Transparenz im Kunden- und Auftragsmanagement sowie optimierte Prozesse bei der Volkswagen Bildungsinstitut GmbH

Aber der Reihe nach: Seit 1990 ist das Volkswagen Bildungsinstitut das sächsische Kompetenzzentrum für Aus- und Weiterbildung sowie Personalentwicklung und Organisationsberatung speziell für die Automobil- und Zulieferindustrie.

Die über 130 Mitarbeiter:innen bieten hochwertige Produkte und Dienstleistungen auf höchstem Niveau. Dabei verknüpfen sie kreatives, systemorientiertes Vorgehen mit klugem Pragmatismus und Know-how Impulsen in TOP-Qualität.

Komplexe Herausforderungen

Die individuellen Anforderungen und komplexen Aufgabenstellungen der Kunden bedeute(te)n für alle Mitarbeiter:innen des Instituts täglich neue Herausforderungen – sowohl auf fachlichem Gebiet, als auch beim Service.

Kundenadressen, Angebote und Bestellungen wurden bis 2016 bereichsspezifisch erfasst und bearbeitet. Das gesamte Management der Kursteilnehmer:innen und Auszubildenden war dezentral organisiert, das Teilnehmermanagement und-controlling entsprechend aufwendig.

Steigende Marktanforderungen sowie das damit verbundene Unternehmenswachstum erforderten eine Optimierung der Prozesslandschaft. Den rund 1.000 Auszubildenden und ca. 7.000 Teilnehmer:innen jährlich war das bisherige Datenmanagement nicht mehr gewachsen, das Handling zu kostenintensiv, zudem redundant und häufig intransparent.

Mit Hilfe einer Bildungssoftware sollten die bestehenden Prozesse verschlankt und optimiert werden. Im Rahmen einer unternehmensseitigen Recherche und dem anschließenden Auswahlprozess eines geeigneten Systems wurde schnell klar, dass eine Bildungssoftware für das Management von Aus- und Weiterbildungsaufgaben nicht ausreichte, um die umfangreichen Kundendaten mit ihren Angeboten, Verträgen, Rechnungen und Zertifikaten effizient zu managen.

Das Projektteam des Volkswagen Bildungsinstituts entschied sich nach einem fundierten Auswahlprozess, der auch eine Risikoanalyse einschloss, schließlich für das CRM-System „cobra CRM PRO“ (Customer Relationship Management= Kundenbeziehungsmanagement und Kundenpflege).

Zukunftsorientierte Lösung

Die innovativen CRM-Lösungen made in Germany überzeugten das Projektteam durch die abteilungsübergreifende Bereitstellung aller relevanten Daten und Informationen für die Kundenbetreuung bis zum Kampagnen- und Leadmanagement durch Marketing und Vertrieb.

Ein übersichtliches Rechtesystem ermöglicht den Zugriff der jeweiligen Bearbeiter:innen auf die einzelnen Kundenakten und die damit verbundene Optimierung der Geschäftsprozesse. Ein eigenes Hosting-Angebot bietet maximale Flexibilität. Umfangreiche Analysefunktionen, visuell dargestellt in Form von Dashboards mit zeitlicher Komponente und Drill-Downs, zeigt Potenziale und Schwachstellen auf. Das Konstanzer Softwarehauses cobra computer’s brainware GmbH (cobra) gilt seit über 30 Jahren als einer der führenden Anbieter von Lösungen für das Kunden- und Kontaktmanagement. Auch die Referenzen sprachen mit über 18.000 Kunden, zu denen auch einige große Zulieferer des VW-Konzerns gehören, für diese Softwarelösung.

Innovatives IT-Systemhaus

Mit der Umsetzung des Projekts beauftragte das Volkswagen Bildungsinstitut den mehrfach ausgezeichneten cobra-Partner premium technologies. Der Digitalisierungsspezialist aus Chemnitz löst seit über 20 Jahren IT-Herausforderungen mittelständischer Unternehmen. Die große Technikbegeisterung und Innovationsfreude des Teams um Peter Weißflog, Geschäftsführer der premium technologies, garantierte dem Bildungsdienstleister ein zukunftsorientiertes, über den Tellerrand schauen bei der Konzeption des neuen Systems. “Wir haben uns in die Aufgabe und die Prozesse beim Volkswagen Bildungsinstitut intensiv eingearbeitet und gemeinsam mit dem Kunden eine nachhaltige Lösung geschaffen, die kontinuierlich und flexibel an neue Themen angepasst wird.", beschreibt Peter Weißflog das Projekt.

Projektvorgehen

Nach der gemeinsamen Analyse, Definition und Modellierung der abteilungsübergreifenden und in Zukunft zu zentralisierenden Prozesse wie Adressverwaltung, Angebotserstellung. Controlling, Veranstaltungsplanung, Verwaltung und Druckaufträge folgten die Vorbereitungsarbeiten. Alle Daten und Listen mussten zusammengeführt und bereinigt werden. Die sehr große Menge mit allein über 12.000 Adressdaten, aber auch die Anforderungen an Datensicherheit, Rechtemanagement und Informationsfluss über mehrere Bearbeiter:innen aus unterschiedlichen Abteilungen, forderten eine sehr strukturierte Vorgehensweise und lückenlose Dokumentation. Dazu gab es exakte Vorstellungen und konkrete Vorgaben aus jeder Abteilung, die die Applizierung und Implementierung von cobra CRM PRO durch premium technologies begleiteten.

Diese unterschiedlichen Abteilungsanforderungen an Funktion und Aussehen der Informationen erforderten die Kreativität und das Entwickler-Know-how von premium technologies, um die Software technisch in den Funktionalitäten und Modulen zu erweitern.

Das Angebotswesen und die Drucksteuerung, das Management von Honorardozenten, ein Bestellsystem im 4-Augen-Prinzip und eine Kommissionslager-Verwaltung zählten zu den Erweiterungen ab 2017.

Das Volkswagen Bildungsinstitut schätzt die schnelle Erreichbarkeit mit Top-Service-Leveln und die Zuverlässigkeit des Teams von premium technologies hoch ein. „Wir haben in unseren Management-Prozessen einen Riesensprung gemacht und können jetzt dank zentralisierter Daten, die immer verfügbar sind, sehr schnell agieren. Es wird kein Papier mehr durchs Haus getragen und wir erfüllen proaktiv alle gesetzlichen Vorgaben und die Richtlinien des VW­Mutterkonzerns", beschreibt Christian Beer, Leiter Personal und Organisation, den Nutzen für alle Kollegen:innen des Instituts.