Fünf Tipps für Jira-Profis

Multiprojektmanagement, Skill-Management und Ressourcenplanung im Projektmanagement sind genauso dein Tagesgeschäft wie Scrum oder Kanban auf Team-Ebene. Du bist bei agilen Projekten genauso sattelfest wie in klassischen Strukturen und nutzt Jira als Tool zur Projekt- und Vorgangsnachverfolgung. Klar, schließlich hast du dich ganz bewusst für dieses Tool entschieden …

Was also sollten wir dir noch über Jira erzählen wollen, dass du nicht schon wüsstest? Nun, wir gehen davon aus, dass dir unsere fünf Tipps tatsächlich nicht ganz neu sind. Aber vielleicht bist du dem einen oder anderen zwar schon mal begegnet, hast ihn aber schon wieder ganz vergessen – obwohl er doch ganz nützlich war. Oder, du bist – wie wir alle – im Tagesgeschäft und seinen starren Wegen so sehr gefangen, dass du vergessen hast, festgefahrene Routinen zu hinterfragen.

Jira-Tipps für Profis – eine Anregung

Unsere Auflistung wendet sich an erfahrene Jira-Anwender. Deshalb haben wir weniger konkrete einzelne Tipps oder Funktionen aufgelistet, sondern darauf geachtet, dass du damit ein kleines Toolset bekommst, auf das du immer wieder zurückgreifen kannst und von dem auch deine Profi-Abläufe profitieren können – die Shortcuts sind dafür ein Beispiel.

Und natürlich wollen wir mit dieser kleinen, unvollständigen Liste eine Einladung aussprechen: Sieh dich doch mal wieder in Ruhe in Jira und bei seinen Funktionen um! Sicher wirst du immer wieder etwas entdecken, was selbst dich als Projektprofi weiterbringen kann.

Jira-Tipp 1: Abkürzungen nehmen

Was es nicht alles gibt: Es existiert tatsächlich ein Tool, das aufzeichnet, wieviele Meter dein Mauszeiger pro Tag so zurücklegt. Als Fitness-Tracker kann man das wohl kaum bezeichnen, aber du könntest dir damit ausrechnen, wieviele "Mausmeter" du pro Tag sparen könntest – würdest du intensiven Gebrauch von Shortcuts (Tastaturkürzeln) machen …

Tatsächlich sind Shortcuts in Jira echte Arbeitsbeschleuniger, wenn du sie erst einmal intus hast: Ein Tastenhieb ist einfach schneller getan, als mit der Maus einen Menüpunkt anzusteuern. Du erreichst die verfügbaren Jira-Shortcuts entweder per Klick aufs Hilfe-Menü und Auswahl der Shortcuts oder – klar! – per Shortcut: Drücke einfach "?" (außerhalb eines Eingabefelds). Mehr zu Jira Shortcuts bei Atlassian.com

Jira-Tipp 2: Eine neue Sprache lernen

Wenn du Jira schon länger einsetzt, wirst du festgestellt haben: Die Suchfunktion und die Ergebnisfilter gehören zu den wirkungsvollsten Tools der Software. Und weil du Suchanfragen mit ihren individuellen Filtereinstellungen auch speichern kannst, lassen sich regelmäßige Suchen und Sortierungen weitestgehend automatisieren.

Schon die reine Textsuche in Verbindung mit den Jira Filtern kann sehr viel – für Poweruser richtig interessant wird’s aber erst mit JQL, der Jira Query Language. Wie der Name schon sagt, handelt es sich dabei um eine Suchsprache, die mit logischer Syntax auch aufwendige Suchen ermöglicht. Dabei ist JQL einfach zu erlernen; mehr in diesem Blogpost auf Atlassian.com (Psst: Hier gibt’s ein JQL Cheat Sheet zum Spicken!) 

Jira-Tipp 3: Die Massen begeistern

So ist das eben im agilen Projektmanagement – es gibt immer wieder Änderungen. Aber was, wenn dein Projekt sehr groß / weit fortgeschritten ist und die die Änderungen eine ganze Reihe an Vorgängen betreffen? Keine Sorge, du musst nicht jeden einzeln ändern – dafür gibt es in Jira die Mehrfachänderungen / Massenbearbeitung.

