Eine Stunde später ist er in der Firma und entschlossen, das Thema jetzt anzugehen. Er vereinbart einen Termin mit allen verantwortlichen Mitarbeitern. Der IT-Leiter erklärt: „Eine E-Rechnung ist ein strukturiertes Dokument, das uns helfen wird, unsere Prozesse zu automatisieren und Fehler zu reduzieren. Vereinfacht ausgedrückt ist dies ein besonderer XML-Datensatz. In Deutschland erfüllen die Anforderungen unter anderem der XStandard oder das ZUGFeRD-Format.“ Die anderen hören zu, aber viele verstehen erstmal nur "Bahnhof".
Frau Schmidt aus der Buchhaltung erklärt dann, dass diese Veränderung nicht nur eine Pflicht, sondern auch die Chance ist, das Unternehmen mit optimierten Rechnungsprozessen effizienter zu gestalten. „Wir sind ja nicht allein”, sagt sie, „alle Unternehmen, die mit öffentlichen Auftraggebern arbeiten oder an Ausschreibungen teilnehmen, arbeiten seit 2020 schon damit.“ Das Team ist sich einig, dass sie diese Herausforderung nur gemeinsam meistern können und das Unternehmen in die Lage versetzen, ab dem 1. Januar 2025 E-Rechnungen empfangen und versenden zu können. Man vereinbart weitere zeitnahe Meetings mit diesen Themen:
– Bestandsaufnahme des Standes der Digitalisierung
– Technische und prozessuale Voraussetzungen
– Prüfung der bestehenden Softwareumgebung bezgl. der Verarbeitung von E-Rechnungsformaten
Zum Schluss erstellt das Team einen Zeitplan und beschließt sich bis zum nächsten Termin nach einem kompetenten IT-Partner umzuschauen, um mit diesem gemeinsam die E-Rechnung im Unternehmen einzuführen. Denn es war jedem einzelnen klar geworden, dass es nicht ganz einfach werden würde, die kommenden Herausforderungen zu meistern und in eine Chance zu verwandeln.
So viel für heute. Erfahren Sie in der nächsten Folge, wie Marcus L. und sein Team die rechtzeitige und sichere Umstellung auf E-Rechnungen angehen.
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Myriam D. R. Zobiak
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