Flüstern im Hintergrund, eingeschaltete Mikrofone und unvorbereitete Moderatoren: Das sind die Dinge, die bei Online-Meetings am meisten ablenken

Flüstern und andere Hintergrundgeräusche lenken 63 Prozent der Befragten ab

Bereits bei der Vorbereitung einer Online-Sitzung sollte man sich überlegen, was die Teilnehmer am ehesten ablenken könnte und diese Punkte nach Möglichkeit ausschließen. Laut einer von ClickMeeting durchgeführten Studie werden 63 Prozent der Befragten durch Flüstern und andere Hintergrundgeräusche abgelenkt, gefolgt von eingeschalteten Mikrofonen von Personen, die sich gerade nicht aktiv am Gespräch beteiligen (53 Prozent), sowie Situationen, in denen die vortragende Person die Materialien nicht vorbereitet hat, die während des Online-Meetings verwendet werden sollen (31 Prozent).

Als weitere Ablenkungsfaktoren nannten die Befragten: ausgeschaltete Kameras (25 Prozent), Situationen, in denen der Moderator nicht in die Kamera schaut (22 Prozent), ein unpassender Bild-Hintergrund des Moderators (20 Prozent) und die Kleidung des Moderators (12 Prozent).

„Online-Veranstaltungen und -Meetings sind zu einem festen Bestandteil unserer Realität geworden. Es ist daher nicht verwunderlich, dass die Teilnehmer solcher Meetings im Laufe der Zeit begonnen haben, nach Regeln für die Online-Etikette zu suchen. Unser neuester Bericht gibt einen hervorragenden Einblick in das, was die Befragten als störend empfinden, was sie ablenkt und was sie von der Moderation erwarten. Auf der Grundlage dieses Wissens haben wir den neuen Leitfaden mit 10 Tipps für Moderatoren entwickelt, die sicherlich denjenigen zugutekommen werden, die häufig bei Online-Meetings in leitender Funktion agieren“, kommentiert Martyna Grzegorczyk, Communications & Outreach Manager bei ClickMeeting.

Immerhin 70 Prozent bereiten Dokumente vor Online-Meetings vor

Zu den am häufigsten genannten Faktoren, die die Teilnehmer an Online-Sitzungen ablenken, gehört das Fehlen von vorbereiteten Materialien seitens des Moderators. Interessanterweise gaben gleichzeitig 70 % der Befragten an, dass sie selbst die benötigten Unterlagen vor jeder Sitzung vorbereiten. Gleichzeitig überprüfen 60 Prozent der Befragten vorab, ob ihre Geräte ordnungsgemäß funktionieren.

„Vorab vorbereitete Unterlagen und einwandfrei funktionierende Technik sind unerlässlich. Jeder, der ein Online-Meeting leitet, sollte sich um diese Dinge kümmern, bevor die Veranstaltung beginnt. Es ist darüber hinaus auch sehr wichtig, auf die Audio- und Videoqualität zu achten und mit der Plattform, die man verwendet, gut vertraut zu sein. Für den Vortragenden ist es sehr ärgerlich, Zeit mit der Suche nach einer Funktion in der eingesetzten Software zu verschwenden. Die ClickMeeting-Plattform ist in dieser Hinsicht sehr intuitiv und wir haben auch eine AV-Tester-Option zur Verfügung gestellt, mit der man mit einem Klick überprüfen kann, ob die Geräte richtig funktionieren“, ergänzt Martyna Grzegorczyk, Communications & Outreach Manager bei ClickMeeting.

Lächeln und entschuldigen – so reagieren 70 Prozent der Befragten in „Krisensituationen“

ClickMeeting fragte die Teilnehmer im Rahmen der aktuellen Studie auch, wie sie reagieren, wenn während einer Online-Veranstaltung etwas Unerwartetes passiert. Die häufigste Antwort (70 Prozent) war: Lächeln und sich entschuldigen. Ohne ein Wort zu sagen, stehen 7 Prozent der Befragten auf, um das Problem zu lösen, während 6 Prozent so tun, als sei nichts geschehen und überhaupt nicht reagieren. Dagegen gaben 17 Prozent an, dass eine solche Situation bei ihnen noch nie vorgekommen ist.

Auch die Thematik der Aufzeichnung von Online-Meetings und Webinaren sollte beachtet werden. Es geht vor allem darum, die Nutzer darüber zu informieren, dass eine Aufzeichnung erfolgt. Oft wird dies vergessen. Laut ClickMeeting-Report erwarten allerdings 96 Prozent der Befragten, dass der Gastgeber einer Online-Veranstaltung sie über seine Absicht informiert, die Sitzung aufzuzeichnen. Wie Anna Zielinska, Rechtsberaterin bei ClickMeeting, betont, kann der Nutzer auf diese Weise eine fundierte Entscheidung darüber treffen, ob er sein Bild freigeben möchte oder nicht, und der Präsentator vermeidet später mögliche rechtliche Missverständnisse.