Nachdem du dir im Vorgangs-Navigator von der Suche jene Vorgänge hast auflisten lassen, die du ändern möchtest,  hast du die Möglichkeit, alle gefundenen Vorgänge gleichzeitig zu ändern. Dabei gibt es folgende Möglichkeiten der Mehrfachänderungen:

• Vorgänge bearbeiten
• Vorgänge verschieben
• Arbeitsablauf-Aktionen
• Vorgänge löschen
• Vorgänge beobachten
• Beobachten von Vorgängen beenden

Wie du Mehrfachänderungen nutzt, erfährst du zum Beispiel beim Jira Support.

Jira-Tipp 4: Alles in Fluss bringen

Natürlich arbeitest du bereits mit Workflows. Aber manchmal genügt es eben nicht, die "serienmäßigen" Workflows von Jira für Taskmanagement, Projektmanagement und Prozessmanagement zu verwenden – und Vorgänge an einem einfachen Workflow entlang von "Open" über "In Progress" zu "Complete" zu überführen. Schon der Einbau einer Review-Schleife macht komplexere Workflows nötig.

Auch hier unterstützt dich Jira – mit Custom Workflows. Sie ermöglichen es dir, Jira exakt an die Arbeitsweisen und Abläufe in deinem Unternehmen und in deinen Teams anzupassen. Wir haben bei idalko.com einen umfangreichen "Guide to Jira Workflow Best Practices" gefunden, der dir im Detail zeigt, wie Jira Custom Workflows eingerichtet werden und was es zu beachten gibt.

Hier möchten wir auch gleich eine Warnung aus dem Artikel weitergeben: Übertreib’s nicht mit der  Individualisierung. Wenn jedes Team mit eigenen Workflows operiert, kann es innerhalb des Unternehmens schnell zu Inkompatibilitäten in Sachen Projektmanagement kommen. Hier ist Abstimmung untereinander gefragt!

Jira-Tipp 5: Automatismen entwickeln

Eine Erfolgsgeschichte, die zeigt, welchen Stellenwert die Apps bei Jira von Atlassian genießen: Im Jahr 2019 wurde das Entwickler-Unternehmen der App "Automation for Jira" aufgekauft – zum Nutzen der Jira-Anwender: Mittlerweile ist die Plattform zur "No-Code-Automation" ein nativer Bestandteil von Jira.

Und sie eröffnet dir tolle Möglichkeiten: Per Drag & Drop lassen sich Trigger erstellen, die von dir festgelegte Automatisierungsregeln auslösen, sobald eine bestimmte Aktion erfolgt ist. Mit Automation ist es außerdem möglich, Drittanbieter-Software in deine Jira-Workflows einzubinden. Um dich in Sachen Automatisierung erst einmal einzugrooven, bringt Jira Automation einige Regelvorlagen mit.

Um mehr über Jira Automation zu erfathen, ist der Atlassian Guide zu Jira eine gute Anlaufstelle; zum Beispiel dieser Artikel: Automation: Basics

Bonus-Tipp: mal wieder shoppen gehen

Wahre Profis erkennt man am Tun, nicht am Getue … und an der Fähigkeit, Probleme auf direktem Weg zu lösen. Und dieser Weg führt bei Jira von Atlassian sehr oft über den Jira Marketplace. Die Herausforderungen im Projektmanagement und bei agilen Projekten sind überall ganz ähnlich – und die Wahrscheinlichkeit ist hoch, dass es bereits eine Jira-App gibt, die sich des Themas annimmt. Schau also ruhig immer wieder mal im Marketplace vorbei, was es dort neues gibt. Du könntest beim Stöbern auf die einfachste Lösung aktueller Herausforderungen und Probleme stoßen: Denn wenn du mit Can Do arbeitest, kannst du auf eine Vielzahl der kostenpflichtigen Apps aus dem Store verzichten. Unsere KI-gesteuerte Software hat nämlich viele Funktionen externer Anwendungen an Bord.