Digitaler Durchblick: Mit Ordnung zu mehr Power am PC

Private Dateien auf dem Arbeits-PC
Um es vorweg zu nehmen: Die ARAG IT-Experten raten davon ab, private Dateien auf einem Arbeits-PC zu speichern. Es kann nicht nur gegen Unternehmensrichtlinien verstoßen und damit im schlimmsten Fall eine Kündigung nach sich ziehen. Zudem darf der Arbeitgeber sogar auf die Dateien zugreifen, wenn diese nicht eindeutig als „privat“ gekennzeichnet sind (Europäischer Gerichtshof für Menschenrechte, Az.: 588/13).

Was gehört auf den Desktop?
Der Startbildschirm ist sozusagen die Eingangshalle und die Rezeption des PCs. Von dort aus ruft man Programme auf, verändert Einstellungen, nimmt die Inhalte des Rechners in den Blick. Hier ist der zentrale Ort für alles, worauf man schnellen Zugriff benötigt. Daher ist es besonders wichtig, ihn nicht zuzumüllen, denn sonst geht dieser Zweck schnell verloren. ARAG IT-Experten raten daher dazu, sich ganz von der Idee zu lösen, an dieser Stelle auch einzelne Dateien abzulegen. Denn die Erfahrung zeigt: Wo die erste Ausnahme gemacht wird, folgt die nächste. Und schon reihen sich lauter kleine Icons aneinander, von denen man in kürzester Zeit nicht mehr auf Anhieb weiß, was sich dahinter verbirgt. Sucht man dann eine Anwendung, wird es mühsam. Also: Der Desktop sollte möglichst clean bleiben.

Wohin nur mit allem anderen?
Struktur ist daher das A&O, wenn man einen aufgeräumten PC möchte. Schritt eins ist eigentlich nicht schwer, denn jeder Computer liefert laut ARAG IT-Experten eine Dateiverwaltung mit – bei Windows ist es der Explorer, bei Apple der Finder. Darüber erreicht man verschiedene Speicherplätze wie zum Beispiel lokale Festplatten oder die Clouds. Innerhalb dieser lässt sich ein Ordner-Konstrukt erschaffen und eben das sorgt für ein individuelles Ablagesystem. So kann man zunächst grobe Einteilungen schaffen, wie z. B. einen privaten und einen geschäftlichen Bereich. Anschließend sollte nach Art der Datei unterschieden werden: zum Beispiel mit einem getrennten Foto- und Schriftstück-Ordner. Im geschäftlichen Bereich kann man weitere Unterordner nach Projekten, Auftraggebern oder Aufgaben anlegen. Dann geht es an die Detail-Arbeit, die sich lohnt: Bilder könnten nach Event oder Jahreszahl abgelegt werden. Der Buchhaltungsbereich wird besonders übersichtlich, wenn er in Rechnungen, Steuerunterlagen und Kontoauszüge aufgeteilt wird. Auf diese Weise entsteht ein zwar großes, aber gut zu überblickendes System, in dem einfach und gezielt gesucht und gefunden werden kann.

Durch regelmäßiges Löschen wichtige Dateien sichern
Spätestens nach dem Aufräumen folgt das Aussortieren und Löschen. Ohne regelmäßiges „Ausmisten“ quillt der stärkste Computer über. Die ARAG IT-Experten raten dringend davon ab, mit dem Löschen zu lange zu warten. Denn stellt sich beim Speichern eines wichtigen Dokuments heraus, dass die Kapazität erreicht ist, muss man unter Umständen in Windeseile entscheiden, von welchen Dateien man sich trennen will. Dabei könnten wichtige Dokumente verloren gehen.

Wie löscht man richtig?
In einem ersten Schritt raten ARAG IT-Experten, nach echten Datenfressern zu suchen. Oft enthalten Betriebssysteme integrierte Tools zur Festplattenanalyse und Speicherverwaltung. Ansonsten bietet sich an, die Dateien nach Größe zu sortieren und erst einmal diejenigen zu löschen, die den meisten Platz einnehmen und nicht mehr benötigt werden. Neben dem Desktop ist übrigens auch der Download-Ordner ein gerne vernachlässigter Ort, in dem echte Platzfresser schlummern: Hier sammeln sich alle Dateien, die jemals heruntergeladen wurden und die nach dem ersten Blick nie wieder angeschaut wurden.

Wo sollte darüber hinaus aufgeräumt werden?
Je nach Nutzerverhalten können sich auch Browserdaten recht schnell zu einem wahren Müllberg anhäufen. Daher sollten Cache, Verlauf und Cookies regelmäßig gelöscht werden, ebenso wie Add-ons und Plug-ins, die nicht mehr benötigt werden. Bei Google Chrome und Microsoft Edge finden Nutzer die nötigen Schaltflächen unter "Verlauf". Bei Mozilla Firefox werden sie laut ARAG IT-Experten in der Bibliothek in der Chronik fündig. Darüber hinaus lohnt sich noch ein Blick auf installierte Programme. Diese sollten regelmäßig überprüft und gegebenenfalls deinstalliert werden. Zum Schluss noch der einfachste Move: Papierkorb leeren nicht vergessen. Denn wie auf dem echten Schreibtisch landet alles, wovon man sich trennt, erst einmal im Sammelbehälter. Erst wenn auch in diesem gelöscht wurde, sind die Daten darin zumindest für den Laien verschwunden und ihre Wiederherstellung erschwert.

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