Nebenkosten: Die ungeliebte zweite Miete

Es gibt ja bei der diesjährigen Nebenkostenabrechnung ein echtes Novum, weil Vermieter erstmals anteilig CO2-Kosten tragen müssen. Was bringt diese Aufteilung?

Tobias Klingelhöfer: Die meisten Mieter werden durch die Aufteilung etwas weniger Heizkosten zahlen müssen. Und die sind ja durch die zusätzliche CO2 (Kohlendioxid)-Abgabe, die seit 2021 fürs Heizen mit Öl oder Erdgas fällig wurde, deutlich gestiegen. Bis 2023 mussten Mieter diese Abgabe allein stemmen. Doch seit letztem Jahr werden auch die Vermieter an den Kosten beteiligt. Wie viel sie zahlen müssen, hängt vom energetischen Zustand der Immobilie ab. Je schlechter er ist, desto höher auch der Kostenanteil für Vermieter. Die CO2-Kosten werden mit der jährlichen Heizkostenabrechnung ermittelt, die der Vermieter in der Regel direkt vom Versorger erhält, wenn es eine Zentralheizung gibt. Dort sind die Kosten für die verursachten Emissionen bereits ausgewiesen. Der Vermieter ist verpflichtet, den Mieter-Anteil an diesen Kosten in der Heizkostenabrechnung gesondert auszuweisen und direkt abzuziehen.

Haben Mieter einen direkten Vertrag mit dem Energieversorger, was z. B. bei Gas-Etagenheizungen der Fall sein kann oder wenn man in einem Haus zur Miete wohnt, müssen sie innerhalb von zwölf Monaten die CO2-Kosten von ihrem Vermieter aktiv einfordern. Danach verfällt der Anspruch. Die korrekte Aufteilung der CO2-Abgabe kann man mit dem Rechner des Bundesministeriums für Wirtschaft und Klimaschutz prüfen.

Apropos prüfen: Wie können Mieter ihre Abrechnung prüfen und was sollten sie tun, wenn sie einen Fehler vermuten?

Tobias Klingelhöfer: Wer Zahlen prüfen will, muss Zahlen kennen. Zunächst sollten Mieter daher kontrollieren, ob der Vermieter eine korrekte Aufstellung der Einnahmen und Ausgaben gemacht hat. Dazu gehört eine Auflistung der Gesamtkosten, die Angabe und Erläuterung des Verteilerschlüssels, der berechnete Anteil des Mieters und die Angabe über erfolgte Betriebskostenvorauszahlungen.

Wenn man einen Fehler vermutet, beispielsweise, weil es einen ungewohnt hohen Preisanstieg zum Vorjahr gibt, rate ich zur Akteneinsicht. Vermieter sind dazu verpflichtet, Einsicht in die Abrechnungsunterlagen zu gewähren. Dazu gehören nach einem Urteil des Bundesgerichtshofs (BGH) nicht nur Rechnungen, sondern auch Zahlungsbelege (Az.: VIII ZR 118/19). Allerdings besteht in der Regel kein Anspruch auf eine Zusendung von Fotokopien der Rechnungsbelege. Nur wenn der Vermieter z. B. weit entfernt wohnt oder es andere nicht zumutbare Gründe für eine persönliche Belegeinsicht beim Vermieter gibt, können Mieter auf die Zusendung von Rechnungskopien bestehen (BGH, Az.: VIII ZR 78/05). Die Kopien darf der Vermieter dann mit 25 Cent pro Beleg zuzüglich Porto berechnen (LG Berlin, Az.: 65 S 233/13). Solange der Vermieter die Akteneinsicht verweigert, müssen Mieter die Nachforderung nicht zahlen und dürfen auch die laufenden Nebenkostenvorauszahlungen erstmal einbehalten.

Angesichts der Vielzahl fehlerhafter Nebenkosten stehen die Chancen, einen Fehler zu finden, gar nicht so schlecht. Wer fündig wird, sollten innerhalb von zwölf Monaten Widerspruch einreichen, zur Sicherheit am besten schriftlich und mit Einschreiben.

Was gehört überhaupt alles zu den Nebenkosten dazu?

Tobias Klingelhöfer: Die Betriebskostenverordnung (BetrKV) kennt so genannte „warme“ und „kalte“ Nebenkosten. Während unter den ersten Punkt Heizung, Warmwasser sowie die damit verbundenen Kosten etwa für Wartung, Reinigung oder Messungen fallen, umfasst die Liste der kalten Nebenkosten viele Punkte – von der Grundsteuer über die Wasserversorgung und Straßenreinigung bis hin zu Kosten für einen Hausmeister oder eine Gemeinschaftsantenne. Die umfassende Liste des Paragrafen 2 BetrKV findet man auf den Seiten des Bundesministeriums der Justiz und für Verbraucherschutz. Diese Nebenkosten werden nach einem bestimmten Verteilerschlüssel auf die Mieter des Hauses umgelegt, etwa nach Kopfzahl oder nach Wohnfläche. Haben die Vertragsparteien im Vertrag nichts anderes vereinbart, werden die Betriebskosten grundsätzlich nach dem Anteil der Wohnfläche umgelegt. Betriebskosten, die verbrauchsabhängig sind, sind nach einem Maßstab umzulegen, der dem unterschiedlichen Verbrauch Rechnung trägt.

Was sind typische Fehler bei der Nebenkostenabrechnung?

Tobias Klingelhöfer: Ein häufiger Fehler bei Nebenkosten sind versäumte Fristen. Der Abrechnungszeitraum, in dem der Vermieter die Abrechnung erstellen und dem Mieter übermitteln muss, darf nicht mehr als zwölf Monate betragen. Bei einer späteren Übermittlung ist die Nebenkostenabrechnung unwirksam und Mieter müssen Nachforderungen nicht mehr zahlen. Kommt es bei der Abrechnung zu einem Guthaben, weil die Betriebskostenvorauszahlungen höher als die tatsächlichen Kosten waren, haben Mieter aber auch nach zwölf Monaten noch einen Anspruch auf Rückzahlung.

Welche Nebenkosten kann man bis zu welcher Höhe steuerlich absetzen?

Tobias Klingelhöfer: Insbesondere Kosten für die Reinigung und Wartung einer Immobilie können steuerlich abgesetzt werden. Instandsetzungs-, Reparatur- und Materialkosten werden derweil nicht berücksichtigt. Insgesamt können 20 Prozent der Kosten für haushaltsnahe Dienstleistungen und der Arbeitskosten für Handwerkerleistungen abgesetzt werden. Und das sogar, wenn der Vermieter die Arbeiten beauftragt hat.

Die Höchstgrenze der absetzbaren Handwerkerleistungen liegt bei 6.000 Euro. 20 Prozent davon entsprechen einer Steuerminderung von 1.200 Euro. Die Obergrenze bei den haushaltsnahen Dienstleistungen wiederum liegt bei 20.000 Euro. 4.000 Euro können also maximal von der Steuer abgesetzt werden. Diese Beträge werden durch die Nebenkosten allein aber selten erreicht. Sie können aber ergänzt werden durch Lohnkosten, beispielsweise wenn Mieter selbst einen Maler beauftragt haben, oder mit den Kosten für die eigene Reinigungskraft, sofern eine Rechnung vorliegt und der Betrag überwiesen wurde.

Übrigens haben Mieter einen Anspruch auf eine Kostenaufstellung über Betriebskosten, die als haushaltsnahe Dienstleistung von der Steuer abgesetzt werden können. Diese Aufstellung muss der Vermieter kostenlos zur Verfügung stellen (AG Chemnitz, Az.: 20 C 168/18).