So verbessern Sie die Eingangspostbearbeitung mit COSYS

Wie können Sie Ihre Eingangspostbearbeitung verbessern?

Die Eingangspostbearbeitung ist eine wesentliche Grundlage für funktionierende Geschäftsprozesse in jedem Unternehmen. Die Post muss sorgfältig geprüft, sortiert und weitergeleitet werden, damit sie ihren Zweck erfüllt. Excel- oder Papierlisten sind zwar eine Möglichkeit, um Ihre Eingangspost zu bearbeiten, aber sie sind nicht die beste Lösung. Denn mit einer Software können Sie die Eingangspost viel effektiver bearbeiten! Wenn Sie die Eingangspostbearbeitung in Ihrem Unternehmen verbessern möchten, sollten Sie zunächst eine Software zur elektronischen Eingangspostbearbeitung einsetzen. Durch die digitale Erfassung der Eingangspostbearbeitung steigern Sie die Transparenz im Unternehmen und können die Post viel effektiver bearbeiten.

Welche Software eignet sich am besten für die Eingangspostbearbeitung?

Am besten eignet sich die COSYS Postverteilung Software, da diese durch Ihren modularen Aufbau alle Prozesse der Postbearbeitung bestens dokumentieren kann. Durch die mobile App der Software werden eingehende Pakete, Briefe, Einschreiben usw. mobil erfasst. Durch die Barcodes, die bereits von den Paketdiensten auf den Sendungen angebracht wurden, kann die Sendungsverfolgung intern fortgesetzt werden. Neben der mobil einsetzbaren App gibt es auch eine webbasierte Oberfläche, die als Leitstand dient. Diese Oberfläche heißt bei uns COSYS WebDesk und wird genutzt, um alle Daten des Systems zu verwalten. Im WebDesk können also auch Pakete erfasst werden, aber darüber hinaus gibt es noch die Möglichkeit Stammdaten, Benutzer, Rollen und Rechte, sowie alle erfassten Sendungen zu verwalten.

Wie können Sie die Software effektiv nutzen?

Die COSYS Postverteilung Software ist für Ihre Postbearbeitung dann effektiv, wenn Sie den gesamten Prozess vom Eingang der Sendungen bis hin zur Zustellung erfassen und so jegliches Papier oder Excel Listen abschaffen. Durch viele praktische Funktionen wie Abgleich von Sendungsnummern, Auto Complete Felder, digitale Foto- und Unterschriftenerfassung wird die Postbearbeitung nicht nur beschleunigt, sondern auch Fehler werden minimiert oder sogar ausgeschlossen.

Konsequenzen der Optimierung der Eingangspostbearbeitung

Als Folge der Einführung der Postverteilung Software verspüren unsere Kunden eine Entlastung der Poststelle, schnellere Durchlaufzeiten der Sendungen und eine dadurch erhöhte Produktivität des Unternehmens. Vor allem bei dringenden Sendungen, die für Projekte benötigt werden, liefert die Software einen großen Mehrwert. Die Software versendet nämlich automatische E-Mail-Benachrichtigungen, die die Empfänger über eingehende Sendungen informiert. So können die Empfänger sich die dringend benötigten Materialien dann an der Poststelle abholen und müssen nicht länger warten.

Welche Grundvoraussetzungen benötigt man, um die Software einzusetzen?

Das Backend des Systems kann in der COSYS Cloud betrieben werden. Daher benötigen Sie lediglich einen Internetzugang und ein Gerät mit Android oder iOS, um mit der Postverteilung Software die Eingangspostbearbeitung zu optimieren. Alternativ ist es auch möglich, das System lokal beim Kunden zu installieren (On Premise), dann wird noch ein Server oder PC dafür benötigt. Bei der Wahl der Hardware haben Sie freie Hand. Smartphones, Tablets, aber auch klassische MDE Geräte kommen infrage. Wir liefern Ihnen das Komplettsystem aus Hardware, Software und den gewünschten Dienstleistungen. So haben Sie einen Ansprechpartner für das komplette System. Sprechen Sie uns also gerne an welche Hardware für Sie die passende ist. Auch bei Fragen zur Software stehen wir Ihnen gerne zur Seite. Sie erreichen uns über unseren Live Chat, per Telefon unter +49 5062 900 0 oder per E-Mail an anfrage@cosys.de.