Der Weg zu effizienten Workflows

Während Homeoffice vor der Pandemie eher die Ausnahme war, ist es heute vielerorts fest etabliert. Heimarbeit bedeutet aber auch, dass viele Abläufe überdacht werden müssen. Wie beeinflusst sie das Informations- und Dokumentenmanagement?

Dietmar Nick: Keine Frage, das Homeoffice ist in vielen Unternehmen und für viele Mitarbeitende zur Normalität geworden. Fest steht: Die IT gibt das heute her – technisch sind alle Anforderungen umsetzbar. Geklärt werden muss vorrangig, wie die Homeoffice-Anbindung tatsächlich sicher gestaltet werden kann. Und, richtig, Abläufe müssen neu überdacht werden. Dazu gehört, dass man Geschäftsprozesse ortsunabhängig denkt und plant. Dabei kommt uns allen entgegen, dass zu bearbeitende Dokumente in den Unternehmen heute immer digitaler werden – im Idealfall durchgängig ohne Brüche vom Posteingang bis zur Archivierung. Wenn im Homeoffice doch noch Papierausdrucke notwendig sind, dann muss geklärt werden, wie Druckertoner und Papier zuverlässig nach Hause kommen. Aber das sind definitiv lösbare Aufgaben.

Wie können Unternehmen ihre digitale Transformation beschleunigen? Was ist eine sinnvolle Vorgehensweise, damit ein solches Vorhaben gelingt? Was sind geeignete erste Schritte?

Dietmar Nick: Am Anfang sollten sich die Verantwortlichen die Frage stellen, wo ihr Unternehmen künftig stehen soll. Ohne ein Ziel vor Augen ist es schwierig, in Sachen digitale Transformation einen klaren Kurs zu steuern oder gar zu beschleunigen. Eine wichtige Frage ist, wie ortsflexibel das Unternehmen und die Mitarbeitenden heute sind und in Zukunft sein sollen. Hiernach sollte geklärt werden, wie ich die IT-Infrastruktur entsprechend meiner Ziele aufbaue. Grundsätzlich sollten wir angesichts des globalen Wettbewerbs weitere Digitalisierungsschritte zeitnah einführen und nicht auf die lange Bank schieben.

Ein idealer Ansatzpunkt ist dafür bei den meisten Betrieben der Posteingangsprozess. Daraus ergibt sich der Aufbau eines digitalen Dokumentenmanagements. Soll das Vorhaben nicht einfach durchgeboxt werden, sondern wirklich von den Mitarbeitenden genutzt und somit zum Erfolg werden, dann ist es unabdingbar, vor irgendwelchen Beschlüssen das Team transparent zu informieren, es abzuholen und mitzunehmen.

Ich erlebe es immer wieder, dass Mitarbeitende vor solchen Schritten regelrecht Angst haben und befürchten, Aufgaben nicht mehr bewältigen zu können oder ihren Job zu verlieren. Beides ist nicht der Fall. Aber Angst kann ganze Belegschaften lähmen und einen Digitalisierungsprozess torpedieren. Das sollte unbedingt vermieden werden.

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In dem Interview werden folgende weitere Fragen beantwortet:

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