Dindorf: Agile Verwaltung ist kein Spaziergang

Die Forderung nach zukunftsorientiertem Arbeiten (New Work) im Amt ist leicht erhoben. Doch stehen die Führungskräfte vor einem Spaziergang oder einer Herausforderung?

Fünf Hinweise zur agilen Verwaltung

1. „Agile Verwaltung“ ist kein geschützter Begriff. „Jede Behörde muss daher für sich klar definieren, was sie unter einem agilen Verwaltungshandeln versteht“, fordert der Kaiserslauterer Unternehmensberater Dindorf. Welche Organisationsstrukturen/Verfahren/Methoden verstehen wir als Landesjugendamt darunter? Oder ist es nur ein neues Etikett für bisher schon angewandte Verfahren (=alter Wein in neuen Schläuchen)? Was ist machbar und möglich?

2. Die Frage nach der Sinnstiftung hat in der aktuellen VUCA-Welt (Volatility, Uncertainty, Complexity, Ambiguity) erheblich an Bedeutung gewonnen. Warum tun wir das? Warum führen wir die agile Verwaltung im Regierungspräsidium ein? Welchen Mehrwert bietet uns eine agilere Aufbau- und Ablauforganisation? „Die Frage nach dem Sinn und deren Beantwortung – so zeigt es die Praxis – führt zu mehr Mitarbeitermotivation und Überzeugungstätern in der Verwaltungsorganisation“, sagt Rolf Dindorf.

3. Jede Stadt- oder Kreisverwaltung muss für sich eindeutig klären, was sie mit einer agileren Verwaltungskultur erreichen möchte. Was sind die messbaren, terminierten und konkreten Ziele?
Mehr Innovation, mehr Veränderungsbereitschaft, mehr Kreativität, mehr Eigenverantwortung der Mitarbeitenden, mehr Mitarbeitermotivation im Amt, mehr Bürgernähe, raschere Verwaltungsprozesse,…

4. Agile Verwaltung setzt einen langen Atem voraus (Marathon statt Sprint). „Der scheinbare Spaziergang neben dem Tagesgeschäft eingeführter agiler Methoden trägt nur kurzfristige Atemzüge“, gibt Führungskräfteberater Dindorf zu bedenken. Kanban, Design Thinking, Daily Stand-Up Meetings, usw. lassen sich rasch implementieren. Doch werden die agilen Methoden dauerhaft in der Kommunalverwaltung gelebt? Der Aufbruch in eine neue Arbeitskultur ist nur dann effektiv, wenn es keine Eintagsfliege ist, sondern zur Regelanwendung wird. Wer sichert denn steten Sinneswandel zur agilen Bundesbehörde?

5. Damit Verwaltungsspitzen keine Nerven wie Drahtseile bei der Weiterentwicklung zur agilen Verwaltung brauchen führt kein Weg an einem strategischen Personalmanagement vorbei. Beginnend bei der richtigen Personalgewinnung (Einstellung der neuen Mitarbeitenden zu New Work) über die Förderung ‚agiler Führungskräfte‘ bis hin zu Fort- und Weiterbildungen der Beschäftigten. Mitarbeitende in der Gemeindeverwaltung können nur dann selbstorganisiert und intrinsisch motiviert Arbeiten, wenn ihnen auch das entsprechende Rüstzeug an die Hand gegeben wird. „Die Verwaltungsmodernisierung setzt klare strategische Szenarien beim Personalmanagement und den Finanzen voraus“, meint Rolf Dindorf. Eine dauerhafte Kultur des Fortschritts in der Verwaltung bedingt auch einen entsprechend gut ausgestatteten Haushaltstitel.