass auch sie zu wenig Mullbinden hat, um Schwester Heike einige zu überlassen. Sie geht in das Schwesternzimmer zurück und sagt zu ihrer Kollegin: "Heike, ich habe leider zu wenige, aber ruf mal Bärbel von Station A1 an, die hat immer was auf Vorrat“, und legt den Hörer auf. Schwester Heike ruft ihre Kollegin Bärbel an. Es klingelt einige Male und Schwester Bärbel meldet sich. "Hallo Bärbel, hast Du Mullbinden, mit denen Du mir aushelfen kannst?" "Warte einen kleinen Moment, ich sehe gleich einmal nach!" Schwester Bärbel legt den Hörer neben das Telefon und läuft zum Anfang des Flurs zu ihrem Stationslager und sieht, dass sie ausreichend viele Mullbinden hat, um Schwester Heike einige zu überlassen. Sie geht in Ihr Schwesternzimmer zurück und sagt zu ihrer Kollegin: "Heike, ich habe genug Mullbinden, Du kannst Dir gerne welche abholen.“ Schwester Heike legt den Hörer auf und läuft zu Station A1 um die Mullbinden zu holen.

Statt direkt auf radikale Umstellungen zu setzen, verfolgt das IWiG einen schrittweisen Ansatz, der ohne Beeinträchtigung des Betriebs kontinuierliche Verbesserungen ermöglicht und speziell auf die Bedürfnisse von Gesundheitseinrichtungen abgestimmt ist. Mitarbeitende werden schrittweise in den Veränderungsprozess eingebunden und lernen, die neuen Prozesse effizient umzusetzen, so dass sie nie wieder unnötig suchen, laufen, telefonieren, nachfragen, warten, etwas holen, doppelt machen oder korrigieren müssen. Transparente Kommunikation, systematisches Vorgehen und regelmäßiges Monitoring ermöglichen es, den Erfolg der Optimierungen zu überwachen und anzupassen.

Das Ergebnis der Verbesserungen ist nicht nur effizientere Abläufe, sondern auch insgesamt bessere Arbeitsbedingungen für das Personal wie zum Beispiel Mitsprachemöglichkeiten in der Klinik, Gestaltungsoptionen bei der Arbeit und Wertschätzung von den Führungskräften.

Das IWiG bietet Schulungen an, um Gesundheitseinrichtungen bei der Implementierung dieser Methodik zu unterstützen. Ziel ist es, die Effizienz und die Qualität der Gesundheitsversorgung durch praxisnahe Prozessoptimierung nachhaltig zu steigern.

Für dieses Konzept wurde das IWiG im April mit dem Förderpreis des DVKC in der Kategorie Tools & Prozesse 2024 ausgezeichnet.

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"Wir ermutigt Einrichtungen, ein systematisches Workflow-Management zur Routine zu machen, um Zeit zu sparen und Verschwendung zu vermeiden, indem wir eine engagierte Kommunikation führen und die Akteure motivieren, ihre Kompetenzen erfolgreich weiterzubilden"